Como gerar boletos para condomínio de forma simples e eficiente?

Como gerar boletos para condomínio de forma simples e eficiente?

Vai chegando o fim do mês, e o síndico já respira fundo. É o momento de pagamentos das despesas condominiais. Se tiver algum erro, é preciso entrar em contato com o fornecedor para retificá-las. E o dinheiro para pagá-las? Vem da contribuição dos condôminos, o que depende de gerar boletos para condomínio. E essa última atividade, além de essencialmente burocrática, é uma enorme perda de tempo quando feita manualmente.

Pensando em resolver esse problema, muitas empresas desenvolvem soluções tecnológicas para gerar boletos para condomínio de forma simples e eficiente. Se os contadores adotam programas que geram notas fiscais e relatórios contábeis com um clique, por que não adotar essa praticidade nos condomínios? 

Falamos um pouco sobre esse assunto para te ajudar a gerar boletos para condomínio com agilidade. Confira!

Os boletos condominiais

Os boletos condominiais

Já pensou se você tivesse que realizar a cobrança pessoalmente de cada condômino? Ou se tivesse que preencher um documento de cobrança à mão e entregá-los nas unidades? Não existiria tempo suficiente para realizar essa tarefa repetitiva, considerando que a gestão condominial é muito mais complexa.

Felizmente, os boletos surgiram na vida do condomínio para facilitar a atividade de cobrança de taxa condominial. Em sua versão mais básica, o síndico entra no sistema bancário, especificamente na conta do condomínio, e emite os boletos de cada unidade. Há locais em que essa responsabilidade é da administradora ou do contador.

Mas, em todo o caso, já temos a primeira informação: para gerar boletos para condomínio, é preciso ter um CNPJ e uma conta no banco. E para cada um deles é cobrado uma taxa. 

Recentemente, o responsável por gerar boletos para condomínio se deparou com uma alteração nas normas que tornou o trabalho ainda mais árduo: a necessidade de se registrar o boleto. 

Boletos registrados

O boleto registrado é uma forma de cobrança que já existe desde 2013 (Circular nº 3656), mas que chegou na realidade do condomínio em 2017. Ela trouxe a necessidade de ter os dados de quem recebe o valor e de quem deve pagá-lo para registrar o boleto no banco. Em outras palavras, o síndico precisa ter os dados de cada condômino e repassá-los ao banco para gerar boletos para condomínio. Endereço, CPF e outros dados são importantes desde então.

Ao ser emitido, o boleto é registrado no banco emissor e a informação é compartilhada entre todos os bancos do Brasil. Se emitido sem registro, ele só poderá ser pago no próprio banco emissor, o que dificulta o pagamento para o condômino.

Houve outras mudanças formais, como trocar o termo “cedente” por “beneficiário” e o termo “sacado” por “pagador”, acrescentar o endereço do “beneficiário”, o valor e o vencimento da cobrança. Mais um motivo para o síndico ficar de olho na hora de preencher os dados no sistema do banco.

Apesar de ser mais trabalhoso, os boletos registrados trouxeram benefícios, como maior segurança quanto ao documento, pois os dados tornam a fraude mais difícil. Isso evita o envio de boletos não-autorizados, inclusive. Além disso, o boleto registrado dá mais praticidade para aqueles que pagam com atraso, já que não é preciso pedir um novo boleto;

O síndico ou a administradora também passou a usufruir das vantagens do boleto registrado, porque facilita a gestão desses títulos, impactando na economia de tempo dos envolvidos na função. 

A praticidade de gerar boletos

A praticidade de gerar boletos

Neste momento, partimos do pressuposto de que você, gestor condominial, possui uma ficha cadastral atualizada com todos os dados dos condôminos. Está pronto para gerar boletos para condomínio. Mas quanto tempo você pretende gastar com essa tarefa? Certamente, o menor tempo possível. Então, é preciso pensar em como ter praticidade e oferecê-la também aos moradores.

Sem dúvidas, os moradores querem praticidade e conveniência. Nada de perda de tempo. Em outras palavras, eles querem receber o boleto celular ou pelo e-mail, entrar no aplicativo do banco, fazer o registro dos dados do boleto, pagar e guardar o comprovante digital da operação. Se forem moradores mais conservadores, que não utilizam banco digital, eles pegarão o documento para pagar no caixa eletrônico do banco. 

