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Administradora de condomínios pode substituir o síndico em um condomínio?

Administradora de condomínios pode substituir o síndico em um condomínio?

Será que uma administradora de condomínios pode substituir síndico? Em linhas gerais, sim. Mas, antes de contratar essa prestadora de serviços, é preciso se atentar a uma série de questões, tais como, o que está motivando essa substituição.

Por exemplo, essa troca pode acontecer quando há eleições para síndico e nenhum morador se interessa pela função. No caso, os condôminos têm a opção de contratar um síndico profissional, ou partir direto para uma administradora.

Vale destacar também que, para a segunda alternativa, é fundamental que a escolha seja aceita pela maioria simples dos moradores e/ou proprietários em assembleia. Isso quer dizer que, na prática, é necessário que haja uma votação para que prevaleça a vontade do maior número de condôminos.

Uma vez tomada essa decisão, é preciso definir quais serão as funções exercidas por essa prestadora de serviços, as quais devem ser definidas e estabelecidas em contrato.

Quanto a isso, uma das perguntas que surge na mente é: “As atribuições de uma administradora de condomínio são as mesmas do síndico?”

Neste artigo, você vai entender tudo sobre indagações como essa, os efeitos que elas causam no condomínio, em quais circunstâncias e de quais maneiras uma administradora de condomínio pode substituir síndico.

Por isso, continue a leitura e entenda mais sobre esse tema!

O que é uma administradora de condomínios?

Antes de falarmos, em detalhes, de que forma uma administradora de condomínios pode substituir síndico, é bem importante definirmos as funções e as responsabilidades de cada cargo, concorda?

Fazer essa separação é uma maneira de deixar mais claro quando, como e por quais razões essa troca pode ser feita. Sendo assim, começaremos com a explicação sobre o que é e o que faz uma administradora de condomínios.

A administradora de condomínio é uma empresa que tem a função de auxiliar e otimizar o trabalho de gestão feito pelo síndico dentro dos condomínios. Ela é uma prestadora de serviços geralmente mais utilizada em condomínios mais complexos, com várias unidades.

A administradora exerce as funções delimitadas em seu contrato e, quanto mais funções, maior será seu preço.

Como o trabalho do síndico exige muita dedicação e conhecimento em áreas diversas, como financeira, administrativa, jurídica, entre outras, o auxílio da administradora de condomínios pode, muitas vezes, ser essencial.

É preciso compreender que o síndico nem sempre tem um conhecimento profundo em todas as áreas necessárias para fazer esse gerenciamento.

Quando sozinho, o síndico tende a não conseguir exercer todas as suas atribuições ao mesmo tempo. Essa sobrecarga pode trazer sérios transtornos ao condomínio, e a gestão pode ficar comprometida, mesmo se ele utilizar a tecnologia para auxiliá-lo.

A ideia de contratar uma administradora é de trazer para o condomínio o equilíbrio do trabalho em equipe em diversos momentos da gestão. Dentre as vantagens observadas com a presença dessa prestadora de serviços, podemos apontar como principal uma administração global mais eficaz do condomínio.

Quais são as funções de uma administradora de condomínio?

Quais são as funções de uma administradora de condomínio?

Para saber se uma administradora de condomínios pode substituir síndico, é preciso também saber quais tarefas costumam ser realizadas por essa prestadora de serviço, e quais são as suas responsabilidades.

As funções de uma administradora de condomínio dependem do que está previsto em seu contrato. Empresas como essas podem atuar de duas formas:

  • cuidar de todos os aspectos administrativos;
  • resolver somente problemas burocráticos, legais e contábeis — o que é chamado de cogestão ou gestão compartilhada.

No caso de cogestão, a administradora fica com as tarefas rotineiras, tais como:

  • cuidar da folha de pagamento dos funcionários do condomínio e das guias referentes aos encargos sociais;
  • emitir boletos para a cobrança da taxa condominial;
  • fazer a gestão de documentos e encaminhá-los mensalmente após o fechamento do demonstrativo financeiro do mês;
  • administrar os contratos de toda natureza firmados pelo condomínio;
  • realizar controles contábeis e tributários;
  • efetuar o pagamento das despesas do condomínio;
  • cumprir exigências legais.

Entretanto, é preciso sempre se atentar ao que está definido em contrato, seja para saber se uma administradora de condomínios pode substituir síndico, seja para que atuem em parceria.

Quais são as atribuições de um síndico?

E como já dissemos, para ter certeza se uma administradora de condomínios pode substituir o síndico, é fundamental conhecer as atribuições e responsabilidades de cada um.

Sendo assim, agora vamos destacar qual o papel do síndico em um condomínio, seja esse empreendimento residencial ou comercial.

Certamente, o síndico, figura obrigatória conforme as leis brasileiras, permanece como representante legal do condomínio em juízo e fora dele. Ou seja, em qualquer situação, ele tem responsabilidade por todos os danos que causar ao condomínio durante a sua gestão.

No Código Civil Brasileiro há uma série de atribuições do síndico. Alguns exemplos são:

  • convocar a assembleia de condôminos;
  • representar, ativa e passivamente, o condomínio em juízo ou fora dele, defendendo seus interesses;
  • cumprir e fazer cumprir as leis condominiais e as determinações da assembleia;
  • elaborar o orçamento anual de receitas e despesas;
  • cobrar a taxa condominial, impor e cobrar as multas devidas;
  • prestar contas anualmente à assembleia ou quando forem exigidas;
  • realizar o seguro condominial.

