Gerenciamento de correspondências em condomínios

Como gerir de forma eficiente as correspondências em seu condomínio

A correspondência ainda é considerada um item importante no nosso dia a dia, mesmo com toda a tecnologia que temos disponíveis atualmente. É através dos correios que recebemos correspondências de diversos tipos como contas de luz, água, telefone, avisos, cartas etc.

Geralmente, o fluxo de correspondências em condomínios é alto devido ao grande número de moradores e a entrega deve ser realizada com o máximo de agilidade e atenção por causa dos prazos estabelecidos em cada uma delas e também para que ela não seja extraviada.

A periodicidade em que os correios entregam as correspondências em condomínios é de uma vez por dia e a entrega interna para cada unidade é feita pelo zelador ou o porteiro. Geralmente, esta atividade ocupa em média, por dia, de duas a três horas de cada funcionário.

Mas, para que as entregas de correspondências em condomínios sejam realizadas de forma adequada e dentro do prazo, é importante a adoção de medidas que devem estar previstas no Regimento Interno do condomínio.

Veja abaixo algumas medidas tomadas em condomínios de todo o Brasil para o gerenciamento de correspondências:

– Para os condomínios de grande porte é preciso que cada unidade possua o seu escaninho em que cada morador possa ter o seu acesso e retirar as suas correspondências no momento em que desejar;

– Para correspondências com elevado grau de importância como cartas registradas, ordens judiciais, telegramas etc., o condomínio deverá registrá-las em um livro que possua a função protocolo e entregar nas mãos de seu dono mediante a sua assinatura, através do porteiro ou zelador. Esta regra também é válida para os condomínios de pequeno porte;

– Para os condomínios de grande porte o ideal é manter um funcionário e um local específico para a organização e entrega das correspondências, evitando assim transtornos como extravio e entrega fora do prazo;

Para a eficiência deste trabalho é preciso que o funcionário responsável esteja sempre atento aos prazos, às informações do destinatário e que realize a distribuição de forma organizada e segura.

Durante o processo de distribuição das correspondências em um condomínio pode ocorrer à perda ou até mesmo a entrega incorreta de determinadas correspondências. Caso isso aconteça, o ideal é que o condômino registre o problema no livro de ocorrências do condomínio por escrito. É uma forma de prevenir transtornos posteriores e de avisar aos demais sobre a situação.

Caso aconteça este tipo de ocorrência com mais frequência em seu condomínio, é sempre válido um novo treinamento para o funcionário responsável, o entendimento de quais são os possíveis motivos para os erros e tentar solucioná-los da melhor maneira. Lembrando, que o síndico é o responsável por todo o processo de entrega de correspondências em condomínios. Em casos extremos, o síndico pode até ser acionado judicialmente por aquele morador que se sinta lesado com a situação.

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