Despesas do condomínio: Como dividi-las?

Despesas do condomínio: Como dividi-las?

A divisão de despesas do condomínio é um assunto que gera muita dúvida aos moradores. Existem diversas contas a serem pagas, e é comum que elas apareçam de última hora. Afinal, emergências acontecem. Mas como é feita a divisão de contas?

O primeiro ponto que deve ser entendido são os tipos de despesas do condomínio. Em seguida, a periodicidade com que elas devem ser pagas. E se não forem pagas? É atribuição do síndico combater a inadimplência.

Os condôminos devem ter consciência de que interferem no planejamento anual de despesas do condomínio. Senão, quando vier a prestação de contas, a situação não estará nada agradável.

Veja a seguir os principais pontos sobre os assuntos que norteiam as despesas do condomínio!

Despesas do condomínio

O elevador precisa de manutenção periódica. Uma tempestade arrancou parte da proteção que existia na garagem, que deve ser reparada. A equipe de limpeza não está dando conta da demanda e deve ser ampliada. Todas essas questões geram despesas para o condomínio. Viver em coletividade é tentar conciliar todos os interesses possíveis, mas muitos demandam gastos.

Porém, perceba que, nessa pequena amostra de situações reais em um condomínio, listamos necessidades que se repetem no tempo e outras que são excepcionais. Ou seja, há despesas do condomínio que têm periodicidade definida, enquanto outras ocorrem pontualmente.

Isso tem tudo a ver com os tipos de despesas do condomínio.

Tipos de despesas do condomínio

Despesas ordinárias

Despesas ordinárias são aquelas necessárias à rotina do condomínio, à sua administração periódica. São elas:

  • Pagamento de pessoal: despesas com funcionários, nas quais se incluem todos os encargos trabalhistas, os salários, as contribuições sociais (vale transporte, uniformes, EPI) e previdenciárias (INSS, FGTS etc.) dos empregados do condomínio;
  • Consumo de água e esgoto, luz, gás e internet;
  • Despesas com manutenção e conservação de equipamentos: antenas coletivas, extintores, caixa d’água, porteiro eletrônico, elevadores, instalações e equipamentos elétricos, mecânicos, hidráulicos e de segurança, assim como equipamentos destinados ao lazer e à prática de esportes de uso comum;
  • Despesas com limpeza, conservação e pintura das dependências de uso comum e instalações, incluindo os materiais necessários;
  • Gastos com reparos em dependências e instalações hidráulicas e elétricas de uso comum;
  • Rateios de saldo devedor, exceto se ele corresponder a período anterior ao início da locação (no caso do locatário);
  • Despesas administrativas, que se relacionam à atividade de administração do condomínio pelo síndico ou pela administradora (material de escritório, custas de registros etc.);
  • Reposição do fundo de reserva que eventualmente for utilizado para custear ou  complementar outras despesas ordinárias;

Perceba que nem todas as despesas ordinárias são mensais. Algumas, como o seguro, são anuais, mas o síndico pode optar por pulverizar os valores durante o ano. Essa decisão pode ser feita em assembleia, para que os condôminos escolham o que é melhor para si.

Despesas extraordinárias

Despesas extraordinárias são aquelas que não correspondem aos gastos rotineiros de manutenção do edifício. Elas acontecem pontualmente, por serem imprevisíveis, mas é importante que o condomínio esteja pronto para quando elas ocorrerem. São exemplos de despesas extraordinárias:

  • Pintura das fachadas, empenas, poços de aeração e iluminação, bem como das esquadrias externas;
  • Vazamentos e infiltrações;
  • Obras de reformas ou acréscimos que interessem à estrutura integral do imóvel;
  • Substituição de equipamentos da área comum;
  • Indenizações trabalhistas e previdenciárias decorrentes da dispensa de empregados ou do inadimplemento de tais obrigações;
  • Obras destinadas a repor as condições de habitabilidade do edifício;
  • Despesas de decoração e paisagismo nas partes de uso comum;
  • Instalação de equipamento de segurança e de incêndio, de telefonia, de intercomunicação, de esporte e de lazer;
  • Constituição de fundo de reserva.

Ainda que digam respeito a imprevistos ou a obras destinadas a melhorar a infraestrutura do condomínio, esses custos devem integrar planejamento anual de despesas do condomínio.

