Condomínio online: 8 tarefas que podem ser otimizadas com o uso da Condobox

Condomínio online: 8 tarefas que podem ser otimizadas com o uso da Condobox

Ter um condomínio online não é só uma tendência nas gestões condominiais. É uma necessidade. Em uma era digital, os benefícios gerados pelas plataformas de gestão condominial são inúmeros. Síndicos e administradoras sabem que seu trabalho pode ser otimizado de forma completa com essas soluções.

Seja no controle financeiro ou na convocação de assembleias, esses aplicativos resolvem muitas burocracias do condomínio e organizam a administração. Pensando nisso, mostramos 8 tarefas que podem ser otimizadas com o uso da Condobox, uma das melhores plataformas de gestão condominial do mercado.

Acompanhe!

Controle de acesso ao condomínio

O controle de acesso ao condomínio é uma tarefa de fundamental importância. Afinal, está diretamente relacionada à segurança de todos os usuários. Com o condomínio online, é possível otimizar essa atividade. Na Condobox, existe o módulo “Portaria”, adequado especialmente para locais com muitos usuários. Dentre as funcionalidades do módulo, existe o controle de encomendas, o cadastro de visitantes e prestadores de serviço, bem como a liberação do acesso dessas pessoas.

No condomínio online, o controle de encomendas registra tudo que chega para os usuários. Cada morador recebe uma notificação pelo sistema Condobox sempre que chega uma entrega. Já o síndico registra a entrega da encomenda para posterior controle.

A funcionalidade de cadastro de visitantes e prestadores de serviços é essencial para a segurança. Eles são cadastrados no sistema de forma a permitir o controle pelo porteiro. As informações ficam armazenadas no sistema e acessíveis para quem desejar. Os moradores podem cadastrar os visitantes que receberão, o que agiliza e facilita o processo de identificação.

Aliada a essa função, a liberação de acesso também é feita em um condomínio online. Não basta cadastrar terceiros. Eles devem ter seu acesso liberado pelos responsáveis da unidade de destino. Ela liberação pode ocorrer pelo sistema Condobox, e morador determina dias e horários nos quais o visitante pode entrar. Não há, assim, necessidade de contato do porteiro. O mesmo vale para a lista de convidados de eventos.

Em um condomínio online, pode parecer que esse controle de acesso de pessoas e encomendas é uma prática boba, mas, em tempos de crescimento da violência nas cidades, é uma forma de prezar pela segurança no condomínio.

Segurança

Quando se fala de segurança, a primeira ideia que nos vem à cabeça é a segurança física do condomínio. Diante dessa abordagem, qual o benefício de se ter o condomínio online em uma plataforma de gestão como a Condobox? Basicamente, essa tecnologia contribui para o monitoramento do perímetro, uma vez que ele pode ser feito também pela internet.

Outra vantagem que pode ser desconsiderada pelos gestores, mas que é muito importante, é a segurança da informação. Já reparou que, nos últimos anos, vimos nos jornais inúmeras notícias sobre ataques cibernéticos, vazamento de informações bancárias e outros crimes virtuais? Por isso, não se pode negligenciar a segurança dos dados e o sigilo de informações.

Com o condomínio online, os sistemas fornecem segurança virtual. Em geral, eles são baseados em nuvem (modelo de armazenamento), que conta com a tecnologia da criptografia oferecida pelo provedor do serviço. É uma ótima solução para o síndico, que consegue armazenar dados e informações do condomínio, dos moradores, dos prestadores de serviços e dos demais usuários de forma segura e online. O risco de perda ou extravio de documentos é muito menor.

Condomínio online: 8 tarefas que podem ser otimizadas com o uso da Condobox

Gestão financeira

A gestão financeira condominial é um problema grave em muitos locais. A inadimplência dificulta o bom trabalho do administrador, que precisa fazer milagres com o dinheiro para conseguir manter os serviços básicos. Felizmente, ter o condomínio online pode auxiliar bastante em todas as tarefas relacionadas às finanças, contribuindo para o bom funcionamento do local.

Na Condobox, o módulo “Financeiro” traz funcionalidades que simplificam a rotina de entrada e saída de recursos (fluxo de caixa). É possível realizar previsões orçamentárias e gerenciar os gastos rotineiros do condomínio. Veja:

  • Informações sobre a taxa condominial: funcionalidade que permite o controle sobre as despesas ordinárias do condomínio, bem como seu rateio, a elaboração de cartas de cobrança e de recibos. Também é possível ter a comunicação direta com os condôminos sobre o assunto;
  • Fluxo de caixa: o síndico pode controlar o fluxo de caixa no sistema, realizando o lançamento individual de despesas e receitas, o fechamento mensal, a conciliação bancária e a baixa em lote;
  • Emissão de relatórios financeiros: é possível emitir relatórios detalhados, que contribuem para visualizar a saúde das finanças do condomínio e a tomada de decisões;
  • Controle das contas bancárias e dos lançamentos relativos a elas.

