Gerenciamento de funcionários no condomínio

A gestão de funcionários no condomínio é um assunto de extrema importância. Ela deve ser feita com muito cuidado pelo síndico para que se evite transtornos posteriores. Para realizar um bom gerenciamento, o síndico precisa ter conhecimento sobre muitos pontos, especialmente sobre as leis trabalhistas. Quando o gestor não possui tais saberes, é recomendável buscar auxílio de uma assistência jurídica.

Além de compreender a importância de uma boa gestão de funcionários no condomínios, o síndico deve saber as medidas para executá-la. Os principais pontos incluem definir as atribuições de cada funcionário, boa comunicação, cumprimento das regras legais, uso de tecnologia, dentre outros.

Não se pode deixar de lado as partes práticas, como saber a situação trabalhista de todos os funcionários, escalas de trabalho, situação de funcionários terceirizados e a hierarquia a ser respeitada.

Veja a seguir como fazer uma boa gestão de funcionários no condomínio!

A importância de uma boa gestão de funcionários no condomínio

Uma boa gestão de funcionários do condomínio tem fundamental importância para a administração condominial. Sabe-se que a coletividade exerce, de forma correta, uma cobrança constante dos gestores no sentido de manter o condomínio em pleno funcionamento. Quando se tem uma visão global da gestão, percebe-se que todas as ações estão vinculadas aos funcionários.

Por este motivo, situação contratual, escala de trabalho, terceirização e todos os itens que incluem tais profissionais devem ser verificados constantemente. O gasto com pessoal está exacerbado? O gestor pode verificar se o número de horas extras feitas está muito alto. A partir dessa identificação, pode adotar medidas para corrigir a falha.

Para evitar qualquer situação em desacordo com uma administração eficiente, a gestão de funcionários no condomínio se mostra essencial. E existem boas práticas para que isso aconteça.

Gerenciamento de funcionários no condomínio

Medidas para uma boa gestão de funcionários no condomínio

Defina as atribuições de cada funcionário

Os funcionários do condomínio são contratados para exercer tarefas específicas. Elas devem ser, inclusive, previstas no contrato de trabalho. Isso é importante não só para o trabalhador, mas também para o gestor. Uma equipe que sabe de suas atribuições não fica sobrecarregada, nem exerce o acúmulo de função (o que poderia ocasionar aumento de salário e outras consequências trabalhistas).

Por isso, uma medida de boa gestão de funcionários no condomínio é definir o que cada um realizará, especificamente zelador, porteiro, equipe de limpeza e serviços gerais.

Zelador

O zelador atual tem um perfil diferente do zelador de antigamente. Muitos gestores estão acostumados com esse funcionário ser o “faz-tudo”, com conhecimentos para pequenos reparos e disponibilidade constante (inclusive morando no condomínio). Acontece que a lei trabalhista e as características do trabalho em condomínios mudaram bastante o perfil do zelador. A profissionalização do setor exige mais.

Nos dias de hoje, esse funcionário deve possuir capacidade de liderança e habilidade para tomar decisões emergenciais. Com mais responsabilidades, ele se tornou uma espécie de gerente, orientado pelo síndico. Suas principais atribuições são:

  • Organizar as manutenções do condomínio, criando um controle de manutenção preventiva;
  • Supervisionar se os processos internos do condomínio estão sendo seguidos, o que inclui verificar se os demais funcionários estão cumprindo as regras aplicáveis;
  • Gerenciar os prestadores de serviço;
  • Monitorar dispositivos de emergência (iluminação, alarme de incêndio etc.) e verificar sistemas de segurança;
  • Atender emergências e comunicá-las ao órgão responsável.

Na prática, por exemplo, o zelador acionará a empresa de manutenção caso tenha alguma problema na garagem. Ele também poderá ser responsável pela distribuição das correspondências.

Porteiro

De acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações, do Ministério do Trabalho, o porteiro possui como principais atribuições a recepção e orientação de visitantes e hóspedes, o controle do fluxo de pessoas e veículos, a guarda do patrimônio, o recebimento de encomendas, dentre outras.

