5 erros de finanças no condomínio que você deve evitar

5 erros de finanças no condomínio que você deve evitar

Um dos pilares da boa administração condominial é a gestão financeira. Um síndico que sabe realizar esse controle possui mais tranquilidade em sua função. Mas essa, infelizmente, é uma situação rara de se ver. Boa parte dos gestores condominiais não sabem como lidar com esse âmbito da gestão, o que ocasiona muitos erros de finanças no condomínio. E esses erros podem comprometer todo o restante.

É fundamental que se busque conhecimento para realizar a gestão financeira do condomínio, de modo a garantir a sustentabilidade desse empreendimento. Por isso, listamos alguns erros de finanças que devem ser evitados. Acompanhe!

A importância de cuidar das finanças do condomínio

A importância de cuidar das finanças do condomínio

Um vazamento na área comum levou a uma grande obra de impermeabilização. No mesmo dia, o zelador chegou com a demanda para o síndico de que é preciso contratar mais um funcionário para realizar pequenos reparos cotidianos. Aquele fornecedor de confiança resolveu encerrar as atividades, e um novo contrato terá um custo mais elevado. Todas essas situações envolvem finanças no condomínio. Especificamente novos gastos. 

Elas são corriqueiras e retratam a importância de se ter controle financeiro, de forma a não impactar negativamente no caixa do condomínio. Com uma boa gestão, o síndico consegue passar “ileso” por essas ocasiões que demandam novos investimento. 

Em outras palavras, a administração correta das contas é o caminho para manter o condomínio saudável. E isso depende de controlar as movimentações de caixa, envolver condôminos em decisões (ter fundos), analisar os orçamentos de fornecedores e muitas outras medidas. 

As dificuldades dos síndicos com a gestão financeira

As dificuldades dos síndicos com a gestão financeira

Mesmo diante da importância de se fazer uma boa gestão das finanças no condomínio, os síndicos apresentam dificuldades para executar as tarefas relativas à ela. Alguns não conseguem controlar o fluxo de caixa, outros utilizam valores de fundos para outros serviços e pagamentos. São casos em que os erros podem não só comprometer a saúde financeira condominial, mas causar responsabilização do próprio administrador.

Muitas dificuldades provêm da ignorância sobre determinado assunto. É muito comum, por exemplo, que o síndico seja escolhido pelos condôminos dentro de um quesito afetivo. Seria o gestor de quem todos gostam ou respeitam. Mas em um cenário ideal, a escolha do síndico deve envolver principalmente competência e conhecimentos sobre os assuntos que permeiam o dia a dia do condomínio.

E o principal ponto que causa dificuldade é exatamente a gestão financeira. Muitos síndicos assumem o cargo sem entender o que é fluxo de caixa e previsão orçamentária. Isso pode causar uma grande desorganização, afetando negativamente o caixa. Por isso, os erros na gestão das finanças no condomínio são tão comuns. Veja a seguir os mais comuns.

Erros mais cometidos nas finanças no condomínio

Erros mais cometidos nas finanças no condomínio

Desconsiderar a divisão das despesas condominiais

Em um condomínio, existem despesas ordinárias e extraordinárias. As primeiras se referem às despesas necessárias à administração e manutenção periódica do condomínio (rotina condominial), mas nem sempre são mensais. As segundas acontecem pontualmente e são imprevisíveis. 

Veja alguns exemplos:

  • Despesas ordinárias: pagamento de funcionários (encargos trabalhistas, salários, contribuições sociais e previdenciárias), consumo de serviços básicos (água e esgoto, luz, gás e internet), despesas com manutenção e conservação de equipamentos (elevadores, extintores, caixa d’água, instalações e equipamentos elétricos, mecânicos, hidráulicos e de segurança etc.) limpeza, conservação e pintura das dependências de uso comum e instalações, despesas administrativas, seguros e outros.
  • Despesas extraordinárias: pintura das fachadas, correção de vazamentos e infiltrações, obras na estrutura do imóvel, substituição de equipamentos da área comum, indenizações trabalhistas e previdenciárias, despesas de decoração e paisagismo nas áreas de uso comum, constituição de fundo de reserva.

Quando o síndico não considera essa divisão básica, comete um grave erro na gestão de finanças no condomínio. Isso porque se torna impossível fazer uma previsão orçamentária dos gastos periódicos, o que é fundamental para estipular o valor da taxa condominial e para elaborar planos financeiros para o empreendimento.

Em outras palavras, se não há divisão de despesas, o síndico não sabe onde os recursos serão necessários.

Não manter fundos

Imagine que um vazamento na garagem ocasionou muitos danos à estrutura desta área comum, além de danos aos automóveis de alguns condôminos. O síndico sabe que a situação é urgente e que precisa ser resolvida imediatamente. No entanto, não há dinheiro em caixa para fazer as obras necessárias, muito menos para indenizar os moradores afetados. O condomínio não possui fundo de reserva nem fundo de obra. E agora?