Esse módulo também é muito importante para a transparência na gestão, especificamente quanto à prestação de contas do condomínio e à disponibilização de documentos financeiros. Há boas formas de realizar essas tarefas, de modo que os condôminos compreendam as nuances dessa prestação. Dentre elas, estão a exposição em assembleia (obrigatória), a auditoria preventiva, a apresentação do balancete. Mas o condomínio online também se encaixa.

A plataforma da Condobox pode ser utilizada para a comunicação com os condôminos e a disponibilização da prestação de contas mensal. É possível colocar no sistema documentações da gestão financeira, como quitação de contas diversas e notas fiscais. O acesso à informação fica garantido dessa forma.

Controle de inadimplência

Um ponto que merece destaque por sua importância é o controle de inadimplência. Reconhecidamente, essa é uma das atividades mais difíceis que o síndico pode executar, seja pela reação do devedor ou pela dificuldade que a ausência desses recursos provoca.

Esse controle também é facilitado com a existência de um condomínio online. O módulo financeiro da Condobox permite ao gestor ter controle sobre o pagamento da taxa condominial pelos condôminos em tempo real.

Os moradores recebem o boleto diretamente no e-mail e podem pegar uma segunda via pelo sistema quando necessário. O administrador, por sua vez, sabendo da inadimplência em tempo real, pode tomar medidas para resolver o problema de forma mais rápida.

Condomínio online: 8 tarefas que podem ser otimizadas com o uso da Condobox

Gestão de pessoal no condomínio online

Uma tarefa que pode ser exaustiva para o administrador do condomínio é a gestão de pessoal. Ter o condomínio online pode facilitar bastante. Na Condobox, o síndico pode usufruir do módulo “Funcionários”, com as seguintes funcionalidades:

  • Cadastrar todos os funcionários, bem como os contratos em vigor, com as respectivas datas de início e término;
  • Enviar comunicado aos funcionários, de forma ampla ou para pessoas determinadas;
  • Controlar as férias e períodos de licença dos funcionários.

Vale destacar que no módulo “Portaria” é possível fazer o registro de ponto (entrada e saída), o que aumenta o controle sobre os funcionários.

Gestão de mão de obra terceirizada

Muitos síndicos se perguntam se o condomínio online possibilita o controle de mão de obra terceirizada. Sem dúvidas. Como apontamos anteriormente, a plataforma de gestão condominial faz o controle de acesso de todos que ingressam no condomínio, o que inclui prestadores de serviços. Além disso, realiza o cadastro e os contratos com os terceirizados em um só lugar. Isso facilita não só a gestão da mão de obra, como também a gestão de contratos e o acompanhamento de resultados.

Comunicação com condôminos

A comunicação com os condôminos, quando falha, leva à desconfiança. E nenhum síndico consegue trabalhar bem nestes casos. Por isso, o condomínio online pode auxiliar bastante nesse ponto, otimizando o diálogo com todos os usuários do local.

A Condobox possui um módulo específico para isso, chamado “Atendimento”. Ele se destina à comunicação com os usuários sobre problemas no condomínio. Qualquer pessoa cadastrada no sistema pode registrar ocorrências de forma rápida e fácil, bem como reclamações e solicitações. Assim, o síndico receberá alertas quando existirem pendências que precisam ser resolvidas.

Existe um morador que deseja fazer uma solicitação de atendimento para sua unidade ou para o condomínio? É possível realizar pelo sistema, de modo que o gestor é informado rapidamente para tomar as devidas providências e resolver o problema. Essa agilidade na comunicação também cria confiança na gestão.

Existe uma “área do condômino” em que cada morador pode acessar a ferramenta de forma personalizada, por meio de usuário e senha exclusivos. Todas as ações de seu interesse podem ser realizadas dentro do sistema, inclusive fazer reclamações e denúncias.

Além disso, a plataforma de gestão condominial também tem, no módulo Portaria, o item de achados e perdidos. É um módulo que registra e controla os objetos encontrados no condomínio. Se você esqueceu sua garrafinha na academia ou o óculos de sol na piscina, basta acessar o Achados e Perdidos para verificar por lá. Ao síndico caberá dar baixa no objeto que já foi devolvido, evitando confusão e desentendimentos.

Condomínio online: 8 tarefas que podem ser otimizadas com o uso da Condobox

Reserva e manutenção de áreas comuns

Quantas vezes você já presenciou uma confusão entre condôminos, porque o porteiro reservou o salão de festa no mesmo dia? Essa é uma típica situação recorrente nos condomínios, o que se torna uma dor de cabeça para o síndico. Se você quer otimizar a tarefa de reservas e agendamentos das áreas comuns, o condomínio online é uma ótima saída.

Na ferramenta, cada morador pode acessar as datas e os horários disponíveis. Basta escolher, pela plataforma, o dia que mais lhes agrada. Se ele estava pretendendo realizar uma festa no dia 10, mas já tinha marcação anterior, ele será notificado em caso de cancelamento de reserva. Simples, não?

