Assembleia de condomínio: Como convocar?

A assembleia de condomínio é um evento que pode gerar muitas controvérsias. Desde sua convocação até sua finalização, a chance de ocorrer um conflito é considerável. Para tentar amenizar esse quadro, existem regras e condutas que devem ser adotadas. Algumas delas dizem respeito à convocação. Quando são aplicadas, é mais fácil prevenir problemas com síndicos mal intencionados e prezar pela própria segurança dos condôminos.

Veja a seguir tudo sobre a convocação da assembleia de condomínio.

O que é uma assembleia de condomínio?

A assembleia de condomínio é uma reunião de condôminos que discute diversos assuntos da vida condominial. No início da ocupação, ela se destina à aprovação da convenção de condomínio, eleição de síndico e outros temas. Ao longo da vida condominial, ela pode tratar de assuntos corriqueiros, como obras e vagas de garagem. Ou seja, possuem diversos objetivos que devem ser discutidos e deliberados pelos proprietários das unidades.

Existem dois tipos de assembleia de condomínio: ordinária e extraordinária.

Assembleia ordinária

A assembleia de condomínio ordinária é, como o próprio nome diz, comum. Ela está descrita no artigo 1.350 do Código Civil, que estabelece que ela deverá ocorrer uma vez por ano, obrigatoriamente. É também esta lei que determina os assuntos que serão discutidos na assembleia ordinária. São eles:

  • Aprovação das contas relativas ao ano que se passou;
  • Aprovação do orçamento de despesas para o ano seguinte;
  • Contribuição condominial;
  • Eleição ou substituição de síndico, subsíndico, conselho fiscal e conselho consultivo (presente em condomínios maiores);
  • Alteração de regimento interno.

Assembleia extraordinária

A assembleia de condomínio extraordinária é aquela convocada para determinado fim. A partir de uma situação que não é corriqueira, o síndico precisa discutir e deliberar com os condôminos as melhores soluções para ela.

O exemplo mais comum dessas assembleias extraordinárias são as obras. A maioria das obras que ocorrem em condomínio, que estão especificadas no Código Civil, depende de aprovação dos condôminos. Obras necessárias, úteis e voluptuárias, quando não são urgentes, só podem ser realizadas após a deliberação pela AGE.

A construção de outro pavimento ou de outro edifício no terreno atual também é motivo excepcional de deliberação, assim como a mudança de destinação do edifício (de comercial para residencial, por exemplo) e a destituição de um síndico que cometeu fraudes.

Repare que todas as situações citadas são especiais, fora da rotina do condomínio. Por isso, diante da novidade, é preciso convocar a assembleia de condomínio extraordinária.

Quem pode convocar assembleia de condomínio?

Todo condômino tem o direito de solicitar uma assembleia de condomínio, seja qual for o motivo. Se há uma demanda que o morador identificou e entendeu que é um assunto a ser compartilhado com os demais, ele pode repassar seu entendimento ao síndico. Existem duas “pessoas” autorizadas a convocar uma assembleia:

  • Síndico;
  • ¼ dos condôminos, caso o síndico não faça a convocação.

É o que está disposto nos artigos 1.350 e 1.355 do Código Civil:

Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

  • 1o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
  • 2o Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.

Art. 1.355. Assembléias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.

Perceba que tanto a assembleia ordinária como a extraordinária podem ser convocadas pelas mesmas pessoas. Existe, porém, uma exceção à regra, que permite que a reunião seja convocada por qualquer um dos condôminos. É o caso de obras que demandem despesas excessivas, conforme o artigo 1.341, §3º:

Art. 1.341, § 3º Não sendo urgentes, as obras ou reparos necessários, que importarem em despesas excessivas, somente poderão ser efetuadas após autorização da assembléia, especialmente convocada pelo síndico, ou, em caso de omissão ou impedimento deste, por qualquer dos condôminos.

Lei nº 4.591/64 e leis condominiais

Existem alguns pontos sobre a convocação da assembleia de condomínio que são discutidos pelos profissionais do setor. Eles dizem respeito às normas contidas na Lei nº 4.591/64 e nas leis internas condominiais (regimento interno e convenção de condomínio).

A Lei nº 4.591/64 dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias. Muitas de suas regras não valem mais, porque, em 2002, o Código Civil surgiu. No Brasil, existe a chamada hierarquia de leis, que determina que, quando duas leis tratam do mesmo assunto, valerá a lei posterior. Por isso, diz-se que a lei de 1964 foi quase inteiramente absorvida pelo Código de 2002.

Entretanto, ela ainda possui normas que não entram em conflito com as disposições do código. Apesar de parecer contraditória à lei de 2002, o que não seria legalmente aceito, alguns estudiosos acreditam que há uma regra pode ser adotada por alguns condomínios, o que ocorre na prática.

