Administradora de condomínios: como ter uma rotina mais organizada

Administradora de condomínios: como ter uma rotina mais organizada

A rotina de um condomínio é agitada. Inúmeros contratos com fornecedores e prestadores de serviços, atendimento aos condôminos, manutenção dos equipamentos. Às vezes, tudo isso ao mesmo tempo. A administradora de condomínios deve conseguir lidar com todas essas demandas corriqueiras, o que só é possível com muita organização.

Seja no papel de auxiliar de síndico ou exercendo as atribuições dele, essa empresa precisa ser capaz de manter o condomínio em pleno funcionamento. Pensando nesse dia a dia intenso, destacamos as melhores práticas para manter a rotina o mais organizada possível. Confira!

O auxílio da administradora de condomínios

Um edifício que conta com o auxílio de uma administradora de condomínios costuma ter uma gestão mais profissional. Essa empresa pode ser uma auxiliar do síndico, mas também pode ser responsável por exercer tal função.

Quando ela é uma auxiliar, executa as tarefas estabelecidas em contrato, ao passo que o síndico seria uma espécie de gerente, dando ordens para a execução dos serviços. É comum que, nesses casos, ela se destine a resolver problemas legais, contábeis e burocráticos.

Porém, a administradora de condomínios poderia exercer a função de síndico e ir além. Neste caso, ela realizará todas as atribuições previstas no artigo 1.328 do Código Civil. Assim, seria responsável por realizar, dentre outras tarefas:

  • Convocação de assembleias;
  • Manutenção do local;
  • Representação legal dos interesses do condomínio em todas as esferas;
  • Contratação de seguro condomínio;
  • Gestão tributária e financeira (cobranças, contas a pagar e a receber, prestação de contas);
  • Atendimento aos condôminos e usuários;
  • Elaboração de previsões orçamentárias e orçamentos de serviços, de arquivos e documentos pertinentes ao condomínio (atas, editais de convocação, circulares, registros em cartório etc.);
  • Gestão de arquivos e documentos (inclusive contratos)
  • Gestão de pessoas.

Para exercer tantas funções, a administradora de condomínios deve ter um rotina bastante organizada.

Administradora de condomínios: como ter uma rotina mais organizada

Melhores práticas para manter a rotina do condomínio organizada

Obedecer à convenção de condomínio, conhecer as demandas dos moradores, ter um bom planejamento de gestão e muitas outras práticas podem ajudar a administradora de condomínios a ter uma rotina bem organizada. Dessa forma, conseguirá executar todas as suas atribuições.

Veja a seguir boas práticas que as administradoras e os síndicos podem adotar para otimizar a gestão.

Estude as leis aplicáveis

Código Civil, convenção condominial e regimento interno. Essas são as três normas aplicáveis à realidade de um condomínio que devem ser muito bem conhecidas pela administradora para ter uma rotina organizada. Mas como saber sobre leis pode ajudar na organização do dia a dia?

Em primeiro lugar, isso evita o gestor a tomar atitudes equivocadas. Manter-se atualizado sobre o que é aplicável ou não ao condomínio é uma forma de se resguardar. Saber das regras aplicáveis é também uma forma de evitar problemas com multas ou fiscalizações. Você sabia, por exemplo, que o seguro condomínio é obrigatório, e a ausência de contratação pode causar a responsabilização civil e penal em caso de acidentes?

Outra situação que ilustra bem a necessidade de a administradora de condomínios conhecer as normas aplicáveis são as obras. Sabe-se que existe um horário de obras ideal para cada tipo de condomínio. Em geral, nos condomínios residenciais, as obras ocorrem entre 8h e 18h, ao passo que em condomínios comerciais é o contrário (menor fluxo de pessoas). Como o gestor pode fiscalizar isso se ele não sabe essa regra, que consta na convenção de condomínio?

E o que dizer do condômino com comportamento antissocial? O Código Civil estabelece um limite para a multa ao morador com esse comportamento, diferenciando quando essa conduta é reiterada. O gestor só saberá qual a penalidade correta a ser aplicada ao caso se compreender o que as normas dizem.

Por fim, dentro dessa lógica de estudar as leis aplicáveis, a administradora de condomínios também deve perceber que as regras são atuais, claras e abrangentes. Em outras palavras, o regimento interno deve ser bastante detalhado, de modo a englobar o máximo de situações possíveis. Assim, é mais fácil de resolver conflitos, o que torna a rotina bem mais organizada.

Se as leis internas não estão atualizadas e específicas, é o caso de propor aos condôminos que as altere em assembleia de condomínio.