Além de evitar as confusões decorrentes das agendas coincidentes dos espaços comuns, a reserva online facilita a vida do condômino, que não precisa sair de casa para fazer o agendamento. Do mesmo modo, ele não ocupa o síndico ou o responsável pelas reservas (normalmente o porteiro ou o zelador) para essa tarefa burocrática.

Uma boa plataforma de gestão, como a Condobox, disponibiliza as regras de uso dos espaços, o número máximo de reservas simultâneas, os dias e horários de funcionamento, o tempo mínimo para cancelamento e outras opções. Se uma data já foi reservada para a churrasqueira, ela aparece bloqueada para o condômino.

Por fim, o módulo realiza o controle de chaves e cria um relatório de vistoria dos espaços comuns. Ou seja, ele inicialmente registra a entrega e a devolução das chaves dos espaços, tornando o trabalho do síndico mais fácil, pois sabe exatamente com qual morador está cada chave. Ao final de cada utilização, realiza a vistoria e emite o relatório.

A Condobox não faz somente a reserva das áreas comuns, como também traz o módulo “Manutenção”. Por meio dele, o síndico pode:

  • Cadastrar ordens de serviço online, equipamentos (fornecedor, modelo, fabricante e período de manutenção) e bens do condomínio;
  • Visualizar se é preciso executar inspeções ou vistorias nos equipamentos e bens, uma vez que alguns deles precisam de manutenção ou revisão periódica;
  • Agendar tarefas de inspeção, vistoria e manutenção pelo sistema;
  • Solicitar orçamentos aos fornecedores;
  • Realizar o controle de estoque, determinando qual a quantidade mínima possível, de modo que a ferramenta emite uma notificação quando o limite é atingido.

Produtividade e convocação de assembleias

A participação em assembleias de condomínio sempre é um ponto crítico. O síndico tenta otimizar a tarefa da convocação de inúmeras formas para tentar ampliar a presença nas deliberações e evitar conflitos. Com uma plataforma de gestão de condomínio, o síndico ou a administradora disponibilizam informações importantes e documentos para a consulta de todos os moradores.

Cada morador pode refletir sobre os dados apresentados, elaborar perguntas, tirar ideias com o gestor, trocar informações com os vizinhos e estar mais bem preparado para as assembleias. O resultado dessa preparação é uma reunião produtiva, que realmente faz diferença na vida condominial.

Tome como exemplo o aumento de taxa de condomínio. É possível disponibilizar previamente a planilha de custos e os respectivos orçamentos. Na reunião, os condôminos já chegarão informados, sem perder tempo para explicar os motivos do reajuste da taxa.

Por meio da Condobox, o síndico pode convocar a assembleia de condomínio e enviar alertas aos condôminos sobre a data da reunião. Algumas funcionalidades que facilitam a gestão das assembleias são:

  • Assembleia virtual, o que aumenta consideravelmente a participação;
  • Acesso simples e eficaz aos documentos do condomínio;
  • Envio de informações aos condôminos por e-mail;
  • Quadro de avisos virtual do condomínio;
  • Comunicação privativa entre vizinhos.

Condomínio online: 8 tarefas que podem ser otimizadas com o uso da Condobox

Gestão administrativa

Otimizar a gestão administrativa é otimizar tudo! Afinal, o síndico ou a administradora possuem atribuições legais em relação ao condomínio e aos moradores que devem ser executadas diariamente. Com o condomínio online, baseado em uma plataforma como a Condobox, todos os âmbitos podem ser amparados.

Quanto às atividades diárias, ela permite a criação de uma lista de tarefas, com atribuição de responsabilidade, nível de importância, para para execução e anexo de documentos. Isso inclui inclusive as obras, que possuem um módulo particular que inclui todas as informações necessárias sobre as obras no condomínio. Os moradores podem acessar o sistema para saber custo previsto, datas de início e fim, tipos de serviços que serão executados e o responsável técnico.

Quer evitar transtornos com mudanças? Basta acessar o módulo que possibilita ao gestor comunicar aos moradores sobre o dia e horário das mudanças de outro condômino. É possível também criar advertências e outras notificações online para as unidades, e cada condômino pode visualizar suas notificações na plataforma. Esses dados ficam armazenadas no sistema para controle e histórico.

Além disso, ter um condomínio online na plataforma da Condobox ainda possibilita:

  • Bloqueios para inadimplentes: controla e automatiza os bloqueios de atividades (debates, votações etc.) para condôminos devedores.
  • Consumos: o consumo de água, gás ou outro insumo é informado aos moradores, sendo que é possível registrar o consumo geral e o individualizado (bloco, unidade ou grupo de unidades).

O condomínio online é uma grande vantagem para o gestor, pois vê uma otimização em todas as suas tarefas. Com o aumento da produtividade em atividades mais burocráticas, possui mais tempo para cuidar das estratégias do condomínio, garantindo o bem-estar dos moradores e a funcionalidade da edificação.

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