Erros na gestão de condomínio: veja os quatro principais

Erros de gestão de condomínio: veja os principais

Em um condomínio​, a função de síndico não é para qualquer um. Este cargo exige muita responsabilidade, atenção e organização de quem está à sua frente. Os erros de gestão de condomínio são comuns, e existem diversas situações em que a atenção deve ser redobrada.

Para manter tudo sob controle, é preciso efetuar uma administração eficiente. Isso inclui ter ciência e proatividade em todos os campos da gestão, desde o financeiro até a comunicação. Entretanto, é quase impossível não cometer algum deslize.

Para tentar mitigar esses riscos, apontamos 9 erros de gestão de condomínio que o síndico pode cometer e como solucionar cada um deles.

Desconhecimento das normas aplicáveis ao condomínio

Você sabia que existem algumas leis brasileiras que são aplicáveis ao condomínio? A primeira delas é a Lei nº 4.591/1964, que dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias. Ela abrange muitas situações que devem ser conhecidas pelo síndico para evitar erros de gestão de condomínio.

Porém, existe uma hierarquia das leis brasileiras. Uma lei mais recente torna inválida a lei antiga que trata da mesma matéria. Com o advento do Código Civil de 2002, as disposições da Lei nº 4.591 que contrariam o Código não valem mais. Ou seja, além de conhecer a lei de 1964, o síndico deve compreender as normas que constam na lei de 2002.

Se essas leis possuem regras importantes, é de se imaginar que o desconhecimento sobre elas é um dos gravíssimos erros de gestão de condomínio. O Código trata, por exemplo, das atribuições do síndico e dos deveres do condômino. Como o gestor poderá se comportar dentro da lei se ele a desconhece? Como poderá cobrar uma postura adequada de um usuário se não sabe qual seria ela?

E além das leis, ainda existem as normas internas. É a convenção de condomínio e o regimento interno, que devem ser aprovados em assembleia de condôminos. E essas duas normas aplicáveis ao condomínio devem ser de conhecimento obrigatório pelo síndico.

Convenção de condomínio e regimento interno

A convenção do condomínio é um documento que trata dos assuntos de administração do edifício. Nela, há regras sobre:

  • Fração ideal, área privativa e partes comuns;
  • Finalidade das unidades do edifício;
  • Estrutura de administração do condomínio (síndico condômino, síndico profissional, administradora etc.);
  • Despesas ordinárias e extraordinárias;
  • Regras sobre assembleias de condôminos;
  • Sanções;
  • Regimento interno.

Veja que o regimento interno é parte da convenção de condomínio. Ele será elaborado com normas relativas ao cotidiano, à convivência dos usuários. Dentre as questões práticas que ele trata, tem o uso das áreas comuns, regras sobre mudanças, limite de horário para barulho, procedimentos de reserva de espaços comuns, formas de advertência e multas aos moradores, dentre outras. Sua função é garantir a harmonia e a ordem, prevenindo conflitos e mal-entendidos.

Como é possível efetuar uma boa gestão de condomínio desconhecendo as normas mais práticas que estão nesses documentos? O conhecimento sobre elas é fundamental para que o síndico evite erros de gestão de condomínio e lide com possíveis conflitos que podem surgir no dia a dia.

Um exemplo simples é a cobrança de taxas condominiais. Há uma previsão legal dizendo que isso é um dos deveres dos condôminos. Se está na lei, e o síndico tem conhecimento sobre isso, não há espaço para discussão.

Uma boa forma de resolver esse problema, além de estudar as normas, é informá-las aos moradores. Cada um precisa conhecer as regras de uso do imóvel, as recomendações e as proibições para utilização dos espaços privativos e comuns.

Para tanto, o síndico pode promover reuniões de esclarecimento dos pontos mais controversos. No mesmo sentido, deve entregar uma cópia da convenção e do regimento para cada novo morador. As atualizações nessas normas internas também devem ser comunicadas. Outra boa medida é elaborar uma cartilha de direitos e deveres.

Em suma, quando se fala de erros de gestão de condomínio por desconhecimento das normas aplicáveis, estamos diante de uma administração perdida.