Conheça bem o condomínio

Estar ciente das leis aplicáveis ao condomínio não é suficiente para o gestor ter maior controle da rotina. Isso só acontecerá se ele conhecer muito bem as demandas do local. Uma das formas de começar a entendê-lo melhor é inspecionar as áreas comuns periodicamente. Um breve passeio pelo salão de festas, pela academia, pelo jardim e pela piscina pode fazer com que o administrador perceba uma série de ações que deve tomar para manter o condomínio em pleno funcionamento ou mais valorizado.

Outro ponto que deve ser prioridade na hora de conhecer bem o condomínio é conversar com os moradores para entender quais são suas expectativas e suas demandas em relação ao local.

A partir do momento que a administradora de condomínios conhece bem o local onde atua, conseguirá organizar a rotina e realizar uma gestão mais eficiente.

Faça um planejamento de gestão

Com conhecimento sobre as leis e sobre o próprio condomínio, a administradora deve planejar sua gestão para definir objetivos e metas a curto, médio e longo prazo. O que é preciso fazer para atingir o objetivo desejado pelos condôminos? Quais ações são urgentes? Quais são importantes, mas podem ser realizadas em momentos posterior? É necessário elencar as prioridades e as atividades fundamentais para o bom funcionamento do condomínio.

Para facilitar o planejamento, o gestor pode adotar um software jurídico, ao invés de registrar tudo em planilhas ou agendas. Mas a ideia é uma só: listar todas as tarefas que devem ser realizadas diariamente, bem como aquelas que tem periodicidade maior. Em seguida, é só acompanhar o desenvolvimento das funções e efetuar ajustes quando for necessário.

Lembre-se que, para manter uma rotina organizada, você deve lidar com fornecedores, prestadores de serviços e moradores. Portanto, para que não haja dificuldades ao implementar seu planejamento, tenha um cadastro atualizado com todos os dados dessas pessoas.

Dentro do ponto de planejamento da gestão, a administradora de condomínios deve organizar sua própria atuação. Por isso, para que não se perca em meio a tantas atribuições, lembre-se de ter um checklist em mãos com as principais pautas. Veja alguns pontos que não podem faltar:

  • Gastos com pessoal (salário dos funcionários, INSS, FGTS etc.);
  • Contas de água, gás e luz;
  • Impostos, taxas e seguros;
  • Fornecedores;
  • Inspeção periódica das áreas comuns e dos equipamentos;
  • Emissão de boletos bancários das taxas condominiais;
  • Elaboração de circulares para informar os usuários;
  • Convocação de assembleia de condomínio e registro em ata de todas as decisões e acontecimentos pertinentes;
  • Representação administrativa e judicial do condomínio;
  • Emissão boletos bancários das taxas de condomínio;
  • Seleção e treinamento de funcionários.

Estabeleça horários de atendimento

A administradora de condomínios não permanece 24 horas à disposição dos moradores e do síndico. Portanto, para ter uma rotina mais organizada, é fundamental que sejam estabelecidos dias e horários definidos para atendimento.

Muitas ocorrências podem acontecer fora desse horário, certamente. Algumas delas, mais simples, podem ser solucionadas pelo zelador, se houver alguém com essa função. Em casos mais graves, os moradores devem acionar o síndico ou alguém da administradora. São imprevistos e emergências que demandam atenção.

Porém, considerando o volume de tarefas necessárias no dia a dia do condomínio, as questões mais corriqueiras são simples. Muitas serão resolvidas no horário de atendimento, enquanto outras serão solucionadas pelo zelador.

É muito importante estabelecer esse horário de atendimento, uma vez que os funcionários da administradora e o síndico também não podem abrir mão de sua qualidade de vida. Fixar horários é colocar limites e ter disciplina, algo fundamental na organização de um condomínio.

Além de respeitar os gestores do condomínio, estabelecer horários tem outra vantagem, que é resolver os problemas diretamente com as pessoas envolvidas, reduzindo, assim, o tempo gasto com a busca por soluções.

Isso não minimiza a importância de o condomínio ter um livro de ocorrências ou um software de gestão que permita as críticas, reclamações e solicitações. Pelo contrário, essas ferramentas são ótimas para organizar e centralizar todas as demandas sobre os atendimentos a serem realizados.

Portanto, estabeleça horários de atendimento. Assim, conseguirá destinar outros períodos do dia para funções que também demandam sua atenção. É uma boa forma de organizar o fluxo de tarefas.

Administradora de condomínios: como ter uma rotina mais organizada

Tenha uma comunicação eficiente

A comunicação eficiente, em qualquer âmbito da vida, é uma das maiores aliadas na hora de evitar conflitos. E no condomínio não é diferente. Condôminos que possuem algum conflito entre si que diz respeito à vizinhança deverão procurar a administradora de condomínios para mediá-lo. Manter a harmonia e resolver litígios está dentro de sua atribuição, e, para isso, será preciso ter uma comunicação bastante eficaz.

Nos casos de conflito, é muito importante se manter imparcial e entender a demanda de ambas as partes. Somente assim é possível sugerir uma solução para o problema que agrade a todos. É o famoso “ganha-ganha”. Assim, evita-se que o problema se prolongue ou mesmo tome uma proporção ainda maior. Isso também vale para discussões e conflitos que ocorrem nas assembleias condominiais.

Outro ponto que diz respeito à comunicação eficiente é a prestação de contas. Há diversas situações. Em uma delas, o gestor apenas apresenta as contas em assembleia, com os respectivos orçamentos, recibos e outros documentos. Em outra, ele faz questão de colocar, no software de gestão, acessível a todos os usuários do condomínio, um detalhamento de cada mês e o balancete geral. Qual comunicação é mais eficiente e passa mais confiança?

Sempre que a administradora de condomínios for tomar uma atitude, deve pensar na forma de se comunicar. Os responsáveis devem sempre ter em mente que, se os condôminos estão satisfeitos com o trabalho, é mais fácil otimizar a rotina e garantir sua organização.

E é possível estabelecer regras para prezar por essa comunicação, como instruir os moradores a realizarem suas reclamações pela plataforma do condomínio, fixar normas aplicáveis à assembleia, dentre outros.

Com um bom diálogo, certamente a rotina ficará mais organizada.

Avalie as possibilidades de terceirização

Imagine que o condomínio precise contratar mais um faxineiro. Na hora de fazer a seleção, a administradora deverá realizar uma busca por referências de profissionais, seus antecedentes, experiência e outros pontos. Em seguida, após a contratação, deverá treiná-lo para que ele entenda as demandas do local. Por fim, deverá pagar todos os direitos trabalhistas e previdenciários a que tem direito. Bastante coisa, não?

Acompanhar seus funcionários de perto é uma das dificuldades da rotina de um gestor. Há inúmeras funções, como limpeza, portaria, segurança, jardinagem e outras. E existe um modo de simplificar essa função, que é a terceirização de serviços.

O mero fato de não haver vínculo empregatício torna tudo mais simples e, em alguns casos, mais econômico. Quando ocorre a terceirização, os trabalhadores são treinados e contratados pela empresa que os fornece ao condomínio. Obviamente, isso não diminui a responsabilidade de o síndico e a administradora ficarem de olhos na prestação do serviço.

Mas fato é que a empresa terceirizada é quem dirige a prestação, sendo a responsável direta não só pelo pagamento, mas pela inspeção, treinamento e motivação de seus funcionários. Caso você julgue que a terceirização vale a pena, saiba como contratar empresas confiáveis que realmente o ajudarão a organizar a rotina no condomínio.

Saiba delegar

A administradora de condomínios e o síndico são os principais responsáveis pela gestão. Porém, isso não quer dizer que algumas tarefas não possam ser delegadas, de forma a otimizar a rotina do local.

Em alguns condomínios, existem diversos conselhos com funções específicas, cujos membros são escolhidos em assembleia condominial. Desde que a delegação inclua tais poderes, os membros terão autoridade para decidir determinados temas. Conselho Fiscal, Conselho de Segurança, Conselho Financeiro e Conselho de Patrimônio e Manutenção existem em alguns condomínios e exercem um ótimo trabalho junto à administradora e ao síndico.

A delegação não transfere a atribuição legal, nem faz com que o gestor se exima da responsabilidade pelo condomínio. Porém, desafoga o trabalho ao atribuir a cada Conselho uma tarefa primordial na organização.

Tenha um plano de manutenção predial

Seu condomínio possui um plano de manutenção predial? Esse plano, que tem como foco a prevenção, serve para preservar ou recuperar as condições ambientais adequadas ao uso previsto para a edificação. A grosso modo, serve para que o condomínio atenda a seus usuário de forma satisfatória.

Os locais que possuem esse plano conseguem aumentar a vida útil da edificação e reduzir custos de conservação do condomínio. Isso porque os reparos preventivos possuem custo menor do que os consertos realizados após o dano.

