12 motivos para usar um sistema de administração de condomínios

12 motivos para usar um sistema de administração de condomínios

Muitos locais ao redor do Brasil investem em tecnologia, especificamente em um sistema de administração de condomínios. Há uma grande preocupação em profissionalizar a gestão ao máximo, para que os moradores sejam beneficiados com facilidades e segurança. O síndico e a administradora podem realizar um trabalho muito mais eficiente com o auxílio desse sistema.

Mesmo assim, há pessoas que se mostram avessas à essa tecnologia. Para acabar de vez com a dúvida, separamos 12 motivos para usar um sistema de administração de condomínios. Confira!

O que é um sistema de administração de condomínios?

Sistema de administração de condomínios é uma ferramenta tecnológica voltada para auxiliar o síndico ou a administradora na gestão interna. Seu principal objetivo é dar mais eficiência a todos os processos e tarefas desenvolvidas no dia a dia ou esporadicamente. Ele facilita a administração do condomínio ao dispensar outras ferramentas ultrapassadas, como utilização de documentos e livros físicos.

Com um sistema de administração de condomínios, o gestor consegue ter uma visão global do local: funcionários, prestadores de serviços, condôminos, moradores, instalações e equipamentos.

12 motivos para usar um sistema de administração de condomínios

Qual a importância de ter esse sistema?

Todos sabemos que a tecnologia veio para facilitar nossa rotina. Por isso, a importância de um sistema de administração de condomínios é evidente: otimizar e facilitar a gestão local. Mas nem sempre é assim. Há soluções tecnológicas que podem causar uma verdadeira confusão na rotina condominial, como é o caso dos grupos de Whatsapp. Apesar de ser uma boa ferramenta de interação e comunicação, ela pode ser um fardo quando utilizada sem critérios.

Não é o que acontece com o sistema de administração de condomínios. Nele, há um diálogo aberto e transparente sobre os assuntos condominiais, mas mediado pelo gestor. Quando o condomínio tem esse tipo de gestão transparente, a tendência é que tudo funcione melhor. A confiança nos gestores cresce, e eles conseguem fazer mais ação em benefício dos moradores.

Em suma, ter um sistema de administração de condomínios é importante para ter uma gestão mais eficiente e organizada.

Por que ter um sistema de administração de condomínios?

Todo gestor de condomínios encontra dificuldades diariamente para manter suas obrigações em dia, com o objetivo de beneficiar os moradores. Quando tiveram a ideia de criar uma ferramenta tecnológica para facilitar a gestão e contemplar inclusive os anseios dos moradores, nasceu o sistema de administração de condomínios. E existem muitos motivos para se ter uma ferramenta como essa.

Mobilidade

Basta um tablet ou smartphone para que o gestor tenha em mãos todo o dia a dia do condomínio, desde controle financeiro a reservas de espaços comuns. Ter no bolso todos os serviços necessários para manter o local sob controle facilita muito o trabalho do gestor. E é isso que um sistema de administração de condomínios proporciona: mobilidade.

Ele pode ser acessados por dispositivos móveis de qualquer lugar, a qualquer tempo, bastando a conexão com a internet. O síndico não precisa estar no condomínio para conseguir resolver uma pendência. Da mesma forma, os moradores pode fazer uma reserva do salão de festas ou uma reclamação por meio do aplicativo, sem sair de casa.

Resolver todas as demandas com um simples toque no celular parecia um sonho até pouco tempo. Mas já é uma realidade. Essa praticidade contribui para muitos outros benefícios, como comodidade, praticidade, economia de tempo, comunicação eficiente e transparência.

Economia de tempo

Ter um sistema de administração de condomínios faz com que os gestores e os moradores economizem tempo resolvendo pendências e demandas. Se por um lado o síndico pode realizar inúmeras tarefas online (convocar assembleias, prestar contas, marcar reuniões etc.), por outro os moradores podem entrar em contato com a administração sempre que necessário, sem precisar sair de casa.

As atividades realizadas dentro do condomínio também podem ser monitoradas, em parte, pelo sistema. Isso também economiza tempo de determinados funcionários.

Controle centralizado de informações

Todos os softwares de gestão, qualquer que seja sua abordagem, possuem uma característica interessante, que é a centralização de informações sobre o negócio. No caso do sistema de administração de condomínios, todos os dados condominiais são armazenados neste único local. Isso possibilita um controle simplificado e automatizado ao síndico.

As funcionalidades da ferramenta são específicas para as tarefas do dia a dia. Então as informações acerca de administração, finanças, fornecedores, prestadores de serviço, gastos ordinários e extraordinários, demonstrativos, relatórios e outras são unificadas neste sistema.

Com o controle centralizado de informações, o síndico ou a administradora conseguem ter uma visão global do condomínio. É a melhor forma de tomar decisões de forma fundamentada, que podem beneficiar ainda mais os moradores e condôminos. Além disso, economiza tempo. Já pensou ter dados espalhados em várias ferramentas ou documentos? Como decidir sobre uma questão se a visibilidade sobre as informações está prejudicada?