Obras no condomínio

Dentro das despesas extraordinárias, estão muitas obras que devem ser realizadas no condomínio. Entretanto, o síndico não pode utilizar os recursos da forma como bem entender. Muitas hipóteses descritas dependem de aprovação em assembleia. Veja:

  • Obras necessárias: conservam a coisa ou impedem sua deterioração, como pintura de fachada, obras de acessibilidade ou reparos elétricos/hidráulicos. Se forem urgentes e não demandarem gastos excessivos, não há necessidade de aprovação em assembleia. Se não forem urgentes, a maioria dos presentes na assembleia deve aprovar as obras;
  • Obras úteis: facilitam ou aumentam o uso da coisa, como instalação de sistema de segurança ou implantação de medição de água individual. Tais obras dependem de aprovação da maioria de todos os condôminos;
  • Obras voluptuárias: são obras destinadas ao mero deleite ou prazer, que não aumentam o uso habitual da coisa. Exemplos fáceis são a reforma de áreas comuns para deixá-las mais bonitas. Elas demandam aprovação de 2/3 de todos os condôminos.

Contas do condomínio em dia

Um bom gestor deve trabalhar para manter as contas do condomínio em dia. Para tanto, precisa combater a inadimplência dos condôminos e saber em quais casos a coletividade é responsável por pagar determinada despesa.

Inicialmente, cabe destacar que o Código Civil prevê que um dos deveres do condômino “é contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário na convenção”. Se ele não pagar sua contribuição, “ficará sujeito aos juros moratórios convencionados ou, não sendo previstos, os de um por cento ao mês e multa de até dois por cento sobre o débito”.

Da mesma forma, é dever do síndico cobrar dos condôminos a taxa condominial, que diz respeito às despesas ordinárias do condomínio. Mesmo assim, muitos locais convivem com uma alta inadimplência. Além de adotar medidas para combatê-la, o síndico deve realizar uma previsão a seu respeito quando realizar o planejamento anual de despesas do condomínio.

Quando a inadimplência não é considerada, o síndico corre o risco de se ver em apuros quanto ao pagamentos das contas. Comprometer uma verba que é destinada especificamente à conservação ou manutenção do condomínio em decorrência da inadimplência pode ser desastroso.

Por isso, na hora de planejar, o síndico pode se basear na taxa de inadimplência existente, do ano anterior, ou estimar 10% de inadimplência.

Outro ponto importante que o síndico deve saber para manter as contas do condomínio em dia é saber quando a coletividade é responsável por um gasto. No Código Civil, há uma previsão que esclarece a questão: “As despesas relativas a partes comuns de uso exclusivo de um condômino, ou de alguns deles, incumbem a quem delas se serve”.

É o caso da cobertura de um edifício ou do quintal do apartamento do térreo. Apesar de serem consideradas tecnicamente áreas comuns, somente os moradores podem usufruir. Neste caso, qualquer intervenção nestes espaços é de responsabilidade do proprietário ou morador.

Mas e no caso de locação? Quem será responsável pelas despesas?

Locação

A Lei do Inquilinato (Lei nº 8.245/91) traz todas as disposições sobre os contratos de locação. É também nela que há previsão sobre o pagamento das despesas ordinárias e extraordinárias no condomínio em caso de locação.

O locador será responsável pagar as despesas extraordinárias, que ocorrem de forma imprevisível. Isso acontece porque elas são destinadas à valorização e à manutenção do imóvel. E quem se aproveita disso diretamente é o proprietário.

A exceção fica por conta das despesas com indenizações trabalhistas e previdenciárias decorrentes da dispensa de empregados ocorrida após o início da locação. Neste caso, o inquilino deverá arcar com estes custos, pois foi ele quem contratou o empregado.

Aquele que aluga o imóvel deverá pagar as despesas ordinárias, rotineiras, já que se referem à manutenção do dia a dia do condomínio. Ele também participará do rateio de saldo devedor e da reposição do fundo de reserva referente ao período durante a locação. Caso isso ocorra em período anterior à locação, a responsabilidade do pagamento será do locador.

Planejamento anual de despesas

Para compreender de forma abrangente a divisão de despesas do condomínio, é preciso entender como é feito um planejamento anual dos gastos. Essa é uma atribuição do síndico ou da administradora, fundamental para determinar o valor da taxa condominial.

Para realizá-lo, o síndico deve:

  • Englobar os gastos fixos do condomínio (despesas ordinárias);
  • Projetar os gastos variáveis (despesas extraordinárias), ainda que sejam imprevisíveis; Considerar o fundo de reserva e o fundo de obras;
  • Analisar os reajustes provenientes de contrato.

Tomar como base a planilha de gastos do período anterior é um bom início, mas é preciso ter em mente um valor a mais, considerando possíveis mudanças e a inflação do período. Por fim, o síndico deve lembrar que toda alteração ou aumento nas despesas do condomínio demanda convocação de assembleia para esclarecer tudo aos condôminos.

Fundo de reserva

Alguns condomínios possuem um fundo de reserva, instituído e regulamentado pelas leis condominiais, em especial pela Convenção, ou excepcionalmente por deliberação em assembleia.

Esse fundo é uma espécie de poupança que será usado futuramente para despesas emergenciais, imprevisíveis e indispensáveis ao bom funcionamento do condomínio. Em outras palavras, serve para manter a oferta de serviços básicos do condomínio.

Um problema no elevador ou no portão da garagem, por exemplo, prejudica a todos e compromete a segurança. Por isso, devem ser resolvidos imediatamente.

O fundo de reserva é constituído com as contribuições dos condôminos. O valor que se paga ao fundo costuma vir discriminado na taxa condominial, pois é comum que se baseie nela (alíquota entre 5% e 10% sobre a taxa). É importante que o montante se mantenha atualizado, o que pode ser feita com a aplicação em poupança.

E, por ser destinado a imprevistos, ele acumula parte da previsão das despesas extraordinárias e integra o planejamento anual de despesas do condomínio. Quando a necessidade aparece, o síndico deve comunicar aos condôminos posteriormente que será necessário repor as despesas.

Fundo de obras

Outro fundo que pode ser criado nos condomínios é o fundo de obras. Em geral, ele é constituído por deliberação em assembleia de condôminos, podendo ser incorporado à convenção. Seu fim específico é arcar com obras de melhoria na infraestrutura do edifício, motivo pelo qual tem duração definida.

Suponha que os moradores apresentaram uma demanda ao síndico de trocar os equipamentos da academia e os brinquedos do parquinho. Ou que pretendem impermeabilizar o piso da garagem e pintar a fachada. Há um fim específico, que será custeado por esse fundo. Quando a obra estiver concluída, ele é finalizado.

Entretanto, mesmo que seja temporário, o fundo de obras deverá ser considerado no planejamento, baseando-se nos orçamentos colhidos pelo síndico.

Análise de contratos e reajuste

Um ponto esquecido pelos síndicos na hora da divisão das despesas do condomínio é o reajuste contratual. Rotineiramente, o gestor realiza contratos de prestação de serviços para manter e conservar o condomínio. Jardinagem, segurança, limpeza da piscina, terceirização e outros contratos são comuns.

Porém, há uma periodicidade de reajuste, e ela deve ser considerada pelo síndico quando for planejar as despesas do condomínio. Há prestadores de serviços que estão há muito tempo em um condomínio, mas seu contrato só reajusta para mais. Com isso, os custos para o gestor só aumentam, e podem ficar fora do preço médio do mercado.

Cabe ao síndico realizar essa análise para avaliar se vale a pena renegociar esses contratos, modificando pontos que não correspondem à realidade do condomínio, ou trocar o fornecedor do produto ou serviço.

Prestação de contas

Quais foram as despesas do condomínio no ano? Uma das obrigações do síndico é apresentar a prestação de contas aos condôminos anualmente (ou quando a assembleia exigir), justificando todas as movimentações financeiras realizadas. Prestar contas é, então, organizar e comprovar as entradas e as saídas de recursos.

Apesar de parecer uma tarefa difícil, o síndico só precisa de muita organização para realizá-la. Em alguns condomínios, há moradores que têm mais conhecimento no assunto que contribuem. Em outros, há previsão de contratação de um contador. Seja qual for a opção, a ideia é demonstrar aos moradores para onde foi o dinheiro.

Antes de fazer a prestação de contas, o síndico deve ter vários relatórios, demonstrando receitas e despesas, orçamento, inadimplência e o balancete mensal (pode ser uma planilha que acompanha os gastos e as receitas mês a mês).

Em suma, o síndico deve separar todas as despesas do condomínio em uma pasta, guardar os comprovantes de receitas, atualizar mensalmente sua planilha com o fluxo de caixa, e deixar tudo isso acessível para todos os moradores.

Algumas práticas são importantes para manter a transparência ao longo do tempo e facilitar a prestação de contas, como:

  • Tenha um arquivo claro e organizado, de preferência virtual, com os comprovantes de pagamento de pessoal, fornecedores de produtos ou serviços;
  • Exija sempre comprovantes de pagamentos de funcionários e seus benefícios, notas fiscais, RPA (recibo de autônomo);
  • Guarde as contas pagas;
  • Trabalhe em cooperação com o Conselho Fiscal, se houver, pois ele contribuir para verificar mensalmente a contabilidade condominial;
  • Envie os balancetes mensais aos condôminos, junto ao boleto de condomínio;
  • Faça a contabilidade separada das despesas ordinárias e das extraordinárias, assim como do fundo de reserva e do fundo de obras, se existirem;
  • Disponibilize as contas do condomínio e todos os documentos relativos ao condomínio (contratos assinados, atas, aditivos etc.) em ambiente eletrônico para consulta;
  • Tenha controle da inadimplência, respeitando a privacidade dos devedores;
  • Elabore uma pasta mensal de prestação de contas, com cópia em ambiente eletrônico;
  • Solicite prévia análise e aprovação das contas pelos membros do conselho fiscal.

