A utilização de meios digitais para a comunicação no condomínio

A utilização de redes sociais e sites para a comunicação no condomínio

A comunicação nos condomínios está cada vez mais firme no ambiente virtual. O ambiente virtual pode ter diversos benefícios, como a melhoria na convivência entre moradores, a agilidade na divulgação de informações importantes, e muito mais!

Está cada vez mais comum encontrarmos condomínios que utilizam de de meios digitais para organizar as rotinas e garantir o bem estar e a comunicação efetiva entre os moradores. Dentre as opções digitais de comunicação, encontramos as redes sociais e plataformas de gestão de condomínio.

Você conhece as melhores opções e sabe quais são os benefícios dessa prática? Continue a leitura.

Benefícios para o condomínio

A comunicação através de plataformas digitais traz diversos benefícios para o condomínio, funcionários, síndico e seus moradores, uma vez que facilita o processo de divulgação de informações e documentos relevantes para todos que ali convivem.

Dentre os diversos benefícios da comunicação digital nos condomínios, encontramos:

  • Organização e centralização de informações em um único canal minimizando o tempo ao atendimento aos condôminos;
  • Envio de documentos e circulares de forma eficiente e econômica, evitando também o acúmulo de papéis por parte dos condôminos. O meio ambiente agradece;
  • Interação virtual entre condôminos e síndico. É uma forma transparente de abordar situações do dia a dia dos moradores além do síndico receber um feedback em tempo real sobre os serviços prestados ao condomínio;
  • A criação de enquetes e votações já é bem comum no ambiente virtual e é uma forma de antecipar os assuntos que serão tratados e votados na próxima assembleia de condomínio (indispensável);
  • É possível oferecer diversos serviços aos condôminos no ambiente virtual como a geração de boletos para pagamentos e outros serviços. Esta é uma excelente iniciativa para a economia de papel no condomínio.

Cuidados com a comunicação digital em condomínios

A comunicação através de plataformas digitais traz, realmente, diversos benefícios para o condomínio, mas é preciso ficar atento a alguns detalhes no ambiente virtual, para garantir que a gestão seja feita da melhor forma possível, com seriedade e cumprimento das regras impostas para o bom funcionamento do sistema.

Dentre os cuidados necessários para uma boa comunicação online, temos:

  • Criação de regras: proibir a utilização de linguagens ofensivas, a utilização de letras maiúsculas em frases completas, utilização do local adequando para sugestões, reclamações e elaboração de perguntas à administração condominial. Estas informações devem ser bem claras e de fácil acesso aos usuários;
  • É preciso de um moderador na página, para que não ocorra o descumprimento das regras estabelecidas;
  • É aconselhável informar aos usuários de que acusações ou insinuações quanto ao caráter de moradores e até mesmo do síndico está sujeito a ações judiciais como em qualquer outro local.

Plataformas de comunicação online: quais são as mais comuns?

Dentre as possibilidades, existem algumas plataformas online que estão sendo comumente utilizadas na gestão condominial. Cada uma com suas funcionalidades e benefícios, síndicos têm optado pelas que trazem mais possibilidades nos cuidados do condomínio no dia a dia.

1. Facebook

O facebook foi uma das redes sociais utilizadas para a conversa direta entre moradores, funcionários e síndicos de um condomínio. Dentro da plataforma é necessário criar um grupo secreto onde apenas pessoas selecionadas irão participar e, lá dentro, fazer comunicados e compartilhar documentos e informações importantes.

A rede social exige que o usuário possua uma conta ativa para que seu acesso seja possibilitado, e pode ser acessada tanto pelo celular quanto pelo computador.

2. WhatsApp

O WhatsApp, uma das formas mais comuns de troca de mensagens, também pode ser uma ferramenta utilizada na comunicação digital do condomínio. Dentro da plataforma existe a possibilidade de criar grupos, permitindo a comunicação rápida e fácil entre os participantes.

O aplicativo, apesar de possuir uma versão web, precisa estar instalado em um celular para funcionar, pois está ligado a um número de telefone.

3. Plataformas de gestão de condomínios

As plataformas de gestão de condomínio ajudam a transformar a rotina de trabalho dos síndicos em algo mais tranquilo, prático e central.

Essas ferramentas podem te ajudar a manter os documentos importantes dentro de uma mesma plataforma, a agenda de manutenções do condomínio, a agenda de reserva de espaços comuns, controle financeiro, controle de pendências, informações sobre funcionários e profissionais terceirizados que comumente prestam serviços ao condomínio, e muito mais.

Os usuários podem ter acesso a plataforma e terem suas atribuições pré-definidas, o que os dará acesso apenas a aquelas páginas e funcionalidades que lhe competem.

Conheça a Condobox

A Condobox é uma ferramenta online, acessível através de diversas plataformas, capaz de melhorar a performance dos síndicos no dia a dia.

Dentro da plataforma é possível:

  • fazer a gestão financeira do condomínio, com registro de entradas e saídas;
  • fazer a gestão de moradores que possuem pendências financeiras;
  • fazer a gestão de manutenções periódicas, programando-as e entrando em contato com os funcionários terceirizados através de registros dentro da própria plataforma;
  • organizar e armazenar conteúdos;
  • convocar reuniões e assembléias;
  • criar um quadro de avisos;
  • reserva das áreas comuns do condomínio;
  • gestão de tarefas;
  • gestão de colaboradores;
  • portaria;
  • segurança;
  • fazer votações; e muito mais.

Ter uma plataforma de gestão ajuda a organizar e deixar a rotina do síndico e administrador de condomínio ainda mais fácil, além de melhorar a comunicação entre os moradores, colaboradores e a gerência.

A CondoBox também permite que cada síndico contrate módulos da ferramenta. Isso significa que é possível montar um pacote de acordo com as suas necessidades, tornando-a mais efetiva e usual para você.

Se a sua dificuldade é a gestão financeira, existem opções no módulo financeiro que irão suprir suas necessidades. O mesmo acontece com a parte de portaria, gestão de colaboradores e comunicação interna.

É ideal que a comunicação virtual entre condomínio e moradores esteja protegida, resguardando a privacidade e a segurança de todos. É importante também que o acesso seja cadastrado através de logins e senhas individuais, no caso de sites. E para os grupos em redes sociais, o ideal é que se estabeleça a averiguação da solicitação de entrada de usuários em grupos e que esta solicitação seja aprovada através do moderador do grupo.

As ferramentas mais utilizadas para a comunicação virtual entre condomínios e moradores são: sites, Facebook, blogs e listas de emails.

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