Esse é um erro comum na gestão de finanças no condomínio que causa enorme confusão e mal estar entre síndico e moradores. Não manter fundos destinados a despesas emergenciais, imprevisíveis e indispensáveis ao funcionamento do empreendimento compromete a gestão financeira. Sem os fundos com recursos financeiros, será preciso realizar uma assembleia condominial para que os custos sejam repartidos entre os condôminos, o que certamente será muito negativo para o síndico.

O fundo de reserva é exatamente destinado a esses momentos. Ele é instituído e regulamentado pela convenção de condomínio ou excepcionalmente por deliberação em assembleia. Essa espécie de poupança servirá para manter a oferta de serviços básicos do condomínio quando um incidente demandar resolução imediata. Um problema no elevador ou no portão da garagem, por exemplo.

Esse fundo, constituído com as contribuições dos condôminos (em geral, vem discriminado na taxa condominial e corresponde a no máximo 10% sobre a taxa), integra o planejamento financeiro anual de despesas condominiais, acumulando parte da previsão das despesas extraordinárias.

Já o fundo de obras, também constituído por deliberação em assembleia de condôminos, podendo ser incorporado à convenção, se destina a cobrir gastos com as obras de melhoria na infraestrutura do edifício. Ele tem duração definida e se destina a um fim específico, como trocar equipamentos da academia, impermeabilizar o piso da garagem ou pintar a fachada. Ainda que seja temporário, ele é considerado no planejamento, baseando-se nos orçamentos colhidos pelo síndico.

O síndico que mantém esses dois fundos se resguarda de situações que podem demandar gastos grandes, sejam repentinos ou não. 

Esquecer-se de analisar os contratos

Outro erro cometido com frequência pelos síndicos na hora de fazer a gestão de finanças no condomínio é negligenciar a análise de contratos com fornecedores. As despesas condominiais envolvem custos com insumos, funcionários e outros itens. Para cada uma delas, é feito um contrato com determinado fornecedor. Empresas de manutenção de elevador, empresas de terceirização de serviços de limpeza e conservação e outras são contratadas, certo?

Apesar de ser cômodo e confiável manter um fornecedor, ele pode praticar preços que já não condizem com o mercado. Principalmente quando há previsão de reajuste contratual. Neste caso, o custo para o síndico só aumenta, impactando negativamente nas finanças no condomínio. Se o síndico não faz a análise dos contratos de tempos em tempos, a saúde financeira pode ser comprometida.

Por isso, analise os contratos em vigor no condomínio e avalie se vale a pena renegociá-los para corresponder à realidade do condomínio ou trocar o fornecedor do produto ou serviço.

Não controlar a inadimplência

Não controlar a inadimplência

Dentre os erros de finanças no condomínio que o síndico deve evitar, a ausência de controle sobre a inadimplência é o mais importante. Afinal, a taxa condominial é a principal responsável por manter as contas ordinárias do condomínio em dia. Com os recursos que os condôminos pagam mensalmente, o síndico consegue pagar pelos serviços de manutenção rotineira do condomínio e fazer o fundo de reserva, se for previsto.

Infelizmente, apesar de o pagamento em dia da taxa condominial ser da maior importância, é também o maior problema enfrentado nesses empreendimentos. E a inadimplência causa um dano ainda maior quando não é controlada pelo síndico. Muitos gestores não sabem quem são os devedores, o quanto devem (quais meses em aberto) e/ou como realizar essa cobrança.

Se não sabe qual o valor total da dívida de cada morador, como abordá-lo? A ausência de clareza no processo de cobrança levanta mais dúvidas nos demais condôminos sobre a gestão financeira realizada pelo síndico. E o resultado disso é ainda mais desastroso: sem controle efetivo, esses valores podem se perder. Sem o controle da inadimplência, é impossível ter expectativas mais seguras de quanto dinheiro há em caixa e quanto falta para entrar.

Por isso, para controlar a inadimplência, o síndico deve ter os dados sobre o pagamento da taxa condominial de todos os moradores. Em seguida, deve estabelecer regras claras sobre o modo de cobrança (responsável pela cobrança, meio de comunicação, prazo para cumprimento e penalidades aplicadas). É a melhor forma de corrigir esse erro importante nas finanças no condomínio.

Manter suas finanças desorganizadas

É impossível fazer uma boa gestão das finanças no condomínio se o síndico não faz ideia de cada etapa do fluxo dos recursos. Essa desorganização é inimiga da administração em todos os âmbitos, mas interfere no caixa do condomínio de maneira impactante.