Normas trabalhistas e previdenciárias

Um dos motivos que justifica o desconhecimento das normas aplicáveis ao condomínio é a complexidade de algumas delas. É o caso das normas trabalhistas e previdenciárias. Se o síndico não tiver familiaridade com termos jurídicos, é pouco provável que ele consiga entendê-las. E isso é um grande problema que ocasiona erros de gestão de condomínio.

Os funcionários possuem direitos que devem ser pagos em dia. Se o síndico negligencia esse pagamento ou comete qualquer irregularidade, o condomínio poderá sofrer com ações judiciais. E, como é sabido, os valores das ações trabalhistas e previdenciárias podem ser muito altos, prejudicando o planejamento financeiro.

Para evitar essa situação, o síndico pode optar por contar com um auxílio jurídico para orientá-lo nas contratações de funcionários e prestadores de serviços. Caso queira realizar o controle das obrigações e encargos sem um advogado, será preciso muito conhecimento. Veja a seguir algumas obrigações necessárias:

  • Ter contratos de trabalho e assinar carteira;
  • Respeitar a jornada de trabalho e os intervalos;
  • Curso anual da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), sendo que em condomínios com menos de 51 funcionários, o síndico deve enviar somente um colaborador para o curso;
  • PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) na admissão do funcionários, ou quando houver mudança de função, retorno ao trabalho após demissão ou afastamento por período maior que 30 dias;
  • PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) devem ser feitos anualmente;
  • Seguro de Vida em grupo, que costuma ser feito junto com o seguro condomínio. É preciso consultar a Convenção Coletiva de Trabalho da região.
  • Cadastro no PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador);
  • Pagamento dos encargos trabalhistas e previdenciários mensalmente (INSS, FGTS, PIS, salário, adicionais, horas extras etc.) ou anualmente (férias com acréscimo de ⅓, 13º salário);
  • Declaração anual do Imposto de Renda retido na fonte.

Falta de controle financeiro

Como qualquer empresa, a boa gestão de condomínio depende de uma boa gestão financeira. Ele possui fluxo de caixa (registro de entradas e saídas), uma vez que recolhe taxa condominial e possui gastos com funcionários, manutenção e outros pontos. Um dos erros de gestão de condomínio é exatamente não administrar corretamente suas contas.

O síndico deve saber que não basta acompanhar as movimentações de caixa ou emitir boletos. É preciso envolver os condôminos em decisões, como a formação de fundo de reserva, fundo de obras e outras questões.

Inclusive, a utilização dos fundos do condomínio é um dos pontos que exige atenção redobrada do síndico ou da administradora na gestão de condomínio​, pois esta taxa é dividida de forma diferente entre os moradores.

As despesas ordinárias são pagas pelos inquilinos e as despesas extraordinárias ficam por conta dos donos das unidades, em caso de locação. Quando o proprietário é também morador, é sua responsabilidade. Então o síndico deve saber de quem cobrar cada gasto.

Caso o síndico não realize a devida administração do fundo e retire valores para outros serviços e pagamentos sem autorização em assembleia de condomínio​, ele pode ser obrigado a restituir os valores desfalcados com recurso próprio.

Para evitar estes erros de gestão de condomínio​, o ideal é o síndico procurar identificar problemas com a arrecadação do condomínio, convocar assembleias de condomínio para compartilhar a situação sempre que for necessário e, até mesmo, para a aprovação de aumento na cota do condomínio​, evitando transtornos para todos.

Quanto à desorganização financeira, ele deve se planejar e se disciplinar para conseguir fazer um controle eficiente da entrada e da saída de recurso. O uso de um sistema de gestão pode facilitar bastante a vida financeira do condomínio.

Divulgação indevida de inadimplentes

Um dos erros de gestão de condomínio que o síndico ou a administradora praticam é a divulgação indevida de inadimplentes. Geralmente, os síndicos fixam cartazes com o balancete em locais bastante visíveis, como elevadores e quadros de avisos. Os tribunais brasileiros consideram que essa é uma prática vexatória.

Por isso, ela pode trazer sérios transtornos, como abertura de ação de danos morais contra o condomínio pelo condômino que se sentir lesado e constrangido, o que pode gerar ainda mais prejuízos financeiros.

