Controle de mão de obra terceirizada: 7 dicas!

Controle de mão de obra terceirizada: 7 dicas!

A terceirização em condomínios é uma prática que pode ser adotada pelo síndico ou pela administradora para otimizar a gestão de pessoal. Porém, a partir do momento em que ela existe, é preciso ter um controle de mão de obra terceirizada eficiente. Isso porque, apesar de a direção da atividade dos terceirizados ser da empresa contratada, o condomínio possui algumas responsabilidades.

Pensando nisso, veja algumas dicas para realizar um bom controle de mão de obra terceirizada. Antes disso, entenda como funciona a terceirização e quais são seus benefícios para o condomínio!

Terceirização

As últimas mudanças nas leis trabalhistas trouxeram uma novidade para a terceirização. Agora, é possível terceirizar inclusive as atividades-fim de uma empresa. Para o condomínio, essa modificação não foi relevante, já que não existe uma atividade principal, e qualquer empregado poderia ser contratado de terceirizados.

Cabe, porém, fazer alguns recortes das regras de terceirização que se aplicam ao condomínio, como responsabilidade subsidiária e limites da terceirização.

Responsabilidade subsidiária do contratante

Um condomínio deve fazer um controle de mão de obra terceirizada não somente para otimizar a prestação do serviços. O síndico deve ter em mente que a empresa contratante, no caso o condomínio, é considerado, por lei, responsável subsidiário da prestadora de serviços. E o que isso significa?

Durante o período da prestação dos serviços, o condomínio deverá arcar subsidiariamente com as obrigações trabalhistas e previdenciárias daqueles funcionários. Se a empresa contratada não cumprir as obrigações em relação a seus funcionários, o condomínio poderá ser acionado pelo trabalhador na Justiça.

Isso ocorre porque a lei brasileira considera que a contratante deve escolher uma terceirizada com capacidade econômica compatível à execução dos serviços. Se ela não cumpre suas obrigações, o condomínio assume as consequências pelo erro de escolha. Além disso, a lei destaca que é obrigação da contratante dos serviços fiscalizar a empresa terceirizada quanto ao cumprimento de suas obrigações trabalhistas.

Daí a importância de ter um controle de mão de obra terceirizada eficiente, evitando a responsabilização subsidiária.

Limites da terceirização

Antes de pensar em realizar o controle de mão de obra terceirizada, o síndico deve se preocupar em realizar contratações de forma legal. A lei da terceirização traz dois limites importantes, que é a repressão à pejotização e à mercantilização do trabalho.

Em suma, imagine que você tem um funcionário responsável por serviços gerais, mas pretende terceirizar a função. Você não poderá demitir o empregado do condomínio para, em seguida, contratá-lo como pessoa jurídica. Deverá esperar, no mínimo, 18 meses antes de contratá-lo.

Este mesmo prazo aparece em outro limite: ex-funcionário da empresa (ou condomínio, no caso), deve esperar 18 meses após a demissão para prestar serviços ao ex-empregador na condição de empregado da empresa terceirizada. É a repressão à intermediação de mão de obra.

Controle de mão de obra terceirizada: 7 dicas!

Benefícios da terceirização

Quando o síndico pensar em terceirizar os serviços do condomínio, entende que a medida pode trazer benefícios importantes para sua gestão. De fato, é possível verificar vantagens que podem tornar a administração condominial mais eficaz. Veja!

Fazer uma gestão estratégica no condomínio

A terceirização permite ao síndico alcançar melhores resultados ao realizar uma gestão estratégica no condomínio. Isso ocorre, porque ele delegará à empresa contratada algumas funções de gestão de pessoal. O controle de mão de obra terceirizada ainda deverá ter sua atenção, mas é a prestadora de serviços a responsável por dirigir a atividade de seus empregados e por se preocupar com padrões de qualidade e prazos.

Com isso, o síndico pode direcionar experiência, conhecimento, empenho e energia a uma administração estratégica. Ele terá mais tempo para pensar em ações cruciais para beneficiar a coletividade.

Ter profissionais e equipes especializados

Outro benefício da terceirização de serviços é contar com profissionais e equipes especializados e capacitados para realizar determinada tarefa. Tome como exemplo o auxiliar de serviços gerais. Em um condomínio, é muito comum que esses empregados tenham experiência prática em pequenos reparos. Mas não saberiam realizar atividades complexas com mais precisão e propriedade.

Em determinadas situações, a terceirização se torna a melhor saída para a execução de tarefas mais profissionais, que exigem do trabalhador um conhecimento técnico mais avançado.

Além de ser beneficiado com um serviço especializado e profissional, há ainda a vantagem de não ter custos com treinamentos internos, o que são obrigação da empresa prestadora.

Reduzir custos operacionais

Já parou para pensar quanto você gasta com cada funcionário? Encargos, recolhimentos, tributos e direitos oneram bastante a folha de pagamento do condomínio, seja durante o contrato de trabalho ou na rescisão.