12 motivos para usar um sistema de administração de condomínios

Canal de comunicação apropriado

Se você já conviveu com o famoso “disse-me-disse” entre moradores, sabe que a comunicação em um condomínio pode causar muitos conflitos. E isso não ocorre apenas pessoalmente, como também nas mídias digitais, como aplicativos de mensagens. Para evitar esse tipo de situação, que pode comprometer a gestão, o síndico deve utilizar um sistema de administração de condomínios.

Nele, existe um ambiente controlado e especializado de comunicação com os usuários do condomínios. Todas as conversas, reclamações e sugestões ficam registradas na ferramenta. Esse histórico de conversas, inclusive, é fundamental para evitar questões controversas.

Um bom sistema permite, inclusive, determinar quem pode acessar determinado assunto. Essa abordagem profissional de comunicação é bem mais eficiente do que o Whatsapp, não acha?

Acesso individualizado para os condôminos

Dentro desse tema de comunicação eficiente, um bom sistema de administração de condomínios permite que cada condômino consiga acessar a ferramenta de forma personalizada. A “área do condômino” é acessada por meio de usuário e senha exclusivos para cada uma das unidades.

Cada morador pode realizar ações de seu interesse dentro do sistema, inclusive fazer reclamações e denúncias.

Controle financeiro

Você tem em mãos todas as movimentações financeiras realizadas no condomínio? O pagamento dos fornecedores, dos prestadores de serviços e dos funcionários? Como anda a arrecadação da taxa condominial e a porcentagem de inadimplentes? Se você está com dificuldade em responder a alguma dessas questões, certamente seu controle financeiro não está adequado. E esse é mais um motivo para usar um sistema de administração de condomínios.

Com essa ferramenta, é possível registrar qualquer operação financeira no condomínio. O síndico saberá exatamente os condôminos que pagaram a taxa condominial em dia ou não. Essa centralização das informações financeiras auxilia bastante o gestor na hora de prestar contas, publicar documentações e passar informações financeiras aos moradores.

Por meio do sistema, também é possível realizar previsões orçamentárias, o que auxilia no gerenciamento de gastos diários do condomínio. Se você tinha problemas com as planilhas de orçamento, não terá mais. A ferramenta registra e grava toda a documentação.

E qual a importância de ter um controle financeiro eficiente? Considerando que um condomínio só funciona bem quando consegue manter seus equipamentos e instalações em perfeito funcionamento, e que isso demanda gastos ordinários, esse controle é o que mantém tudo no lugar.

Com um sistema de administração de condomínios, é possível fazer uma boa gestão do fluxo de caixa, auxiliando em todas as demandas necessárias para manter o local eficiente.

Por fim, cabe destacar que realizar um controle financeiro com os meios tradicionais demandaria muito tempo do síndico. Já imaginou controlar todos os contratos e pagamentos ou verificar a adimplência dos condôminos manualmente? Além do tempo, a chance de erros aumenta significativamente e pode comprometer uma gestão transparente.

E como já pontuamos, por meio da ferramenta é possível ter um canal de comunicação apropriado com o condômino. Isso é fundamental nos casos de cobrança aos inadimplentes, que deve ser feita sem causar constrangimento.

Realização de assembleia virtual

Uma boa funcionalidade que justifica o uso de um sistema de administração de condomínios é a realização de assembleia virtual. Uma das grandes dificuldades do síndico é lidar com a baixa adesão e interesse dos condôminos em relação às reuniões periódicas. Mesmo diante de assuntos relevantes, o normal é que a presença seja muito baixa.

Para driblar essa dificuldade, principalmente considerando que certos temas só podem ser aprovados mediante a presença de boa parte dos condôminos, a assembleia virtual cumpre um ótimo papel. Como o morador pode dar sua opinião por meio do sistema de administração de condomínios, o síndico consegue obter uma participação elevada dos condôminos.

Reuniões e discussões feitas pelo ambiente online são mais práticas e organizadas, além de permitirem o voto por procuração. Elas são consideradas legais e legítimas, sendo que cada sistema as documenta de uma forma. Enquanto uns guardam todo o processo online, outros permitem a impressão do voto com a consequente entrega na portaria.

Outro ponto positivo das assembleias virtuais realizadas pelo sistema de administração de condomínios é o armazenamento do histórico da discussão e das atas. Quando existe um registro online, qualquer um que não tenha participado poderá se inteirar do assunto por meio dos documentos.

Incentivar o engajamento dos condôminos em participar de maneira efetiva das decisões importantes dá mais legitimidade à gestão. E esse é um ótimo motivo para utilizar um sistema de administração de condomínios.