Em um condomínio, todas as atividades do síndico envolvem o uso ou a gestão de recursos financeiros. Veja:

  • A taxa condominial é arrecadada mensalmente para custear as despesas ordinárias e formar eventuais fundos (recursos a receber);
  • A contratação de fornecedores de produtos e serviços devem ser precedidas de orçamentos para comparação de custo-benefício (contas a pagar);
  • O pagamento de fornecedores de produtos e serviços, bem como de funcionários, geram documentos de controle financeiro, como recibos, notas fiscais, comprovantes de pagamentos de funcionários e seus benefícios;
  • Os contratos realizados pelo condomínio preveem um custo específico, que deve ser considerado no planejamento financeiro mensal e/ou anual.

Em outras palavras, todas as ações em relação às finanças no condomínio geram algum tipo de documento que terá valor na hora de apresentar a prestação de contas aos condôminos anualmente (ou quando a assembleia exigir). São esses documentos que justificam todas as movimentações financeiras realizadas. Sem organização, é impossível prestar contas, pois essa prática nada mais é do que organizar e comprovar as entradas e as saídas de recursos. 

Essa tarefa é, inclusive, uma das atribuições do síndico prevista em lei. Se ela não ocorrer na periodicidade definida, ele pode ser responsabilizado. E isso acontece, porque o gestor condominial é escolhido para gerir as finanças de uma coletividade, não os seus recursos. E ele deve responder por essa gestão. 

Para evitar a desorganização e ter uma boa gestão das finanças no condomínio, mantenha todos os relatórios que demonstrem receitas, despesas, orçamento, inadimplência e balancete mensal em dia. Seja em pasta física ou em ambiente eletrônico, o importante é saber exatamente para onde que o dinheiro do condomínio se destina.

A necessidade de um bom controle financeiro

A necessidade de um bom controle financeiro

A saúde das finanças no condomínio é determinante para toda a gestão. Por isso, é fundamental que esse controle financeiro seja adequado. O síndico que apresenta dificuldades com essa tarefa deve procurar auxílio, que pode vir de um profissional externo, do Conselho Fiscal ou da tecnologia.

É a melhor forma de superar as dificuldades ao gerir o fluxo de caixa e prestar contas detalhadas e acompanhadas de documentos essenciais. Lembre-se de que o montante de recursos derivados da taxa condominial é alto, motivo pelo qual sua gestão deve ser eficiente para que realmente satisfaça aos interesses da coletividade. Sem dúvidas, ter um planejamento anual das despesas é fundamental para uma gestão financeira adequada. 

Mas há outra solução que pode ajudar o síndico a evitar todos os erros cometidos na gestão das finanças no condomínio: a tecnologia.

O papel da tecnologia

Ter um bom controle financeiro pode gerar mais recursos disponíveis. A organização de todos os documentos relativos às finanças do condomínio é fundamental para isso. A divisão das despesas entre ordinárias e extraordinárias também, assim como a manutenção dos fundos, o controle da inadimplência e a análise de contratos. E como fazer tudo isso, ao mesmo tempo, minimizando as chances de erros? Com a tecnologia.

A transformação digital que invadiu a sociedade nas últimas décadas nos trouxe muitas soluções para diversos campos da vida. Inclusive para a vida condominial. Gerir um condomínio é semelhante a gerir uma empresa. E os processos internos podem ser automatizados com ferramentas inteligentes. Principalmente com aplicativos para gestão financeira.

Já pensou enviar automaticamente os boletos referentes às taxas condominiais e ter em mãos a situação da inadimplência? Seria um sonho controlar e lançar despesas e receitas previstas, ou receber um alerta de prazos para pagar contas? Existem soluções tecnológicas capazes de auxiliar o síndico em todas essas tarefas de gestão de finanças no condomínio.

Um exemplo é a Condobox, sistema de gestão condominial. Dentre suas funcionalidades, estão:

  • Controle do fluxo de caixa: a funcionalidade permite ao síndico lançar individualmente despesas e receitas, realizar o fechamento mensal, a baixa em lote e a conciliação bancária;
  • Controle de informações sobre taxa condominial: o síndico pode calcular o rateio de despesas do condomínio, além de gerar cartas de cobrança e recibos. A comunicação direta com os condôminos por meio do aplicativo também é possível pelo sistema;
  • Emissão de relatórios financeiros: com relatórios detalhados, o síndico tem mais visibilidade sobre a saúde das finanças no condomínio;
  • Controle das contas bancárias e dos lançamentos relativos a elas. 

Com todos esses dados, o síndico é capaz de fazer projeções financeiras mais acertadas, tomando decisões com base em informações sólidas.

O papel da tecnologia

Muitos erros de finanças no condomínio que são cometidos por síndicos podem ser evitados com boas práticas de gestão financeira. Uma delas é o uso de tecnologia, como o sistema de gestão condominial. Além de organizar todas as informações relativas a receitas e despesas, é possível emitir relatórios gerenciais que otimizar a administração de recursos.

E não só isso. Esse sistema abrange toda a gestão condominial, sendo benéfico em vários outros campos. Quer evitar os erros de gestão? Comece conhecendo quais são os principais erros na gestão condominial!

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