Mas o síndico também quer ter praticidade ao gerar boletos para condomínio. Otimizar recursos, reduzir custos, ter processos mais inteligentes, ganhar tempo, ter agilidade e organização é o sonho de todo gestor condominial. E é possível ter tudo isso quando se adota uma solução prática nesta tarefa. 

Já sonhou e ter um disparo automático de e-mails com o boleto condominial? O condômino o recebe imediatamente no e-mail, sem risco de o documento ser extraviado. Ele poderá imprimi-lo para pagar no caixa eletrônico ou físico do banco, ou utilizar seu banco digital. O próprio síndico pode imprimir o documento e colocar à disposição dos moradores.

Os benefícios dos boletos práticos para condomínio

Os benefícios dos boletos práticos para condomínio

Falamos anteriormente dos benefícios que os boletos registrados trouxeram para o síndico e para os condôminos. A proteção contra fraudes e o fim da necessidade de emissão de um segundo boleto em caso de atraso ou inadimplência são vantagens importantes. Mas adotar soluções práticas na hora de gerar boletos para condomínio também traz outros benefícios, como a agilidade na emissão, melhor controle de fluxo de pagamentos e inadimplência, e otimização dos recursos disponíveis na gestão condominial, como tempo e pessoal.

O grande destaque para a gestão do síndico é o maior controle de pagamento e inadimplência.

Controle de pagamento e inadimplência

Na hora de fazer a gestão financeira do condomínio, muitos síndicos se deparam com enormes dificuldades. Como representante condominial, sabe que precisa cumprir à risca as atribuições legais, que incluem a prestação de contas. Mas para gerir uma rotina permeada por aquisição de insumos e equipamentos, contratação de fornecedores e pagamento de serviços, é preciso ter bastante controle sobre os recursos financeiros que entram no caixa.

Em outras palavras, é preciso ter controle sobre o pagamento da taxa condominial por meio dos boletos. Consequentemente, o controle da inadimplência. O síndico que não consegue monitorar isso comete um grande erro nas gestão das finanças.

Felizmente, ao gerar boletos para condomínio, o gestor se garante neste ponto. Isso porque cada pagamento recebido pelo banco gera um comprovante. Ao receber tal documento, basta dar baixa no boleto e concluir o pagamento realizado pelo condômino. O comprovante pode, inclusive, ser anexado ao processo de encerramento da cobrança. Em algumas ferramentas, o síndico consegue emitir relatórios para informar a inadimplência e o tempo de atraso, o que o permite agir para combater a defasagem de recursos.

Pode ocorrer diferenças entre as diversas soluções tecnológicas existentes para gerar boletos para condomínio. No entanto, a ideia principal é a mesma: controle de pagamento e inadimplência.

O síndico e a praticidade de gerar boletos para condomínio

O síndico e a praticidade de gerar boletos para condomínio

Neste momento, o síndico já compreendeu o funcionamento dos boletos condominiais, a mudança trazida pelos boletos registrados, a praticidade possível de alcançar nesta tarefa e os benefícios que pode usufruir quando a emissão é otimizada. Como pontuamos, isso tudo depende de estar na posse de todos os dados dos proprietários das unidades condominiais. Mas como isso é operacionalizado? Tudo depende da solução tecnológica que o gestor utiliza.

Se ele emite os boletos no sistema bancário, deverá cadastrar os dados dos condôminos no sistema para gerar boletos para condomínio registrados. O mesmo ocorre em sistemas de gestão condominial, como o Condobox, sobre o qual falaremos adiante. Quando existe uma administradora em cena, ela pode assumir o cadastro. Mas é fundamental que o síndico e a administradora trabalhem como parceiros, compartilhando as mesmas informações para evitar dados repetidos ou errados.

Além do cadastro dos dados dos moradores, é possível programar o sistema para gerar boletos para condomínio no valor delimitado no dia programado. Em outras palavras, o gestor não precisará realizar a mesma atividade todos os meses, salvo se houver algum ajuste a ser feito. O sistema dispara automaticamente o envio de e-mails com o boleto referente à taxa condominial.

Soluções para gerar boletos condominiais

Soluções para gerar boletos condominiais

Os sistemas de gestão condominial e o uso do sistema do banco não são as únicas soluções para gerar boletos para condomínio. Existem empresas especializadas em emissão de boletos e aplicativos voltados unicamente para gestão financeira que possuem tal funcionalidade.

