Assembleia de condomínio: qual a periodicidade?

Assembleia de condomínio: qual a periodicidade?

Assembleia de condomínio pode ser um momento de tensão entre os presentes. E esse é um dos motivos pelos quais os gestores, sejam síndicos ou administradoras, procuram realizá-la somente quando necessário ou para atender ao imposto pela lei. Mas existe uma periodicidade definida para a assembleia de condomínio?

Falaremos brevemente desse encontro, seus tipos, a periodicidade, seu funcionamento, o quórum de aprovação na assembleia de condomínio que discute obras, e as melhores práticas para uma reunião eficiente. Confira!

O que é assembleia de condomínio?

Reunião de condôminos para deliberar sobre assuntos da vida condominial. Essa é uma definição boa para assembleia de condomínio. Lá atrás, no início do empreendimento, ela tem propósitos específicos, como eleger o síndico e aprovar a convenção de condomínio. Nas reuniões que se seguem, a assembleia é utilizada para tratar de assuntos diários do condomínio, como vagas de garagem, aprovação de contas, obras e outros pontos.

São dois os tipos de assembleia:

  1. Assembleia ordinária: assembleia de condomínio obrigatória que ocorre uma vez no ano para prestação de contas (aprovação das contas anteriores e do orçamento para o ano seguinte), discussão sobre contribuição condominial, eleição ou substituição de alguma função administrativa (conselhos, síndico, subsíndico) ou alteração de regimento interno.
  2. Assembleia extraordinária: assembleia de condomínio convocada para um fim específico. As obras são ótimos exemplos que demandam a reunião dos interessados, assim como a mudança de destinação do edifício (de comercial para residencial, por exemplo) e a destituição de um síndico.

Periodicidade

O Código Civil, em seus artigos 1.350 e 1.355, fala sobre a periodicidade da assembleia de condomínio e de sua convocação.

Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.

  • 1o Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
  • 2o Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.

Art. 1.355. Assembléias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.

Podemos dizer, então, que a periodicidade mínima da assembleia de condomínio é uma vez por ano (ordinária). Porém, diante da necessidade de discutir e aprovar determinada medida, podem ocorrer outras. Em alguns condomínios, realiza-se, além da assembleia ordinária, outras 3 extraordinárias.

Assembleia de condomínio: qual a periodicidade?

Como funciona a assembleia?

O funcionamento de uma assembleia de condomínio pode ser dividido em três momentos: início da assembleia, condução da assembleia e fim da assembleia.

Início da assembleia

Antes de deliberar qualquer assunto, existem procedimentos burocráticos que devem ser seguidos para que a assembleia de condomínio funcione bem. A primeira medida é escolher o presidente da mesa. Essa pessoa deve ser respeitada por todos, ser neutra e imparcial, saber o momento de intervir e observar as regras da reunião.

Em geral, o síndico não pode ser essa pessoa. O presidente da mesa será eleito pela própria assembleia de condomínio e será responsável por verificar a pauta do dia, a lista de presentes, e a validade das procurações. Também deverá avaliar se todos os presentes estão aptos a participar da reunião e, por fim, escolher um secretário para ajudá-lo a redigir a ata.

Uma de suas funções, que é verificar as procurações, merece destaque. Esse instrumento legal que serve para representar uma pessoa confere ao terceiro (representante) o poder de praticar atos e administrar interesses em nome do condômino. Cada condomínio estabelece em sua lei interna as regras de uso das procurações, como limite de documentos por assembleia, exigência de reconhecimento de firma, dentre outros.

Condução da assembleia de condomínio

Feitas as medidas iniciais, a condução da assembleia de condomínio se baseará na pauta elaborada, que é sempre divulgada na hora da convocação.

É responsabilidade do presidente da mesa conduzir cada tópico em ritmo adequado e prezar pela objetividade, sem limitar a participação dos condôminos, que é o que confere legitimidade para a reunião. Basta ter cuidado para que a discussão se atenha aos assuntos especificados, já que a deliberação de pontos alheios ao edital de convocação pode levar à nulidade da decisão.