Repare que algumas dessas atribuições são delegadas à administradora de condomínio nos casos de cogestão. Mais uma vez, é necessário destacar que tudo depende do que está previsto nas cláusulas contratuais.

O condomínio que conta com o trabalho de um síndico e da administradora vive o “melhor de dois mundos”. Assim como já explicado, o síndico pode delegar algumas atribuições para essa empresa terceirizada.

No caso de cogestão, o síndico participaria com uma função estratégica e interna. Ele e os conselheiros seriam responsáveis por comprar materiais, organizar assembleias, fazer orçamentos, contratar prestadores de serviços.

Afinal, a administradora de condomínios pode substituir o síndico?

Afinal, a administradora de condomínios pode substituir o síndico?

Com todas as responsabilidades esclarecidas, podemos responder a pergunta central deste artigo, que é “Administradora de condomínios pode substituir síndico?”

Vamos começar lembrando que a função de síndico é obrigatória, seja em condomínios residenciais ou comerciais. Contratando ou não uma administradora para realizar algumas de suas funções, essa figura não é extinta, assim como prevê no artigo nº 1.347 do Código Civil:

A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.”

Em outras palavras, por lei, todo condomínio deve ter um síndico, que será o responsável legal pelo empreendimento. Mas se ninguém se habilitar para a função, o que acontece?

A lei não diz que o síndico deve ser necessariamente uma pessoa física ou um morador. Isso abre a possibilidade de o condomínio contratar uma administradora ou um síndico profissional.

Portanto, uma administradora de condomínios pode substituir síndico e exercer todas as funções atribuídas a esse cargo.

Para tanto, os condôminos devem aceitar tal decisão por maioria simples em assembleia. E vale, também, recorrer à Convenção de Condomínio para ver se essa lei interna não veda a prática.

Em caso de anuência dos condôminos, a empresa exercerá por completo todas as responsabilidades de um síndico, exatamente como disposto pelo Código Civil. Isso significa que essa prestadora de serviços também será responsável por representar o condomínio em juízo e fora dele, defendendo os interesses dessa coletividade.

Em suma, a administradora de condomínio pode atuar como um síndico, e terá controle de toda a gestão condominial.

O papel do conselho, em casos como esses, é acompanhar de perto o trabalho da empresa contratada, exigindo o máximo de transparência possível. Além disso, é extremamente importante saber escolher uma prestadora de serviços dessa natureza.

Como escolher uma boa administradora de condomínios?

Como escolher uma boa administradora de condomínios?

Agora que você sabe que uma administradora de condomínios pode substituir síndico, o passo seguinte é saber como escolher uma boa empresa desse tipo para exercer esse papel.

Por isso, começamos deixando claro que a escolha de uma administradora de condomínio, especialmente se ela for exercer a função de síndica, deve ser feita com muito cuidado.

Para garantir uma boa contratação, é interessante seguir estes passos:

1º passo

O primeiro passo é discutir o assunto em assembleia para saber se é um desejo dos condôminos. Vale lembrar que há a possibilidade de optar por um síndico profissional também, que pode ser um profissional autônomo.

Antes de procurar por uma administradora, é preciso definir quais funções essa prestadora de serviço exercerá, por exemplo:

  • Ela será síndica, sendo responsável pela gestão completa, o que inclui assessoramento fiscal, contábil e legal, emissão e gestão de documentos, gestão de pessoal e outras funções?
  • Ela dividirá sua gestão com o síndico, no sistema de cogestão, sendo responsável somente pela parte burocrática?

2º passo

Tendo isso definido, é preciso procurar por empresas que oferecem o serviço necessário e avaliar o melhor custo-benefício.

O ideal é que sejam consultadas, pelo menos, três empresas que cobram valores semelhantes. A preferência deve ser por aquela que cobrar um valor fixo mensal, para que o controle financeiro do condomínio seja mais exato.

É fundamental que, dentre as preferidas, se faça uma pesquisa acerca de sua idoneidade. A ideia é verificar, por exemplo, se há ações civis, trabalhistas ou criminais contra a administradora e seus sócios e, se sim, quais os motivos dessas ações.

Vale pedir esclarecimentos para as empresas, assim como consultar certidões negativas de débito.

3º passo

Em seguida, é interessante separar um tempo para visitar as administradoras que mais agradaram, vendo in loco como é o trabalho realizado em prédios que estão sob sua responsabilidade.

4º passo

Por fim, após escolher uma administradora de condomínio, é preciso redigir um contrato adequado para regular a prestação de serviços. Nele, devem conter minuciosamente as funções que serão exercidas por essa prestadora de serviços.

Quanto a isso, evite o uso de cláusulas amplas, como “a empresa exercerá a função de síndico”. Discrimine cada atribuição o máximo possível, a fim de se preservar de conflitos desnecessários no futuro.

Não se esqueça também de estabelecer garantias para o cumprimento do contrato, assim como penalidades e hipóteses de rescisão. Se necessário, conte com o auxílio de um advogado para a redação do contrato.

5º passo

Por fim, é preciso submeter a escolha à assembleia de condôminos para que essa ratifique por maioria simples.

A administradora de condomínio é uma ótima opção para auxiliar o síndico em sua gestão. Juntamente com a tecnologia, é possível ter uma gestão condominial sem turbulências, o que contribui para a boa convivência entre todos os usuários do condomínio.Quer mais dicas de gestão de condomínio? Então aproveite que está aqui, no blog da Condobox, e confira quais aplicativos não podem faltar na administração condominial!