A opção mais viável que o síndico pode tomar é informar ao condômino sobre a inadimplência por meio dos boletos de pagamento do condomínio ou por comunicados individuais. No caso de lista, ela não deve conter o nome dos devedores, somente o número da unidade em questão, devendo ser divulgada somente entre os interessados (moradores).

O síndico também pode apresentar a lista de inadimplência na assembleia de condôminos, sem mencionar o nome do devedor. Isso porque o espaço é destinado para discussão e deliberação de assuntos de interesse da coletividade, especialmente a situação financeira do condomínio.

E o último cuidado que o síndico deve ter é ter completa certeza de que há uma dívida em aberto. A cobrança indevida do condômino também gera responsabilidade de indenização se ele acionar a justiça.

Falta de comunicação entre síndico e usuários do condomínio

A falta de comunicação entre o síndico e os usuários do condomínio é um problema sério durante sua gestão, pois é um fator que gera desgaste e chateação para todos. Um bom síndico possui a capacidade de ouvir o próximo e de se comunicar bem, o que é esperado por todos os moradores e funcionários.

Ao agir de forma negligente em relação a isso, transmite a impressão de que não há diálogo nem transparência em sua gestão. Se um morador novo não sabe as regras básicas de convivência do condomínio, provavelmente não tem a convenção e o regimento interno. E entregá-los é uma atitude do síndico que se relaciona com essa comunicação. A chance de gerar mal entendidos é enorme.

Imagine que o edifício passará por uma obra de 3 meses. Além de ter passado por todos os trâmites legais necessários (aprovação em assembleia, se for o caso, e apresentação de documentos nos órgãos competentes), é preciso informar as condutas que os moradores deverão adotar nesse período.

Outro ponto que demonstra a fragilidade da comunicação entre o síndico e os moradores é a convocação de assembleia. É preciso utilizar todos os canais possíveis para que tenha uma boa adesão, o que aumenta a legitimidade das decisões. Após as reuniões, é preciso enviar a ata para que todos saibam o que foi discutido e deliberado, ainda que não estivessem presentes.

E o que pode ser feito para que este problema seja solucionado de forma eficiente? Orientar os moradores sobre as formas de entrar em contato com o síndico é uma boa opção. Já ouviu falar em livro de ocorrências? Os condôminos podem utilizá-lo para relatar ao síndico eventual problema no condomínio.

Todas as formas de comunicação no condomínio devem ser transparentes, centralizadas em canais específicos, como site ou e-mail, e acessíveis a todos com o objetivo de facilitar o relacionamento entre síndico ​e morador.

Uma dica bem legal é a realização de plantão no condomínio a cada duas semanas. Esta atividade sempre é bem vista pelos moradores. Caso o síndico não tenha tempo de responder a todos em tempo hábil, é importante deixar claro esta situação ao morador e sempre verificar as prioridades.

Ausência de plano de manutenção preventiva

Em um condomínio, há muitas demandas rotineiras de manutenção que vão além da limpeza dos espaços. Playground, piscina, elevadores, portões, academia e fiação elétrica são alguns dos equipamentos que devem receber atenção periódica de mão de obra qualificada para garantir a segurança dos moradores. É a manutenção preventiva, que é muito mais barata do que a corretiva.

E esse é um dos erros de gestão de condomínio muito comuns, porque o síndico parte do pressuposto que tais equipamentos, por serem duráveis, podem apenas existir.

Veja um exemplo como o playground. Peças enferrujadas e barras quebradas podem comprometer a saúde das crianças. Se acontece um acidente por falta de manutenção, o condomínio pode ser acionado judicialmente para responder civilmente por ele. Em alguns casos, o síndico pode ser responsabilizado até criminalmente.

Por isso, é fundamental que o síndico tenha um plano de manutenção predial preventiva para inspecionar se todos os equipamentos estão com um parâmetro técnico satisfatório. Nele, constarão as práticas destinadas a conservar a capacidade funcional de um edifício e de suas partes constituintes. Para tanto, é preciso ter o auxílio de profissionais habilitados que saibam considerar as especificações do fornecedor/fabricante/construtor.