Por isso, em alguns casos, o síndico opta por repensar as contratações diretas e adota a terceirização. O controle de mão de obra terceirizada será feito normalmente em conjunto com a empresa prestadora, mas esta será a única responsável por arcar com os custos trabalhistas e previdenciários. Caberá ao condomínio somente o pagamento de uma taxa mensal à empresa.

Otimizar o tempo

Um ponto muito positivo da terceirização de serviços é a otimização do tempo do síndico e dos profissionais do próprio condomínio. É verdade que existem alguns empregados que é recomendável serem internos, como zelador. Alguns condomínios fazem questão que o porteiro também seja, dada sua importância em toda a gestão interna. Mas terceirizar outras funções mais operacionais ajuda a administrar melhor o tempo, uma vez que as empresas prestadoras tomam a frente em algumas tarefas.

Isso evita a sobrecarga de trabalho e fomenta a divisão mais adequada de responsabilidades, além de profissionalizar processos, impactando na produtividade e na satisfação dos condôminos. Mas, mais uma vez, cabe destacar que, mesmo com o tempo otimizado, o síndico deve ficar atento para realizar um bom controle de mão de obra terceirizada, com o objetivo de supervisionar, acompanhar rotinas e indicadores de performance.

Controle de mão de obra terceirizada: 7 dicas!

Controle de mão de obra terceirizada

Para usufruir dos benefícios da terceirização, o síndico ou a administradora de condomínios deve realizar o controle de mão de obra terceirizada de forma eficiente. Respeitando os limites da medida e tendo ciência da responsabilidade subsidiária, é esse controle que contribuirá para uma prestação de serviços otimizada.

Para que ele seja bem feito, há práticas importantes que devem ser adotadas, como escolher com cuidado o prestador de serviços, delimitar bem as funções em contrato, dar tratamento igual aos terceirizados e adotar um software de gestão de condomínio.

Escolha o prestador de serviços com cuidado

A primeira e valiosa dica para fazer um bom controle de mão de obra terceirizada é escolher o prestador de serviços com cuidado. Isso deve ocorrer para que as tarefas sejam executadas conforme a expectativa e a necessidade do condomínio. E, conforme já apontamos, para que todas as obrigações sejam pagas corretamente, evitando assim a responsabilidade subsidiária do condomínio por eventuais dívidas.

Uma má contratação pode colocar o controle de mão de obra terceirizada a perder, uma vez que a empresa que fornece os funcionários é responsável pelo treinamento e pela direção do trabalho. Se ela não for qualificada, com compatibilidade econômica suficiente para a execução do serviço, o síndico terá problemas.

Para escolher um bom prestador de serviços, o síndico deve se atentar aos seguintes pontos:

  • Detalhar as necessidades internas: tenha em mente exatamente quais serão as funções e as tarefas a serem terceirizadas, bem como o padrão de qualidade, as responsabilidades e as entregas. A partir disso, será possível buscar orçamentos e propostas realistas.
  • Buscar feedbacks no mercado: redes sociais, sites de reclamação, sindicatos patronais e profissionais, órgãos de defesa do consumidor, entidades do setor e ex-clientes devem ser consultados antes de contratar uma empresa prestadora de serviços.
  • Analisar a capacidade de atendimento: a terceirização depende de a contratada ter capacidade econômica e estrutura para atender às necessidades e demandas do condomínio. Por isso, o síndico deve procurar saber se profissionais são capacitados e experientes para executar as tarefas.
  • Verificar a regularidade da empresa: certidões negativas da empresa e comprovantes de idoneidade financeira são a forma de garantir que a contratada está está em dia com as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, evitando a responsabilização do condomínio.
  • Comparar orçamentos e propostas: uma medida de responsabilidade financeira do síndico é comparar orçamentos e propostas. Eles devem ser apresentados em assembleia quando envolver grande despesa. É preciso saber avaliar os documentos para que o menor preço não seja o único fator a ser avaliado. O importante é ter uma proposta em mãos que atenda às necessidades com qualidade, cuja empresa seja regularizada e esteja em dia com suas obrigações, além de apresentar bom custo benefício.

Faça contratos claros

O controle de mão de obra terceirizada também depende da elaboração de contratos claros entre as partes. É nele que estão as principais regras da relação, com todas as questões objetivas, normativas e legais. Se o condomínio quer garantir uma parceria de sucesso com a prestadora de serviços, esse é o primeiro passo. Um bom contrato de terceirização deve ter:

  • Detalhamento de todos os direitos e deveres das partes;
  • Apontamento detalhado do objeto do contrato, com as respectivas funções a serem exercidas pelo funcionário contratado;
  • Aplicação de penalidades em caso de descumprimento do contrato por ambas as partes;
  • Cláusulas facultativas, como o pagamento de bônus ao funcionário terceirizado em determinados casos;
  • Cláusulas que abordem aumento ou adequação nas demandas, e outras variáveis;
  • Cláusulas sobre pagamento (forma, prazo etc.).

