Quando pensamos nos direitos e deveres do serviço de administração de condomínio, é comum encontrarmos algumas dúvidas.
Afinal, não é raro que pessoas confundam quais são as tarefas do síndico e quais são as tarefas da administradora.
Para ajudar a entender o papel de cada uma dessas frentes de atuação, decidimos criar um conteúdo contemplando a administradora de condomínio e suas funções.
Continue a leitura.
Quais são os direitos e deveres do serviço de Administração de Condomínio?
Antes de começar a atuar em uma administradora de condomínio, é necessário saber quais são seus direitos e deveres durante a prestação de serviço.
Para os negócios que estão a pouco tempo no mercado e ainda são um pouco inexperientes, não é raro encontrarmos administradores que se confundem com síndicos, e acabam abraçando responsabilidades que não são suas.
Pensando nisso, decidimos pontuar quais são os direitos e deveres do serviço de administração de condomínio, e como atuar da melhor maneira possível.
Funções básicas do administrador de condomínio
O administrador de condomínio atua em diversas frentes: financeira, recursos humanos, administrativa e jurídica.
Antes de começarmos a falar especificamente de cada uma delas, vamos pontuar quais são as funções básicas do administrador:
- pagar e organizar as despesas mensais do condomínio;
- organizar documentos e arquivos de prestação de contas;
- gerenciar a conta corrente;
- gerenciar o fundo de reserva;
- gerenciar as obrigações fiscais;
- gerenciar as obrigações contábeis;
- montar balancetes e demonstrativos de despesas e receitas;
- assessorar o síndico, sempre que necessário, sobre questões contábeis, trabalhistas, judiciais e financeiras;
- emitir boletos para cobrança da taxa condominial;
- elaborar folha de pagamento dos funcionários do condomínio;
- elaborar contratos de trabalho para novos funcionários do condomínio.
Funções da administradora de condomínios na área financeira
A administradora de condomínio é responsável por atuar em vários detalhes do setor financeiro. É preciso estar ciente de cada uma das tarefas para não deixar nenhuma pendência.
São elas:
- organizar e cuidar das contas a pagar;
- ter controle de pessoas inadimplentes no condomínio, cobrando e desenvolvendo relatórios sempre que necessário;
- elaborar os demonstrativos de despesas e receitas do condomínio;
- gerenciar de forma estratégica o fundo de reserva do condomínio;
- caso o condomínio opte pela conta pool, é papel da administradora cuidar da conta;
- fornecer apoio na previsão orçamentária;
- fornecer apoio na prestação de contas.
Funções da administradora de condomínios na área de recursos humanos
Na área de recursos humanos, a administração de condomínios precisa ser bem efetiva. Afinal, como dito anteriormente, é ela quem irá elaborar contratos e lidar com determinadas questões da contratação de funcionários.
Para evitar problemas nas obrigações trabalhistas, as administradoras atuam como:
- responsáveis por elaborar a folha de pagamento dos funcionários do condomínio;
- desenvolvimento e armazenamento dos contratos de trabalho;
- gestão de pagamento de encargos previdenciários.
Existem, ainda, situações em que a administradora fica responsável pela seleção de possíveis novos colaboradores, contratação dessas pessoas e treinamento para a execução do trabalho. No entanto, essas tarefas são consideradas adicionais, e podem aumentar o valor do contrato.
Funções da administradora de condomínios na área administrativa
Na área administrativa, existem outras tarefas que precisam ser consideradas pela administradora:
- emissão e envio de boletos para cobrança da taxa condominial;
- organização da pasta de prestação de contas;
- organização dos documentos do condomínio;
- cumprimento das obrigações fiscais;
- cumprimento das obrigações contábeis.
Funções da administradora de condomínios na área jurídica
Por último, mas não menos importante, existe a atuação das administradoras de condomínio no setor jurídico. A administradora é responsável, nesse caso, por oferecer assistência jurídica para os síndicos sempre que for necessário.
O suporte jurídico oferecido é realizado em casos de inadimplência, por exemplo.
Como comunicá-los de forma eficiente?
Para que a administradora de condomínios consiga atuar sem problemas, é necessário comunicar corretamente para os síndicos e moradores quais são suas responsabilidades e em quais áreas ela pode atuar diretamente.
Uma comunicação eficiente consiste em:
- deixar claro quais são os direitos e deveres do serviço de administração de condomínios;
- comunicar para o síndico da melhor forma possível;
- deixar claro para os moradores e funcionários quem é responsável por cada parte do processo;
- utilizar ferramentas diversas, como e-mail, whatsapp, cartazes e um manual de boas práticas.
Saber quais são os direitos e deveres do serviço de administração de condomínio irá te ajudar a melhorar a sua performance e entregar muito mais valor para os seus clientes.
Uma vez que você possui uma comunicação eficiente e assertiva, deixando claro quem é responsável por cada uma das tarefas, é mais fácil conseguir conquistar a confiança dos síndicos, moradores e funcionários e, a partir daí, executar seu serviço da melhor maneira possível.Quer aprender sobre como organizar a sua rotina e manter as suas tarefas em dia? Veja como a plataforma da Condobox pode te ajudar a otimizar o dia a dia e manter todas as demandas em dia, sem stress!