Como administrar um condomínio?

Como administrar um condomínio?

Administrar um condomínio não é tarefa simples: existem muitos desafios que precisam ser driblados e vários detalhes que necessitam de atenção diariamente.

Por isso, inclusive, muitos síndicos optam pela contratação de uma administradora, empresa responsável por gerenciar vários setores que dizem respeito aos condomínios residenciais ou comerciais.

Para quem atua como administradora de condomínios, a realidade é semelhante: é preciso se organizar para seguir todas as demandas dentro do prazo, evitando que informações importantes e obrigações fiscais e contábeis, por exemplo, sejam esquecidas.

Pensando nisso, decidimos criar um conteúdo para ensinar como administrar um condomínio, entendendo os maiores desafios dessa área e com dicas para atuar da melhor forma possível.

Vamos lá!

Os desafios da administração de condomínios

Os desafios da administração de condomínios

Como todo tipo de administração, a gestão de condomínios é cheia de desafios. Conhecê-los é o primeiro passo para conseguir driblar essas dificuldades e executar um trabalho diferenciado, e de qualidade.

1. Comunicação

A comunicação pode ser um dos principais desafios para a administradora de condomínios. Afinal, é preciso que a comunicação seja eficiente não só com os síndicos, como com os moradores e funcionários do espaço.

Para isso, é preciso que exista uma estratégia de comunicação que abranja todos os canais mais relevantes para o público: e-mail, WhatsApp, mural de recados, cartazes, etc.

A administradora de condomínios precisa, antes de qualquer coisa, entender quais são as demandas de cada condomínio e descobrir como se comunicar com essas pessoas de forma eficiente.

Uma sugestão para a comunicação mais assertiva, além da adoção de canais diversos, como citado anteriormente, é a criação de um canal para sugestões e dúvidas, estimulando que todos os envolvidos no condomínio se comuniquem e opinem sobre as mais diversas questões.

2. Investimento em funcionários

A contratação propriamente dita dos colaboradores é uma das partes mais simples do processo. É importante que os funcionários do condomínio estejam sempre atualizados, realizando cursos regulares para aprender sobre novas tecnologias, melhores práticas e até mesmo fazer a reciclagem de alguns conteúdos já estudados.

A administradora de condomínios, juntamente com o síndico, precisa avaliar e orientar os profissionais para essas necessidades, estimulando não só o estudo, como seu aprimoramento profissional.

3. Conscientização dos condôminos

É importante que no processo de comunicação, como citado anteriormente, os condôminos estejam cientes de suas responsabilidades. É fundamental ter uma comunicação que repasse a importância de seguir as regras e melhorar a convivência, uma vez que a ação individual dos moradores pode afetar todos.

4. Obras e manutenções

Um outro detalhe que pode trazer dores de cabeça, caso feito de forma errônea, são as obras e manutenções.

É preciso que as administradoras acompanhem de perto tudo o que está sendo realizado, analisando os orçamentos e certificando-se de que o valor final respeitará essa estimativa.

Quais são as melhores práticas para administrar um condomínio?

Quais são as melhores práticas para administrar um condomínio?

Para administrar um condomínio, além de tomar muito cuidado com os possíveis desafios do processo, é necessário seguir as melhores práticas para garantir um serviço de excelência, seguido de um ótimo atendimento com os profissionais, moradores e responsáveis pelo condomínio.

1. Mantenha a documentação organizada e em dia

O primeiro detalhe que pode te ajudar a prestar um serviço de qualidade é a organização da documentação do condomínio.

É natural que, no dia a dia, seja gerada uma grande quantidade de documentos devido à burocracias, questões fiscais e questões contábeis.

Por isso, para a administradora conseguir manter a comunicação o mais transparente possível, é necessário gerenciar esses arquivos de forma eficiente e dinâmica, garantindo não só sua organização, como sua integridade para posterior consulta.

Algumas administradoras e síndicos optam por fazer a gestão de documentos online, para que nada se perca e a organização fique mais prática.

2. Fique de olho na legislação

Para garantir o bom funcionamento do condomínio, bem como sua rotina legal, é fundamental que as administradores se atentem à legislação que rege esses empreendimentos.

Avalie as obrigações fiscais e garanta que todos os detalhes estejam sendo seguidos de acordo com a lei: o recolhimento do INSS, pagamento de tributos, encargos e outros detalhes que implicam diretamente na legislação.

3. Mantenha a transparência

Um outro detalhe fundamental para uma boa prestação de contas é manter a transparência. 

Além da dica sobre organização dos documentos de forma simples e eficiente, também é necessário que a administradora seja capaz de apresentar as informações de forma clara e transparente para os condôminos e síndicos.

É importante sempre manter o registro de tudo que é gasto, recebido e investimentos realizados.

Uma forma de criar uma boa rotina de prestação de contas é utilizar ferramentas online. Através do acesso, os moradores e síndicos poderão checar as finanças do condomínio com um só clique.

4. Confira o CNPJ

É necessário sempre conferir como está a situação do CNPJ do condomínio, bem como atualizá-lo quando for necessário, para garantir a gestão de contas e transações condominiais.

5. Tenha uma boa organização financeira

Além da organização dos documentos, como explicado anteriormente, a organização das finanças também é um assunto importantíssimo, principalmente para as administradoras de condomínio.

É preciso ter um planejamento financeiro, com planejamento, inclusive, de gastos, garantir uma reserva de emergência e saber gerir o que entra e o que sai, para que o condomínio não entre no vermelho.

Durante a prestação de contas, é importante que esse planejamento e informações sejam apresentados para os moradores e síndicos.

6. Fique de olho nas rotinas do condomínio

Como dito anteriormente, o condomínio é cheio de rotinas fiscais e contábeis, e é papel da administradora organizar e cumprir com cada um deles.

Por isso, uma alternativa para não perder prazos é ter em mãos um calendário de pendências, onde são previstas todas as atividades mês a mês para que nada fique para trás.

Dentre as obrigações, temos:

  • Incêndio: PPCI, treinamento anual da brigada de incêndio, revisão/recarga de extintores, verificação de mangueiras de incêndio;
  • Infraestrutura: Seguro predial, laudo das instalações elétricas, limpeza e revisão bacteriológica das caixas d´água, manutenção de elevadores, vistoria da rede de gás, desinsetização e desratização;
  • Funcionários: RAIS, Contribuições Sindicais, encargos (FGTS, INSS, PIS), DIRF.

7. Use da tecnologia para auxiliar no dia a dia

A tecnologia pode ser de extrema ajuda na organização das rotinas do condomínio.

Plataformas como a Condobox podem garantir questões como:

  • organização de tarefas fiscais e contábeis; 
  • organização financeira;
  • gestão de colaboradores;
  • gestão de pagamento da taxa de condomínio;
  • emissão de boletos;
  • organização de assembléias;
  • agendamento de espaços comuns; e muito mais.

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