Acompanhe de perto os colaboradores terceirizados

A responsabilidade maior pela prestação dos serviços terceirizados é da empresa contratada. Entretanto, o condomínio ainda tem o dever de fiscalizar o cumprimento das obrigações por parte dela. Por este motivo, o controle de mão de obra terceirizada depende de o síndico acompanhar de perto o cumprimento do contrato.

Isso envolve verificar documentos acerca da regularidade das obrigações trabalhistas e previdenciárias, bem como atribuir ao zelador a fiscalização do trabalho em si. Ao acompanhar de perto se os procedimentos acordados em contrato estão sendo cumpridos corretamente, o síndico pode ter um diálogo mais qualificado com a empresa prestadora em caso de falha na execução.

Preze pela comunicação interna

Uma comunicação de qualidade é essencial para gestão de qualquer equipe. Não à toa, o controle de mão de obra terceirizada dependerá diretamente de o síndico ter uma comunicação interna eficiente com todos os funcionários. Transparência e eficiência é a base para que os serviços sejam corretamente executados. Para isso, é preciso compartilhar informações, definir prioridades e abrir um canal de troca de ideias e sugestões para melhorias nos processos.

Mas não é a empresa prestadora de serviços responsável por dirigir seus funcionários? Sim. Ela sempre será aquela que deve ter um diálogo mais franco com o síndico sobre a execução do trabalho. Ele pode, inclusive, ter um empregado do condomínio responsável por ser a interface entre a gestão interna e a empresa terceirizada. Essa medida facilita a comunicação e o acompanhamento dos resultados.

Porém, ainda que a comunicação principal seja entre os contratantes, não há impedimento para o administrador do condomínio em estimular o diálogo direto com os terceirizados para otimizar as atividades e escutar suas demandas.

Controle de mão de obra terceirizada: 7 dicas!

Tenha expectativas realistas

O síndico do condomínio pode adotar a terceirização por diversos motivos. Entretanto, deve ter ciência de que os funcionários terceirizados não resolverão todos os problemas existentes no local. Eles são contratados para atribuições específicas, que estão detalhadas no documento. Por isso, o controle de mão de obra terceirizada deve ser feito dentro de uma expectativa realista, em conformidade com o contrato.

Dê igual tratamento aos terceirizados

Um dos pontos mais importantes sobre controle de mão de obra terceirizada é o tratamento igualitário dado aos terceirizados em comparação com os empregados do condomínio. Nem seria precisa falar que qualquer profissional merece respeito e que não pode ser discriminado. Além disso, incentivar o senso de pertencimento, o comprometimento e o engajamento deles é benéfico para todos, já que se trabalha em prol dos mesmos objetivos.

Mas a verdade é que a própria lei da terceirização obriga a contratante ou tomadora do serviço a tratar de forma igual os funcionários terceirizados que executam serviços em suas dependências. É exatamente o que acontece no condomínio.

A norma dispõe que “é responsabilidade da contratante garantir as condições de segurança, higiene e salubridade dos trabalhadores, quando o trabalho for realizado em suas dependências ou local previamente convencionado em contrato”.

E o que isso significa? Que os funcionários terceirizados:

  • Serão treinados adequadamente pela contratante quando a atividade demandar;
  • Têm direito a receber atendimento médico ou ambulatorial, seja nas dependências da contratante ou em local por ela designado;
  • Devem ter instalações adequadas para a prestação do serviço;
  • São destinatários de todas as medidas de proteção à saúde e à segurança no trabalho;
  • Devem receber a mesma alimentação oferecida nos refeitórios ao empregado do condomínio;
  • Pode utilizar os serviços de transporte eventualmente assegurados aos empregados internos.

Use uma ferramenta de gestão

A dica mais valiosa para o síndico realizar um bom controle de mão de obra terceirizada é utilizar uma ferramenta de gestão de condomínios. Com o auxílio da tecnologia, a gestão de pessoal fica muito mais descomplicada, já que qualquer registro pode ser feito online, sem precisar de documentos físicos ou papel.

Todos os contratos com os prestadores de serviços podem ser armazenados em um só lugar. E essa é a melhor forma de ter uma visão global sobre o funcionamento da gestão de pessoal do condomínio. Com os dados centralizados, há transparência e a eficiência na gestão de pessoal.

Com uma plataforma moderna, como a Condobox, o síndico consegue cadastrar todos os prestadores de serviços e trabalhadores terceirizados. Dados de contato, contrato em vigência e as observações sobre a prestação do serviço ficam em um só lugar. Isso o possibilita a fazer uma gestão de contratos eficaz e a acompanhar resultados de perto.

Além disso, o sistema preza pela boa comunicação, permitindo o envio de comunicado aos funcionários.

Já pensou em como pode ser mais fácil realizar o controle de mão de obra terceirizada com essas dicas? Dentre elas, não se esqueça de investir em uma plataforma de gestão condominial, que pode tornar o processo mais simples e prático.

Ainda não conhece a Condobox? Veja como ela pode profissionalizar a gestão condominial!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *