É possível a administradora de condomínio substituir o síndico

Administradora de condomínios pode substituir o síndico em um condomínio?

As atribuições de uma administradora de condomínio são as mesmas do síndico? Essa empresa prestadora de serviços pode substituí-lo? As respostas dessas perguntas não são tão simples assim, porque dependem do que está previsto em contrato. Saiba um pouco mais sobre essas indagações e os efeitos que elas causam no condomínio!

O que é uma administradora de condomínio?

A administradora de condomínio é uma empresa que tem a função de auxiliar e otimizar o trabalho de gestão feito pelo síndico dentro dos condomínios. Ela é uma prestadora de serviços comum em condomínios mais complexos, com muitas unidades. A administradora exerce as funções delimitadas em seu contrato e, quanto mais funções, maior será seu preço.

Como o trabalho do síndico exige muita dedicação e conhecimento em áreas diversas, como financeira, administrativa, jurídica etc., o auxílio da administradora de condomínios pode, muitas vezes, ser essencial. É preciso compreender que o síndico nem sempre possui um conhecimento profundo em todas as áreas necessárias.

Quando sozinho, o síndico não consegue exercer todas as suas atribuições ao mesmo tempo. Essa sobrecarga pode trazer sérios transtornos ao condomínio, e a gestão pode ficar comprometida, mesmo se ele utilizar a tecnologia para auxiliá-lo.

A ideia de contratar uma administradora é de trazer para o condomínio o equilíbrio do trabalho em equipe em diversos momentos da gestão. Dentre as vantagens observadas com a presença dessa prestadora de serviços, podemos apontar como principal uma administração global mais eficaz do condomínio.

Funções da administradora de condomínio

As funções da administradora de condomínio depende do que está previsto em seu contrato. Ela pode atuar de duas formas: cuidar de todos os aspectos administrativos ou resolver somente problemas burocráticos, legais e contábeis (o que é chamado de cogestão ou gestão compartilhada).

No caso de cogestão, a administradora fica com as tarefas rotineiras, como:

  • Cuidar da folha de pagamento dos funcionários do condomínio e das guias referentes aos encargos sociais;
  • Emitir boletos para a cobrança da taxa condominial;
  • Fazer a gestão de documentos e encaminhá-los mensalmente após o fechamento do demonstrativo financeiro do mês;
  • Administrar os contratos de toda natureza firmados pelo condomínio;
  • Realizar controles contábeis e tributários;
  • Efetuar o pagamento das despesas do condomínio;
  • Cumprir exigências legais.

Entretanto, é preciso sempre se atentar ao que está escrito no contrato.

Quais as atribuições do síndico?

O condomínio que possui síndico e administradora vive o “melhor de dois mundos”. O síndico pode delegar algumas atribuições para a empresa, como explicado anteriormente.

No caso de cogestão, o síndico participaria com uma função estratégica e interna. Ele e os conselheiros seriam responsáveis por comprar materiais, organizar assembleias, fazer orçamentos, contratar prestadores de serviços. Certamente, o síndico, figura obrigatória conforme as leis brasileiras, permanece como representante legal do condomínio em juízo e fora dele.

Em qualquer situação, o síndico tem responsabilidade por todos os danos que causar ao condomínio durante a sua gestão. No Código Civil Brasileiro, há uma série de atribuições do síndico, como:

  • Convocar a assembleia de condôminos;
  • Representar, ativa e passivamente, o condomínio em juízo ou fora dele, defendendo seus interesses;
  • Cumprir e fazer cumprir as leis condominiais e as determinações da assembleia;
  • Elaborar o orçamento anual de receitas e despesas;
  • Cobrar a taxa condominial, impor e cobrar as multas devidas;
  • Prestar contas anualmente à assembleia ou quando forem exigidas;
  • Realizar o seguro condominial.