Essa manutenção predial preventiva é tão importante que foi fixada na norma NBR 5674/1999 (orienta a organização de um sistema de manutenção em edificações). Ela é fundamental para atender às necessidades dos usuários e mantê-los em segurança. Mas o que está dentro desse plano?

Basicamente, as inspeções capazes de observar os parâmetros técnicos de cada equipamento do condomínio, de modo a assegurar que eles tenham um resultado satisfatório. Enquanto o zelador verifica rotineiramente extintores, fissuras, trincas, caixa-d’água, antena coletiva, interfones, laje etc., a equipe técnica especializada analisa outras instalações mais complexas, como as elétricas e hidráulicas.

Mas como o plano de manutenção predial preventiva auxilia a organizar a rotina do condomínio? De forma bastante simples, ele inclui um cronograma de ações feito pela administradora de condomínios, que é baseado no Manual de Operação, Uso e Manutenção das Edificações (NBR 14037/1998) entregue pela construtora. Ou seja, a tarefas já estão predeterminadas.

Entretanto, há muitos condomínios que não têm esse plano. Neste caso, o que importa é ficar de olho nos detalhes das áreas comuns do condomínio. Quando for necessário, basta contratar os serviços para mantê-las em ótimo estado.

Tenha um processo de agendamento e reserva de áreas comuns

Uma das tarefas que causa desorganização na rotina do condomínio é o agendamento e a reserva de áreas comuns. Basta uma distração dos porteiros ou do funcionário responsável para que se instale uma grande confusão de “overbooking”. Imagina se o salão de festa é reservado para dois condôminos no mesmo dia?

Para evitar essas situações, a administradora de condomínio pode optar por um processo automatizado de agendamento e reserva. Um software de gestão de condomínio faz isso perfeitamente, organizando toda a agenda das áreas comuns. Os moradores só precisam acessar a plataforma, verificar as datas e os horários disponíveis, e escolher online aquele dia que mais lhes agrada.

Se uma reserva for cancelada, e tiver outro morador interessado na data, ele será notificado. O sistema facilita a vida do condômino, que realiza o agendamento de casa, e a vida do síndico ou do responsável pelas reservas.

Utilize um software de gestão de condomínios

Se você deseja ter organização, precisa de um software de gestão de condomínios. Conhecer o condomínio e as leis, ter um bom planejamento e horários de atendimento fixados, prezar pela boa comunicação e outras práticas são um bom início. Mas como organizar todas elas?

Com um sistema informatizado, é possível usufruir de muitos benefícios no tocante à gestão. A administradora de condomínios conseguirá manter unificados e organizados os dados e as informações sobre tudo que precisa para gerir o local, bem como organizar as finanças, facilitar as reservas e os agendamentos das áreas comuns, e muitos mais.

Para otimizar tempo e recursos, os gestores podem realizar muitas tarefas burocráticas online, como convocar assembleia condominial. Assim, terão mais tempo para realizar tarefas que demandam mais atenção, como vistoria de instalações e acompanhamento de obras.

Se deseja controlar melhor seus processos, o software registra documentos e dados sobre a administração e os equipamentos do condomínio. É possível ter um histórico e as atas das assembleias condominiais, bem como de qualquer processo. Basta armazená-lo no sistema. Com a centralização dos dados, a administradora de condomínios passa a impressão de uma gestão transparente e eficaz. Deixar tudo às claras, inclusive, se torna mais fácil, já que os moradores podem consultar facilmente os documentos pelo sistema.

Outro ponto positivo de organização com o uso do software é a comunicação, como apontamos anteriormente. Ele pode ser um canal interno muito eficaz, que recebe críticas, reclamações e sugestões, bem como permite o envio de comunicados pelos gestores.

E como todo condomínio precisa realizar um controle financeiro para ter uma rotina organizada e saudável, o software também auxilia na gestão bem sucedida das finanças. Disponibilização da prestação de contas e de documentos financeiros, realização de previsões orçamentárias, fluxo de caixa (receitas e despesas) e gerenciamento de gastos são apenas algumas de suas funções.

A administradora de condomínios que preza por uma rotina organizada deve adotar práticas eficientes de gestão. Elas incluem o conhecimento de leis e do próprio condomínio, bem como um planejamento e uma comunicação eficiente. Com o auxílio de um software para condomínio, todas essas práticas podem ser mapeadas e implementadas de forma mais eficaz.

Quer conhecer outros benefícios que um sistema de gestão para condomínios pode trazer para seu dia a dia? Leia no blog!

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