A importância do prazo de armazenamento na gestão de documentos

A importância do prazo de armazenamento na gestão de documentos

O acúmulo de papeis em condomínios comerciais ou residenciais é grande e aumenta a cada mês. E cada papel ou documento possui um nível de importância diferente.

Existem diversos documentos que fazem parte da administração de um condomínio e que devem ser armazenados de forma segura e de acordo com o tempo exigido. O síndico ou a administradora de condomínios devem estar sempre atentos quanto a esta organização.

Para que essa gestão de documentos seja feita de forma consciente e correta, separamos uma lista com os principais documentos para a gestão de um condomínio e qual o seu tempo de armazenamento.

Veja abaixo:

APÓLICES

TIPO DE DOCUMENTO

PRAZO DE ARMAZENAMENTO

Seguro de incêndio 5 anos após a conclusão do prazo de vigência
Seguro de vida 5 anos após a conclusão do prazo de vigência

IMPOSTOS DIVERSOS

TIPO DE DOCUMENTOPRAZO DE ARMAZENAMENTO
DARF IRRF7 anos
DARF PIS10 anos
DIRF7 anos
RAISIndeterminado

GESTÃO DE FUNCIONÁRIOS

TIPO DE DOCUMENTOPRAZO DE ARMAZENAMENTO
Exames Médicos ­ Admissional, Demissional e Periódico.20 anos
GFIP ­ FGTS ­ RE / GR35 anos
Folha de Pagamento35 anos
Folha de Ponto6 anos
GR Contribuição Sindical / Assistencial7 anos
GPS35 anos
 Processos Trabalhistas Permanente
 Prontuários de Funcionários Permanente
 Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica 10 anos
 Recibo de Vale Transporte 10 anos
 GPS ­ Seguridade Social 10 anos
 Formulário CAGED 10 anos
 Laudo PPRA 20 anos

GESTÃO DE CONDOMÍNIO

TIPO DE DOCUMENTOPRAZO DE ARMAZENAMENTO
Cartão de CNPJPermanente
Livro de Inspeção do TrabalhoPermanente
Livros de atas ­ AssembleiaPermanente
Orçamentos e contratos de obrasAté o fim da garantia
Prestação de contas10 anos
Plantas do condomínioPermanente
Convenção e especificaçãoPermanente
Extratos bancários1 ano
Holerite e recibo de pagamentos10 anos

 

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