É a norma que estabelece que a convenção de condomínio “poderá estipular que dos atos do síndico caiba recurso para a assembléia, convocada pelo interessado”. Em outras palavras, se um condômino entender que o síndico praticou um ato contrário ao interesse da coletividade, ele poderá convocar a assembleia para deliberar sobre o assunto.

Neste mesmo sentido, há leis condominiais internas que dispõem sobre a convocação da assembleia de condomínio. Existem convenções que autorizam o síndico ou os membros do conselho a convocarem a reunião. E isso é permitido? É verdade que elas podem causar problemas por irem além das previsões do Código, mas, na lei brasileira, o que não é proibido, é permitido.

Neste caso, entende-se que as normas internas somente complementam as disposições da lei. Afinal, elas se adequam mais à realidade dos condomínios.

Como deve ser feita a divulgação da assembleia?

A divulgação da assembleia de condomínio deve ser feita conforme as regras estabelecidas na convenção condominial. Assim manda o Código Civil. Isso significa que é a convenção que estabelece a forma de convocação e o prazo.

Por lógica, a divulgação deve ser, no mínimo, de 24 horas de antecedência. Porém, uma prática geral estabelece que, na ausência de previsão na convenção, as assembleias devem ser convocadas com, no mínimo, 10 dias de antecedência à realização.

O síndico que preza pela transparência e pela boa comunicação em sua gestão tem bastante cuidado com isso. É esse tempo anterior à reunião que permite aos moradores conhecerem o objeto da discussão e se prepararem. Isso, inclusive, tornam a assembleia mais produtiva.

E como divulgar a assembleia? Existem diversas formas, como:

  • Carta protocolada;
  • Publicação do edital de convocação no quadro de avisos do condomínio, em local de ampla circulação ou até mesmo na imprensa oficial da região;
  • Convocação da assembleia para moradores não residentes no local por meio de avisos de recebimento;
  • Notificação individual para cada unidade, por e-mail ou presencialmente.

Caso algum condômino não seja avisado sobre a realização da assembleia, ele poderá fazer reivindicação, de acordo com o artigo 1.354 do Código Civil, o que poderá levar à nulidade das decisões tomadas na reunião.

Conteúdo da convocação

No edital de convocação da assembleia, deverá constar a pauta da reunião. Esse documento lista todos os assuntos que serão tratados na ocasião, inclusive quais deles serão objeto de deliberação. Alguns síndicos colocam à frente de cada assunto qual o tempo de discussão a ser destinado ao tópico.

O importante é que o documento seja de fácil entendimento. Em casos de assuntos mais complexos, é recomendado que se dê um destaque maior ao item.

Como conduzir uma assembleia de condomínio?

Uma assembleia de condomínio eficiente é aquela que cumpre os objetivos propostos. Para tanto, é preciso ter uma boa condução para manter os presentes focados nos temas em discussão e evitar a dispersão, tornando a reunião mais produtiva.

E como ter uma boa condução da assembleia? Começa com a escolha do presidente da mesa!

Escolher o presidente da mesa

O presidente da mesa da assembleia de condomínio é fundamental para o bom andamento do evento. Por isso, ele deve ser alguém considerado neutro e imparcial, além de ser respeitado por todos. Ele deverá compreender o momento certo de intervir para evitar dispersão do tema ou conflitos, assim como observar o horário de início da reunião.

Há um costume nos condomínios em não indicar o síndico para presidir ou secretariar a reunião de assembleia. Isso evita questionamentos sobre sua influência nas decisões e nos votos. O presidente deve ser eleito pela própria assembleia, que deve se lembrar previamente de alguma situação que possa comprometer sua imparcialidade.

Após escolher o presidente, ele terá algumas funções antes de conduzir a reunião, como:

  • Verificar a pauta do dia;
  • Verificar a lista de presentes;
  • Verificar a validade das procurações;
  • Avaliar a condição dos presentes (lembre-se de que só podem votar e participar das reuniões aqueles que estiverem em dia com as taxas condominiais);
  • Escolher um secretário para ajudá-lo a redigir a ata.

Após “abrir a sessão”, o presidente deverá conduzir cada tópico em ritmo adequado, sem estender os assuntos mais do que o necessário.

Isso não significa ser autoritário e evitar que os presentes se manifestem. Pelo contrário. A participação dos condôminos é fundamental para a legitimidade da reunião. Nem sempre é possível ouvir a todos, mas o presidente deve ter cuidado para que a discussão não fuja dos assuntos especificados na convocação.