Repare que algumas dessas atribuições são delegadas à administradora de condomínio nos casos de cogestão. Mais uma vez, é necessário destacar que tudo depende do que está previsto nas cláusulas contratuais.

Administradora pode substituir o síndico?

A função de síndico é obrigatória, seja em condomínios residenciais ou comerciais. Contratando ou não uma administradora para realizar algumas de suas funções, a figura não é extinta. É o que se prevê no art. 1.347 do Código Civil: “A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.”

Em outras palavras, por lei, todo condomínio deve ter um síndico, que será o responsável legal pelo condomínio. E se ninguém se habilitar para a função? O que acontece? A lei não diz que o síndico deve ser necessariamente uma pessoa física ou um morador. Isso abre a possibilidade de o condomínio contratar uma administradora ou um síndico profissional.

Portanto, a administradora pode exercer a função de síndico. Para tanto, os condôminos devem aceitar tal decisão por maioria simples em assembleia. E vale, também, recorrer à Convenção de Condomínio para ver se essa lei interna não veda a prática.

Em caso de anuência dos condôminos, a empresa exercerá por completo todas as atribuições de um síndico, exatamente como disposto pelo Código Civil. Isso significa que ela também será responsável por representar o condomínio em juízo e fora dele, defendendo os interesses dessa coletividade.

Em suma, a administradora de condomínio pode ser síndica e terá controle de toda a gestão. O papel do conselho, neste caso, é acompanhar de perto o trabalho, exigindo o máximo de transparência possível. Além disso, é extremamente importante saber escolher uma prestadora de serviços dessa natureza.

Como escolher uma administradora?

A escolha de uma administradora de condomínio, especialmente se ela for exercer a função de síndica, deve ser feita com muito cuidado. O primeiro passo é discutir o assunto em assembleia para saber se é um desejo dos condôminos. Vale lembrar que há a possibilidade de optar por um síndico profissional também, que pode ser um profissional autônomo.

Antes de procurar por uma administradora, é preciso definir quais as funções ela exercerá. Ela será síndica, sendo responsável pela gestão completa, o que inclui assessoramento fiscal, contábil e legal, emissão e gestão de documentos, gestão de pessoal e outras funções? Ela dividirá sua gestão com o síndico, no sistema de cogestão, sendo responsável somente pela parte burocrática?

Tendo isso definido, é preciso procurar por empresas que oferecem o serviço necessário e avaliar o melhor custo-benefício. O ideal é que sejam consultadas, pelo menos, três empresas que cobram valores semelhantes. A preferência deve ser por aquela que cobra um valor fixo mensal, para que o controle financeiro do condomínio seja mais exato.

É fundamental que, dentre as preferidas, se faça uma pesquisa acerca de sua idoneidade. Há ações civis, trabalhistas ou criminais contra a administradora e seus sócios? Quais os motivos dessas ações? Vale pedir esclarecimentos para as empresas, assim como consultar certidões negativas de débito.

Em seguida, é interessante separar um tempo para visitar as administradoras que mais agradaram, vendo in loco como é o trabalho realizado em prédios que estão sob sua responsabilidade.

Por fim, após escolher uma administradora de condomínio, é preciso redigir um contrato adequado para regular a prestação de serviços. Nele, deve conter minuciosamente as funções que serão exercidas por ela. Evite redigir cláusulas amplas, como “a empresa exercerá a função de síndico”. Discrimine cada atribuição ao máximo para evitar conflitos desnecessários no futuro.

Não se esqueça também de estabelecer garantias para o cumprimento do contrato, assim como penalidades e hipóteses de rescisão. Se necessário, conte com o auxílio de um advogado para a redação do contrato. Enfim, é preciso submeter a escolha à assembleia de condôminos para ela ratificar, por maioria simples.

A administradora de condomínio é uma ótima opção para auxiliar o síndico em sua gestão. Juntamente com a tecnologia, é possível ter uma administração sem turbulências, o que contribui para a boa convivência entre todos os usuários do condomínio.

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