E como o síndico pode evitar problemas com isso? O primeiro passo é instruir o zelador a verificar com frequência alguns itens, como extintores, caixa-d’água, laje, antena coletiva, interfones, fissuras, trincas etc.

Em seguida, é preciso fazer um cronograma para as visitas técnicas especializadas para verificar instalações mais complexas, como as elétricas e as hidráulicas. Existe, inclusive, um Manual de Operação, Uso e Manutenção das Edificações (NBR 14037/1998) entregue pela construtora quando da ocupação do condomínio

Veja alguns serviços que podem constar no plano de manutenção predial preventiva e evitar erros de gestão de condomínio nesta questão:

  • Inspeção de instalações hidráulicas: caixa d’água, infiltrações, bombas, caixas de passagem de esgoto e gordura;
  • Inspeção de elevadores, sala de máquina e instalações elétricas relacionadas;
  • Verificação das instalações de gás e das instalações elétricas (conexões e estado dos contatos elétricos e seus componentes);
  • Inspeção de equipamentos e sistemas de segurança;
  • Verificação da integridade da cobertura (componentes, vedações, fixações);
  • Inspeção das áreas comuns: sauna, piscinas, playground, salão de festas, jardins);
  • Lavagem da fachada.

Desrespeito ao quórum para obras

Obras que não sejam emergenciais, realizadas sem aprovação dos moradores, também estão entre os erros de gestão de condomínio mais comuns entre os síndicos​. Para a realização de obras não emergenciais, é preciso fazer a convocação de assembleia de condôminos e ter quórum específico para a aprovação.

As obras voluptuárias (de embelezamento ou mero deleite) dependem de aprovação de dois terços de todos os condôminos, incluindo aqueles ausentes na reunião.

As obras úteis (não são necessárias, mas auxiliam ou facilitam o uso do edifício) dependem da aprovação de maioria dos condôminos (50% + 1).

As obras necessárias não urgentes de alto custo devem ser realizadas após autorização da assembleia e aprovação da maioria simples (50% + 1).

Somente as obras urgentes não precisam de aprovação em assembleia. Entretanto, se houver despesas excessivas, o síndico deverá convocar a assembleia imediatamente para prestar esclarecimentos.

Caso o síndico realize alguma intervenção sem a devida autorização dos moradores, o síndico pode ser obrigado a desfazer todo o serviço, além de ressarcir o condomínio com recursos financeiros próprios.

A maneira de evitar este tipo de transtorno é sempre convocar uma assembleia de condomínio para qualquer tipo de intervenção que não seja emergencial no condomínio​. O síndico sempre deverá justificar a utilização dos recursos na próxima assembleia. Lembrando também que para qualquer intervenção ou reforma nas unidades é preciso da autorização do síndico e também da emissão de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) previsto na Norma 16.280 da ABNT, de abril de 2014.

Negligência com a segurança

Imagine que um condômino tenha relatado ao síndico problemas em fechar o portão de moradores, já que a alavanca tinha “afundado”. Passaram alguns dias e nada foi feito. Certo dia, percebeu o portão aberto e, quando chegou à sua porta, se deparou com uma pessoa tentando entrar em sua unidade. Confusão na certa.

Um mero defeito no portão, negligenciado pelo síndico, pode ocasionar um transtorno de segurança grave. E negligenciar a segurança é um dos erros de gestão de condomínio inadmissíveis.

O síndico, obrigatoriamente, deve analisar a estrutura para saber quais procedimentos de segurança deve adotar em relação às pessoas e ao edifício. Em outras palavras, é preciso ter um plano de segurança completo, que abrange muito mais do que ferramentas utilizadas para inibir invasores. Ao analisar o perfil do edifício, é possível enxergar o que é necessário para mitigar ou minimizar as vulnerabilidades.

Para evitar problemas com a segurança do condomínio, o síndico pode contratar uma empresa especializada para fazer o plano mencionado. Ela analisará os pontos fracos e fortes da segurança condominial, assim como o comportamento dos moradores e dos usuários do edifício para conseguir fazer uma análise de riscos. Assim, contribuirá para uma boa gestão de condomínio.

Caso não possua recursos suficientes, algumas práticas são simples e eficientes, podendo ser adotadas em qualquer condomínio. Veja:

  • Antes de contratar funcionários e prestadores de serviços, procure referência deles, solicitando seus antecedentes dos candidatos, as experiências e os treinamentos pelos quais passou;
  • Tenha um cadastro geral dos condôminos e moradores, com dados pessoais, de veículos e de parentes mais próximos;
  • Verifique se as entradas do edifício estão bem iluminadas;
  • Verifique se não há objetos atrapalhando a visão do porteiro, já que ele deve ter visibilidade ampla das dependências externas;
  • Realize a manutenção periódica dos equipamentos de segurança;
  • Inspecione frequentemente as portas de entrada e os portões de garagem;
  • Adote equipamentos que podem aumentar a segurança no condomínio, como passa-volumes para encomendas, sistema de comunicação entre prédios (como o “botão de pânico”), central de alarme com botão de pânico silencioso (monitoramento 24 horas), circuito fechado de TV, cerca elétrica e proteção perimetral.
  • Faça um seguro condomínio com cobertura para incidentes de segurança.

Falta de transparência na gestão de condomínio

O síndico de seu condomínio faz a prestação de contas anualmente ou quando requisitado? Permite que os interessados e o Conselho Fiscal acesse os balancetes e os documentos relativos às operações realizadas por ele? Há convocação de assembleia extraordinária quando entende que há um assunto relevante que não pode esperar a próxima assembleia ordinária?

Se sim, falta de transparência não é um problema. Mas, infelizmente, não é isso que acontece na maior parte dos lugares. Na maioria, esse é exatamente um dos erros de gestão de condomínio que mais acontece. Há muitos síndicos que distanciam sua administração dos usuários, passando uma impressão de que há algo a ser escondido.

A falta de comunicação, como dissemos, é fundamental para que exista transparência na gestão de condomínio. Por isso, se não houver tempo suficiente para discutir algo em uma assembleia, por exemplo, o síndico deve pensar em alternativas para estar em contato com os condôminos.

Uma ótima saída é ter um sistema de gestão completo, que facilita a comunicação, permite a realização de assembleias virtuais, registra e deixa disponíveis no sistema todas as decisões e informações importantes do seu condomínio.

Ausência de tecnologia na gestão de condomínio

Muitos erros de gestão de condomínio poderiam ser evitados se o síndico adotasse tecnologias em sua administração. E aqui não falamos somente dos equipamentos de segurança avançados, como o interfone virtual ou a biometria, que monitoram a entrada e saída de pessoas.

A tecnologia mais adequada para os condomínios é o software de gestão. Ele auxilia o síndico a não cometer nenhum dos erros que mencionamos anteriormente.

Software de gestão

Já pensou contar com uma solução que permite aos condôminos reservar todos os espaços do condomínio de forma simples e rápida? Ou então que organiza todas as obras do condomínio no sistema, faz o registro de ocorrências, emite relatórios de gestão para auxiliar nas decisões ou, ainda, faz o controle e o acompanhamento da inadimplência para um melhor planejamento financeiro?

Essa é a grande vantagem de se ter um software de gestão de condomínio. Automatizar etapas repetitivas de alguns processos reduz muito as chances de erro. Facilitar a comunicação entre moradores e síndico evita inúmeros conflitos rotineiros. O controle financeiro se torna mais fácil, já que é possível integrar as funções com a emissão de boletos, assim como organizar e planejar os lançamentos.

Esse sistema consegue, inclusive, otimizar as deliberações, liberar o acesso de visitantes e funcionários, emitir aviso aos moradores sobre novas encomendas e muitas outras funções. É um verdadeiro aliado para evitar os erros de gestão de condomínio.

Esses exemplos são apenas alguns erros de gestão de condomínio que síndicos cometem por todo o país. Conhecer as normas aplicáveis, ter controle financeiro, prezar pela segurança e pela boa comunicação e adotar a tecnologia contribuem para uma excelente qualidade na gestão de condomínio​. Esteja sempre atento e conte com o auxílio de um software de gestão de condomínio!

A propósito, você conhece a Condobox? É um sistema completo que ajuda o síndico a ser um ótimo administrador. Conheça!

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