Sigilo de informações e segurança

Uma preocupação justificada que muitos gestores de condomínio têm é manter a segurança dos dados e o sigilo de informações. Nos últimos anos, vimos nos noticiários muitos ataques cibernéticos que provocaram o vazamento de informações bancárias de pessoas físicas e jurídicas. No condomínio, também se lida com muitos dados importantes, que precisam estar seguro e longe de olhares indevidos.

Diante desse cenário, os gestores devem encontrar uma solução para manter o sigilo e a segurança das informações. Uma das formas é utilizar um sistema de administração de condomínios. Com a ferramenta, o síndico consegue armazenar dados e informações importantes de forma segura e online. Não correrá o risco de perder algum documento importante, porque algum funcionário o jogou no lixo por engano.

Esse sistema seguro, em suma, evita a perda e o vazamento de dados, porque seu armazenamento é baseado em nuvem. Esse modelo de armazenamento, inclusive, é considerado bastante seguro, pois conta com criptografia do provedor do serviço.

Os moradores podem ficar tranquilos que seus dados estarão devidamente protegidos dentro do sistema.

Outro ponto tocante à segurança que um sistema de administração de condomínios proporciona diz respeito à segurança física. A tecnologia contribui para monitorar todo o perímetro do condomínio e pode ser feito também pela internet.

12 motivos para usar um sistema de administração de condomínios

Transparência na gestão

Os moradores de um condomínio formam opinião a respeito da administração ao longo do tempo. É por meio de ações que julgam se a gestão é boa ou ruim. E um ponto que influencia bastante o sentimento deles é a transparência.

Com um sistema de administração de condomínios, e o controle centralizado de informações, o síndico pode disponibilizar todos os documentos aos condôminos para que possam acompanhar de perto o que é feito diariamente. Documentação do seguro, planilhas financeiras, atas de assembleia e demais dados referentes ao condomínio podem ficar disponíveis online na ferramenta para que os moradores os acessem de maneira rápida e fácil.

Essa interação direta com a gestão permite que os condôminos compreendam toda a destinação da arrecadação das taxas condominiais, bem como as projeções futuras. No mesmo sentido, podem ver a legalidade das deliberações que foram tomadas e se colocarem por dentro das discussões.

Em suma, o sistema de administração de condomínios é uma grande aliado para a transparência na gestão e, consequentemente, para o bom relacionamento do síndico com os moradores.

Gerenciamento eficiente dos espaços comuns

Se você ocupa um funcionário com atribuições de reservas de espaços comuns, saiba que pode estar utilizando mal seus serviços. Por meio de um sistema de administração de condomínios, os agendamentos e reservas desses espaços são feitos completamente online, já considerando a disponibilidade de cada um.

Salão de festas, quadras, churrasqueiras, e outros espaços não serão mais motivo de problemas. A agenda online impede que dois moradores marquem seus compromissos para o mesmo dia e horário. Isso evita mal entendidos, desocupa o porteiro ou zelador dessa função e deixa tudo visível aos demais moradores.

Reservar os espaços comuns do condomínio não precisa ser trabalhoso. Com o sistema de administração de condomínios, o síndico e a administradora podem ficar tranquilos quanto a isso.

Cadastramento rápido de todos os usuários

Com quantos fornecedores, funcionários e prestadores de serviços você lida mensalmente? Se forem muitos, será preciso muita concentração para organizar os pagamentos, emitir nota fiscal, gerenciar contratos. Para cada uma dessa tarefa, você precisa ter em mãos os dados relativos a eles. O mesmo ocorre com os moradores das unidades. Quem mora no 707? A inadimplência é do morador do 302 ou do 505?

Para ter, de forma fácil, todos os dados dos usuários de um condomínio, é muito importante ter auxílio da tecnologia. No sistema de administração de condomínios, você consegue cadastrar todos eles. Além dos dados pessoais, é possível inserir observações, datas contratuais, pagamentos e outras informações valiosas para a gestão.

Relatórios inteligentes e informações gerenciais

Nenhuma empresa consegue ser bem gerenciada se o gestor não tiver visibilidade sobre todas as áreas de sua administração. E no condomínio não é diferente. Controle financeiro, administrativo, de pessoal e outros fornecem dados valiosos na hora de tomar decisões. E para conseguir enxergar o que cada área demanda, é bom contar com um sistema de administração de condomínios capaz de emitir relatórios inteligentes e informações gerenciais.

Dessa forma, você não perderá nenhum detalhe importante do dia a dia do condomínio. E o melhor: não é preciso muita burocracia para ter esses documentos em mãos. O próprio sistema, a partir da alimentação de dados feita periodicamente, o fornece para você.

Contar com um sistema de administração de condomínios facilita todos os pontos da gestão. Com a facilidade de ter a ferramenta no smartphone, no notebook ou no tablet, a economia de tempo é evidente. A centralização de informações possibilita ao gestor ter visibilidade sobre a gestão. Todos os controles sobre o condomínio são organizados.

Em suma, possibilita uma administração muito mais profissional. Dúvida? Saiba como a melhor solução do mercado pode te ajudar!

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