Empresas especializadas em emissão de boletos

Muitos gestores condominiais utilizam o sistema do banco para emitir boletos. Além de ser uma tarefa, em certa medida, manual, existe um custo para cada boleto emitido. Para quem deseja reduzir custos, há uma outra possibilidade para fazer a cobrança: empresas terceirizadas especializadas em emissão de boletos. Em geral, essas empresas oferecem taxas melhores que as cobradas pelos bancos.

Elas podem ser especializadas em condomínio ou não, mas é desejável que seja. Algumas oferecem aplicativos integrados que também realizam o controle financeiro, o que pode ajudar bastante o síndico.

Aplicativos de gestão financeira condominial

Existem aplicativos de gestão financeira condominial que possuem a funcionalidade que permite ao síndico gerar boletos para condomínio. São softwares que cuidam de todos os aspectos das finanças condominiais, então são um pouco mais completos do que a simples emissão do documento, o que ocorre no sistema do banco.

É semelhante à funcionalidade correspondente que integra um bom software de gestão condominial. 

Condobox: software de gestão de condomínios

A Condobox é uma excelente plataforma de gestão condominial. Se o síndico tem problemas para gerar boletos para condomínio ou qualquer outra atividade pertinente à administração rotineira, essa é a melhor solução. 

Como pontuamos anteriormente, a gestão financeira é um grande desafio. Controlar a inadimplência, organizar despesas e receitas, e controlar o fluxo de caixa são tarefas que demandam organização e precisão. Para auxiliar em todas elas, um software de gestão de condomínios é ideal.

A Condobox traz, em módulo “Financeiro”, funcionalidades para simplificar a rotina do fluxo de caixa, que nada mais é do que a entrada e a saída de recursos. O síndico não terá muitas dificuldades para gerar boletos para condomínio e poderá, ainda, realizar previsões orçamentárias, gerenciar gastos rotineiros do condomínio e muito mais. E o que o síndico pode fazer na Condobox?

  • Controlar o fluxo de caixa no sistema, lançando individualmente despesas e receitas, bem como realizando o fechamento mensal, a conciliação bancária e a baixa em lote;
  • Disponibilizar a prestação de contas mensal e outros documentos da gestão financeira, como notas fiscais e quitação de contas diversas;
  • Enviar para o e-mail dos moradores o boleto condominial, permitindo que eles acessem uma segunda via pelo sistema quando necessário;
  • Emitir relatórios financeiros detalhados, que o permitem visualizar a saúde das finanças do condomínio e tomar decisões melhores;
  • Controlar a inadimplência em tempo real e pensar em medidas para resolver o problema de forma mais rápida;
  • Obter informações sobre a taxa condominial, controlando as despesas ordinárias do condomínio e seu rateio;
  • Ter uma comunicação direta com os condôminos sobre qualquer assunto, inclusive financeiros;
  • Fazer o controle das contas bancárias e dos lançamentos relativos a elas;
  • Elaborar cartas de cobrança e de recibos.

O módulo financeiro da Condobox, como você pode perceber, é fundamental para a transparência na gestão, especificamente para que a prestação de contas do condomínio seja feita de forma sólida e efetiva. Com a disponibilização de documentos financeiros, os condôminos compreendem melhor os motivos pelos quais pagam mensalmente o boleto referente à taxa condominial. 

Gerar boletos para condomínio na Condobox é bem fácil e facilita o controle de inadimplência, como pontuamos. Essa atividade, uma das mais difíceis que o síndico pode executar, não será mais um grande problema. Com o condomínio online, o síndico ou a administradora vê em tempo real os devedores. A partir de então, traçam estratégias para diminuir a inadimplência e melhorar a saúde financeira do condomínio.

Condobox: software de gestão de condomínios

O síndico pode ter praticidade em toda a sua rotina condominial. Na hora de gerar boletos para condomínio, isso também é possível. A tecnologia é uma grande aliada, seja com aplicativos específicos ou com um sistema de gestão para condomínios. No entanto, a segunda opção é ainda melhor, porque ela abrange toda a administração condominial. 

Com a Condobox, você cuida de toda a parte administrativa e financeira do condomínio, faz o controle de visitantes e de manutenção, organiza as tarefas, faz a gestão de obras e muitos mais.Veja nosso guia completo da Condobox para síndicos e entenda como sua gestão pode ser ainda mais profissional!

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