No meio da assembleia condominial, pode ocorrer de o presidente da mesa se sentir desconfortável com alguma situação. Ele pode solicitar sua substituição por outro condômino presente. Isso pode ocorrer também se a assembleia notar que ele é incapaz de exercer tal função naquele momento. O importante é ter um presidente para evitar conflitos.

Ao final da assembleia, é também o presidente que enviará a ata da reunião.

Verificar as procurações

Procuração é um instrumento legal que serve para representar uma pessoa. Se um condômino não pode comparecer à assembleia por motivo de férias, doença, trabalho etc., ele pode repassar a outrem os poderes para administrar interesses em seu nome ou praticar atos. Esse terceiro poderá votar em seu lugar, por exemplo.

Cada condomínio pode estabelecer regras próprias de uso das procurações. Essas regras devem constar na convenção de condomínio ou no regimento interno. É possível, assim, limitar o número de procurações por assembleia, proibir o síndico de representar um condômino, dentre outras normas.

O presidente da mesa recolherá e anexará as procurações à ata logo o início da reunião. Elas devem conter informações imprescindíveis para que seja válida, como dados do representado (condômino) e do representante, objetivo da procuração (expor uma situação do condomínio, votar e ser votado nas deliberações, fazer uma denúncia ou outros pontos), validade da procuração (inclusive quanto à qual assembleia se refere), data, local e assinatura de quem confere a procuração.

Ela não precisa ser complexa, desde que tenha todas essas informações. Ou seja, o próprio condômino pode redigi-la.

E a assinatura? Precisa reconhecer firma? Essa questão é controversa e muito discutida. E não existe uma resposta certa. Porém, se houver tal determinação nas leis condominiais, ela deve ser seguida. Ou seja, o condomínio pode estabelecer que a procuração deve ter firma reconhecida sempre ou nunca, ou ainda determinar os casos em que ela será necessária.

Seguir a pauta

Lembra que existe uma pauta elaborada para convocar a assembleia de condomínio? A boa condução da reunião depende de seguir os pontos do edital. Se houver algum assunto discutido e deliberado que não foi colocado no edital de convocação, um condômino insatisfeito poderá solicitar a anulação da decisão.

Outra situação que faz os moradores fugirem da pauta é a discussão de assuntos privados. Quando isso acontece, é importante que o presidente da mesa esclareça ao morador que o tema não é de interesse geral, e que ele deve procurar o síndico em outro momento para tratar do assunto. Os condôminos devem ter em mente que a assembleia de condomínio é o momento para debater assuntos referentes à comunidade.

Conferir e enviar a ata

Todos os itens discutidos devem ser especificados em um documento chamado ata de assembleia. É nele também que consta a deliberação sobre cada tópico abordado na reunião. O conteúdo da ata é restrito ao que foi deliberado, sem qualquer acréscimo ou supressão.

No fim da assembleia, o presidente da mesa deve conferir tudo o que foi escrito na ata, seja por si ou pelo secretário, e assiná-la. Independentemente de quem tenha sido o responsável por redigi-la, não é preciso se alongar sobre os assuntos, bem registrar todos os comentários. Basta apontar o tema discutido, a resolução e eventuais protestos.

Ao finalizá-la, uma cópia da ata será enviada a todos os moradores, em prazo determinado pela convenção de condomínio. Se não houver qualquer previsão na lei condominial, é possível utilizar o prazo determinado pela antiga Lei dos Condomínios (Lei nº 4.591/64), que estipulava que a distribuição da cópia da ata deve ser feita em até 8 dias após a assembleia.

Distribuir a cópia da ata em prazo razoável é uma prática que atende à transparência na gestão do condomínio. É igualmente importante a medida para que os condôminos, inclusive os ausentes, consigam compreender o que foi discutido, tendo a possibilidade de sanar dúvidas com o síndico enquanto o assunto ainda não esfriou.

Além de distribuir a cópia da ata, o presidente da mesa deverá anexar o documento ao Livro de Atas do Condomínio, que ficará no livro por, pelo menos, 5 anos. Apesar de ficar em posse do síndico ou da administradora, o livro pode ser consultado por qualquer condômino que desejar.

Por fim, não há obrigatoriedade de registrar a ata de assembleia em cartório, a não ser que a convenção determine a prática. Para ter valor legal, basta que as deliberações e discussões tenham sido feitas obedecendo aos quóruns e procedimentos determinados por lei.

É possível aumentar a participação dos condôminos nas reuniões?

É fundamental a participação de todos nas assembleias do condomínio. Isso evita problemas desnecessários e é uma forma de contribuição para a boa convivência, mesmo que isso seja burocrático e demande tempo. Entretanto, é comum que os síndicos tenham dificuldades em aprovar pautas importantes para a coletividade diante da ausência significativa de condôminos na reunião.