Em alguns locais, principalmente os condomínios muito grandes, pode ser necessária a contratação de uma auditoria independente para emitir parecer sobre as contas. Se ficar constatada diferença de valor entre as despesas comprovadas e a arrecadação, lembre-se de que o síndico é o responsável civil e criminal do condomínio.

Controle financeiro com tecnologia

Dificuldades para gerir o fluxo de caixa? Prestação de contas pouco detalhada e sem documentos essenciais? Essas são características de uma gestão financeira feita sem o auxílio da tecnologia. O montante de recursos derivados da taxa condominial é alto, e ele deve ser gerido de forma a satisfazer os interesses da coletividade.

Por isso, qualquer gasto que não atenda aos anseios dos condôminos e que extrapole os poderes do síndico pode gerar dúvidas, afetar sua credibilidade e comprometer a transparência da gestão. O planejamento anual das despesas é fundamental para uma gestão financeira adequada.

Um bom síndico tem consciência dessa importância e sabe que um bom controle financeiro pode gerar mais recursos disponíveis. Assim, há melhores as possibilidades de se investir no próprio condomínio e agregar valor a ele.

Para que o síndico consiga fazer isso de forma efetiva, a tecnologia pode facilitar muito os processos. Para receber as taxas condominiais mensalmente, os moradores devem pagar a taxa por meio de boleto. Um sistema ou um aplicativo de gestão pode disparar automaticamente esses boletos aos condôminos cadastrados. Também é possível acessá-lo para retirar a segunda via, se necessário.

O controle da inadimplência também pode ser realizado por meio dessas ferramentas tecnológicas. Com os dados de pagamento em mãos, o síndico pode fazer uma melhor projeção financeira, tomando decisões de forma fundamentada.

E o que dizer da facilidade de controlar e lançar despesas e receitas previstas, e contar com um alerta de prazos para pagamento de contas e cobrança de débitos? Uma boa ferramenta tecnológica, como a Condobox, permite todas essas facilidades e muito mais, como:

  • Controle do fluxo de caixa, permitindo o lançamento individual de despesas e receitas, o fechamento mensal, a conciliação bancária, e a baixa em lote;
  • Controle de informações sobre taxa condominial, com cálculo do rateio das despesas do condomínio, geração de cartas de cobrança e recibos e comunicação direta com os condôminos;
  • Emissão de relatórios financeiros detalhados, facilitando a visualização da saúde das finanças do condomínio;
  • Controle das contas bancárias e dos lançamentos relativos a elas.

 

Realizar a divisão de despesas do condomínio envolve muitas variáveis. Como mencionado, é preciso compreender quais são as despesas ordinárias e extraordinárias para saber de quem é a responsabilidade pelo seu pagamento. Além disso, dentro dessa segmentação, é preciso se atentar a pontos especiais, como a aprovação de obras em assembleia.

Para manter as contas em dia, o síndico deve cuidar da inadimplência e saber cobrar das pessoas certas. No caso da locação, enquanto o inquilino paga a taxa condominial (despesas ordinárias), o proprietário é o responsável pelas despesas extraordinárias. Se todos pagam corretamente, é mais fácil manter os serviços do condomínio funcionando perfeitamente.

E considerando todos esses pontos, o síndico deve realizar o planejamento anual de despesas do condomínio. Isso envolve a avaliação sobre o fundo de reserva, o fundo de obras e os contratos já firmados. Soma-se a isto a prestação de contas, obrigatória e anual.

Diante de tantas responsabilidades que envolvem esse controle financeiro, é de se imaginar que, sem o auxílio da tecnologia, a dificuldade aumenta muito. O fluxo de caixa de um condomínio é grande e envolve um alto montante de recursos financeiros.

Para que haja eficiência e organização financeira, o ideal é contar com o auxílio de um sistema de administração, como o Condobox. Assim, a divisão e o controle das despesas do condomínio é facilitado, conferindo produtividade e transparência à gestão.

Quer conhecer melhor o Condobox e saber como ele pode ajudá-lo a melhorar a gestão do condomínio? Confira nosso post no blog!

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