Durante a condução da reunião, o presidente deverá também mediar possíveis conflitos que surgem nas deliberações. Vagas de garagem costumam dar problemas, por exemplo. E será sua função também esclarecer a um morador que leve um assunto de interesse pessoal que a função da assembleia é discutir assuntos de interesses gerais. Com educação, é claro.

Em algumas situações, é possível substituir o presidente da mesa. Isso ocorre se ele se sentir desconfortável com alguma questão ou se a assembleia de condomínio entender que ele não é capaz de exercer a função naquele momento.

Por fim, outro ponto relevante do funcionamento da reunião é a elaboração da ata, com o resumo dos itens discutidos e a deliberação sobre cada um.

Fim da reunião

Ao final da assembleia de condomínio, o presidente da mesa deve conferir a ata de reunião e assiná-la, bem como anexar o documento ao Livro de Atas do Condomínio, que ficará no livro por, pelo menos, 5 anos.

Em seguida, deve enviar a todos os moradores dentro do prazo legal estabelecido pela convenção de condomínio. Na ausência de previsão, pode-se considerar os 8 dias previstos na antiga Lei dos Condomínios (Lei nº 4.591/64).

É o envio da ata que possibilita aos condôminos ausentes compreender a discussão e sanar eventuais dúvidas.

Qual o quórum de aprovação em assembleia de condomínio?

O quórum de aprovação é o número necessário de pessoas para votar ou aprovar certo assunto. Existem três tipos de quórum utilizados em assembleia de condomínio:

  • Maioria simples: é o voto da maioria dos presentes (metade mais um), que é utilizado para eleger ou destituir síndico, bem como para aprovar as contas e o orçamento.
  • Maioria absoluta: é o voto da maioria da totalidade dos condôminos, presentes e ausentes.
  • 2/3 do todo: é o voto de dois terços de todas as unidades, levando em conta as frações ideais, se aplicável. É um quórum aplicado para alteração da convenção.

Quando não há quórum especial definido pelas leis internas, para se ter uma assembleia de condomínio é preciso que metade dos condôminos estejam presentes em 1ª convocação, sendo a 2ª convocação o quórum livre. Para votação, quando não há disposição diversa na lei, é necessário maioria dos presentes

Em caso de obras, os quóruns são específicos conforme sua natureza.

Quórum para obras

As obras em um condomínio podem ser de 4 tipos:

  • Obras voluptuárias: obras que não aumentam o uso habitual da coisa, sendo de mero deleite ou recreio. A pintura da fachada com cor diferente, um novo projeto paisagístico para as áreas comuns, a troca de equipamentos de ginástica em bom estado por modelos mais modernos ou a reforma do salão de festas para deixá-lo mais bonito são alguns exemplos.
  • Obras úteis: obras que não são necessárias, mas facilitam o uso da coisa. É o caso de instalação de um sistema de segurança, ampliação da academia do prédio ou da garagem, individualização da água ou instalação de grades ao redor do condomínio.
  • Obras necessárias: obras que conservam a coisa ou impedem sua deterioração. São exemplos as obras de acessibilidade, os reparos hidráulicos ou elétricos, a impermeabilização, ou a instalação de corrimão em escadas de emergências.
  • Construção de outro pavimento ou de outro edifício em solo comum;

Para as obras voluptuárias, o quórum é de dois terços de todos os condôminos, incluindo aqueles ausentes na reunião. Para as obras úteis, é preciso ter maioria dos condôminos. No caso de construção de outro pavimento ou de outro edifício no solo comum, destinado a conter novas unidades imobiliárias, é preciso aprovação de todos os condôminos.

O quórum das obras necessárias variam conforme a urgência e o tamanho. Em caso de urgência, com despesas pequenas ou razoáveis, não há necessidade de aprovação em assembleia. Em caso de despesas excessivas em obras urgentes, é preciso informar a assembleia sobre a obra e a convocar para prestar esclarecimentos. Obras não urgentes e muito custosas só podem ser realizadas após aprovação da maioria simples (50% + 1).

Assembleia de condomínio: qual a periodicidade?

Quais as melhores práticas de uma assembleia eficiente?

Uma assembleia de condomínio eficiente é aquela que respeita todas as disposições legais. A convocação precisa de seguir algumas regras, como ter um edital divulgado antecipadamente e convocar a todos os condôminos. A votação deve respeitar todos os quóruns estabelecidos para determinada matéria. A ata da reunião deve ter os dados completos e a assinatura do presidente da mesa e do secretário. Sem tudo isso, ela pode ser anulada.

Mas uma boa reunião não depende só do cumprimento das leis internas e do Código Civil. O gestor deve adotar algumas práticas para ter uma assembleia de condomínio eficiente e melhorar sua própria gestão condominial. Veja algumas a seguir.

Convocação antecipada

Quadro de avisos, e-mails, aplicativos de mensagens. Tudo pode ser utilizado para enviar o edital de convocação de uma assembleia de condomínio. Lembre-se que é preciso informar a todos para evitar a anulação e especificar quais serão os pontos de discussão.

No edital, esclareça que cada condômino é fundamental para que as decisões tomadas sejam as mais legítimas possíveis. E cabe a lembrança de que o condômino ausente não poderá discutir nada posteriormente, somente acatar as deliberações.

Outra boa prática para incluir na convocação antecipada é esclarecer a previsão orçamentária, principalmente quando as deliberações envolverem custos com algum tipo de obra, equipamentos, contratação de prestadores de serviços ou funcionários. Com isso, os condôminos terão mais consciência do que pode ser feito, além de estabelecer prioridades em relação às questões.

Um ponto importante sobre a presença dos condôminos é adotar práticas para atraí-los para a assembleia, como oferecer um cafezinho ou um lance antes da reunião, já que muitos vão direto do trabalho. Além de atender melhor aos presentes, torna a reunião mais leve e interessante, o que contribui bastante para sua eficiência.

Elabore combinados com os presentes

Uma boa forma de ter uma assembleia de condomínio eficiente é fazer combinados antes de começar. São pequenas atitudes que contribuem para o bom andamento da reunião, como:

  • Celulares devem ficar desligados ou sem som, e devem ser atendidos fora do local;
  • Levante a mão caso queira se pronunciar;
  • Obedeça ao tempo de fala fixado;
  • Não interrompa quem estiver com a palavra;
  • A pauta deve ser seguida;
  • A reunião só deve tratar de assuntos da pauta, sendo estes de interesse geral;
  • Assuntos fora da pauta ou pessoais devem ser discutidos em outro momento;
  • Haverá um tempo para discutir cada tópico, portanto, seja objetivo na hora de falar para que o máximo de presentes possa participar da discussão.

Com essas pequenas regras de estruturação da assembleia de condomínio, é muito mais prático fazer com que todos estejam na mesma sintonia para deliberar sobre as questões. Se houver um quadro no local, é recomendado escrever o que foi combinado para que os atrasados possam se inteirar.

Faça uma reunião objetiva

Para fazer uma assembleia de condomínio objetiva e eficiente, é preciso adotar algumas práticas. A primeira delas é ler a ata da reunião anterior, seja para alterar a redação ou para relembrar os assuntos decididos e que devem ser retomados (se for o caso).

Outra medida para uma reunião objetiva é ter um pequeno tempo de duração. É impossível ter produtividade em uma assembleia de condomínio após longo tempo. Todos ficam cansados, principalmente se houver conflitos. Por isso, se for necessário, convoque mais encontros ao invés de realizar uma ou duas assembleias por ano. Faça uma pauta sucinta e não deixe que as deliberações se acumulem.

Neste ponto, também entra a necessidade de se ter uma pauta objetiva. Com um planejamento prévio, o síndico ou a administradora de condomínio consegue definir o que é prioridade, colocando a questão como um dos tópicos importantes a serem discutidos. Evite colocar o item “assuntos gerais” para não dar margem a qualquer matéria, reclamações ou pedidos impertinentes à coletividade.

Quando alguém levantar uma questão fora da pauta ou que seja pessoal, para não criar nenhuma animosidade ou desmotivação no condômino, o síndico pode se dispor a conversar com a pessoa em momento posterior.

Mantenha o foco na pauta

É impossível ter uma assembleia de condomínio eficiente se o presidente da mesa não conseguir manter a discussão dentro da pauta. Por isso, ele deve reunir algumas características, como proatividade, conhecimento sobre as leis condominiais, capacidade de lidar com situações adversas e críticas, e habilidades de conciliação.

É muito comum que, em uma deliberação sobre determinado assunto, alguma questão tangente a ele comece a ser debatida. A chance de se discutir vagas de garagem quando se fala em obra na garagem é grande. Por isso, é preciso que o presidente interfira com objetividade.

É também ele que conduzirá a reunião que forma que cada tópico seja debatido e cada condômino se manifeste no tempo determinado. O presidente deverá ter o cuidado de afastar as interrupções de forma harmoniosa para que não cause mal-estar.

Por fim, uma medida interessante a se tomar é resumir o que cada condômino disse sobre o assunto, especialmente aqueles mais repetitivos ou prolixos. É uma forma de assegurar que todos entendam a questão.

Adotar uma plataforma de gestão de condomínio

O gestor que deseja ter mais controle sobre tudo que envolve assembleia de condomínio, desde a periodicidade até a gestão de documentos, pode adotar uma plataforma de gestão condominial. Todas as práticas mencionadas podem ser gerenciadas por meio dessa ferramenta, que auxilia a evitar conflitos, a aumentar a participação dos condôminos e a esclarecer todas as regras da reunião.

Por meio de uma plataforma completa, como a Condobox, o síndico ou a administradora podem explicar melhor cada questão que será discutida na assembleia de condomínio. Por meio da disponibilização de documentos e de informações importantes aos moradores, é possível abrir uma comunicação mais eficiente com os presentes na reunião.

Isso porque a análise prévia dos dados disponibilizados, além de informar os condôminos, possibilita a reflexão sobre a informação, a elaboração de perguntas a serem realizadas na assembleia de condomínio, a troca de ideias com os vizinhos e com o gestor. É uma ótima medida para otimizar as deliberações presenciais.

Um bom exemplo sobre essa questão é a assembleia sobre aumento de taxa condominial. O gestor pode enviar o orçamento e a planilha de custos previamente para os condôminos para que eles analisem os documentos. Assim, o tempo em reunião não é perdido com questionamentos que podem ser feitos previamente.

A plataforma também auxilia em outros pontos como:

  • Convocação da assembleia de condomínio;
  • Envio de alertas para lembrar os condôminos da data da reunião;
  • Função de quadro de avisos virtual do condomínio;
  • Comunicação privativa entre vizinhos e entre um condômino e o gestor;
  • Acesso aos documentos do condomínio;
  • Envio de informações aos condôminos por e-mail;
  • Assembleia virtual, o que aumenta consideravelmente a participação.

A assembleia de condomínio deve acontecer, pelo menos, uma vez por ano. Sua periodicidade varia conforme a demanda de cada local, e o gestor deve ter consciência de que, para que a reunião seja produtiva, é preciso cuidado para não acumular deliberações em uma só.

Além disso, ele deve adotar outras práticas para tornar a assembleia de condomínio eficiente, como utilizar uma plataforma de gestão condominial. Com ela, é possível otimizar todas as tarefas relacionadas ao encontro, antes, durante e depois. Que tal conhecer a melhor solução do mercado?

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