Para driblar o problema, é preciso adotar medidas que aumentem a participação dos condôminos. Veja algumas práticas que podem tornar o encontro mais produtivo e com objetivos claros que agradem a todos.

Cada condômino é indispensável

Esclareça, no edital de convocação, que a presença do condômino é indispensável para a valorização e o bom andamento do condomínio. Pontue que o condômino ausente deverá acatar com todas as decisões tomadas na assembleia.

Fazer uma assembleia de condomínio que contemple todos os condôminos, inclusive aqueles que vão diretamente do trabalho, pode ajudar também. O que isso significa? Ofereça um café/lanche antes da reunião para tornar a reunião mais leve e despertar o interesse dos condôminos em participar. Lembre-se que há deliberações que dependem de um número mínimo.

Convoque a assembleia com antecedência

Convoque a assembleia de condomínio com antecedência, mas não deixe de continuar chamando os condôminos para a reunião. Para isso, deixe lembretes no quadro de avisos, envie e-mails e mensagens no Whatsapp com frequência, até o dia do encontro.

Faça uma pauta objetiva e delimite o tempo para cada tópico

Faça uma pauta objetiva, que contemple somente tópicos importantes. Isso demanda um planejamento prévio detalhado, de modo a definir o que será tratado com prioridade. Assim, é possível controlar os debates de maneira prática.

Evite colocar na pauta o item “assuntos gerais”, porque pode englobar tudo. Ele pode dar margem a reclamações e pedidos que devem ser feitos em outros momentos e por outros meios, como as questões privadas. Esse tópico nunca agrega valor ao propósito da reunião.

Fixe um tempo específico para cada tema a ser abordado. Isso evita reuniões extensas e cansativas, o que reduz a evasão dos moradores. Na condução da reunião, se existir um assunto mais relevante que demanda a participação de mais de uma pessoa, mantenha o propósito da discussão para garantir a otimização do tempo.

Faça reuniões com menor duração

Ao invés de realizar uma ou duas assembleias de condomínio por ano, convoque mais encontros para não acumular as pautas a serem tratadas. Fixe, também, menos assuntos por reunião para torná-la mais curta e objetiva. É mais provável que os condôminos não se cansem e que atinjam melhores resultados.

Leia a ata da assembleia anterior

Leia a ata da assembleia de condomínio anterior para relembrar o que foi decidido ou para alterar a redação. Mas tenha em mente que, mesmo que alguns condôminos insatisfeitos com as decisões anteriores tentem alterá-las, isso não é possível, nem permitido.

Esclareça a previsão orçamentária na convocação

Ao esclarecer a previsão orçamentária previamente, os condôminos têm em mente o que pode ou não ser feito. Isso evita perda de tempo com maiores esclarecimentos durante a assembleia de condomínio e municia a todos com informações. Com isso, eles podem estabelecer prioridades de ação em relação às demandas condominiais.

Escolha um bom presidente de mesa

Como pontuamos anteriormente, o presidente da mesa de assembleia de condomínio é responsável pelo bom andamento da reunião. Ele deve ser proativo, conhecer as leis condominiais e ser capaz de lidar com situações adversas e críticas, além de ser um bom conciliador.

Ter uma plataforma de gestão de condomínio

Muitas práticas que auxiliam a aumentar a participação do condômino e a evitar conflitos podem ser feitas por meio de uma plataforma de gestão de condomínio.

Nela, o síndico ou a administradora podem disponibilizar documentos e informações importantes para todos os moradores. Isso permite que cada condômino reflita sobre os dados apresentados, elabore perguntas, tire ideias com o gestor e troque informações com os vizinhos.

Um aumento de taxa condominial, por exemplo, é melhor explicado por meio de planilha de custos. Se ela for enviada previamente, com os respectivos orçamentos, perde-se pouco tempo em reunião explicando os motivos pelo qual ela deve ocorrer.

É também por meio da plataforma que o síndico pode convocar a assembleia de condomínio e enviar alertas que lembrem a data da reunião. A Condobox, por exemplo, oferece ao síndico muitas funcionalidades que facilitam a gestão das assembleias, como:

  • Comunicação privativa entre vizinhos;
  • Quadro de avisos virtual do condomínio;
  • Envio de informações aos condôminos por e-mail;
  • Acesso simples e eficaz aos documentos do condomínio;
  • Assembleia de condomínio virtual, o que aumenta consideravelmente a participação.

A assembleia de condomínio é um momento crucial para que a coletividade decida os rumos de suas propriedades. A convocação é somente um dos momentos que o síndico deve prestar atenção para motivar a presença nas reuniões. O uso de tecnologia, como uma plataforma eficiente de gestão de condomínio, é uma ótimo medida para aumentar a eficiência e os resultados dos encontros. Que tal experimentar?

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