Entretanto, tais atribuições englobam porteiros de diversos ramos. Quando falamos de condomínio, suas atribuições são:

  • Controle de acesso de visitantes: ao ser demandado, o porteiro aciona o responsável pela visita. Ele só permite o ingresso de terceiros após checar a autorização com o morador.
  • Recebimento de encomendas: o porteiro deve receber encomendas e correspondências. Quando o condômino não atende ao chamado, a encomenda é encaminhada ao guarda-volumes.
  • Controle de entrada e saída de prestadores de serviço: qualquer prestador de serviço, como funcionários de empresas de televisão ou de construção civil (quando há obras no condomínio), só pode ingressar no condomínio após confirmação dos moradores de que o serviço foi solicitado. Quanto às obras, o porteiro deve ter consigo a relação dos funcionários autorizados a trabalhar no local.
  • Zelar pela ordem no local: o porteiro que exerce bem todas as suas atribuições já contribui diretamente para zelar pela ordem no local. Como ele lida diariamente com moradores, visitantes e prestadores de serviços, a cordialidade e a simpatia também ajudam a manter a boa convivência e a harmonia no condomínio.
  • Conhecer os sistemas eletrônicos de segurança: os sistemas eletrônicos de segurança são vigiados de perto pelo porteiro, que deve ser treinado para operar tais ferramentas (câmeras de segurança, circuito interno de TV, sistema de alarme, botão de pânico etc.).

Em alguns condomínios, algumas atribuições do porteiro podem se confundir com a do zelador. Uma boa gestão de funcionários no condomínio deve delimitar bem no contrato quem exercerá determinada tarefa, de modo que ninguém fique sobrecarregado.

Equipe de limpeza e serviços gerais

A equipe de limpeza é responsável por manter a higienização e a conservação de todos os espaços do condomínios. A equipe de serviços gerais é aquela cuja atribuição é fazer os pequenos reparos que não são realizados pelo zelador. Considerando a figura do zelador atual, essa equipe realizará todas as manutenções necessárias que não demandam alto conhecimento técnico.

A maior parte dos problemas corriqueiros de um condomínio podem ser resolvidos facilmente, sem muitos saberes específicos, pela equipe de serviços gerais. Em caso de demandas complexas, a equipe acompanha o reparo realizado por empresas especializados. O responsável pela equipe também deverá fazer vistorias periódicas às dependências do condomínio para detectar possíveis problemas.

Entretanto, é preciso destacar uma situação. Nem todo condomínio consegue manter um profissional de serviços gerais no quadro de funcionários, já que o custo pode ser acima do suportado. Neste caso, é possível que o zelador ou algum funcionário com conhecimento em pequenos reparos acumule as funções. Porém, é importante documentar a dupla função para evitar problemas judiciais.

Para que a gestão desses funcionários no condomínio seja eficaz, o síndico deve ter a preocupação de fornecer métodos de trabalho, equipamentos e material adequados. Isso para prezar pela postura dos trabalhadores e evitar agentes nocivos à saúde.

É importante que o gestor tenha a percepção de que a legislação trabalhista exige o uso de equipamentos de proteção individuais para diminuir ou eliminar insalubridade. Isso minimiza o risco de o condomínio ser réu em processos trabalhistas que pleiteiam o pagamento de adicional de insalubridade. É também uma forma de diminuir os custos na gestão de pessoal.

Tenha uma boa comunicação

A boa comunicação é crucial para uma gestão de funcionários no condomínio eficiente. Ela é determinante para o relacionamento entre gestores e profissionais, e entre estes e os moradores. E como fazer isso? Com ações que estimulem o diálogo e a participação de todos, de forma que os funcionários se sintam parte do cotidiano, opinando de acordo com suas experiências.

Existem ferramentas de comunicação (newsletter, fixação de murais em locais comuns, informativos internos, e-mails) úteis para estreitar as relações e garantir um relacionamento mais próximo com os funcionários. O uso consciente delas passa uma impressão de transparência da gestão em relação aos moradores e aos profissionais, além de mostrar que o diálogo é aberto para que as sugestões sejam implementadas.

Valorize os funcionários no condomínio

Limpeza, manutenção, portaria, todos os colaboradores são de fundamental importância para o funcionamento da edificação. Mas é preciso demonstrar na prática que o gestor reconhece esse valor. Por isso, uma das boas práticas de gestão de funcionários no condomínio é valorizá-los de diversas formas. Afinal, eles precisam estar motivados e satisfeitos em relação ao ambiente de trabalho e às tarefas que executam.

O síndico, quanto a esse ponto, colocará em prática suas habilidades de liderança. Se ele conseguir desenvolver a motivação, por meio da valorização, da sua equipe de funcionários, terá um pessoal altamente produtivo, que se tornará grande parceiro da gestão.

Uma das formas de motivá-los é estimular seu envolvimento com o condomínio, demonstrando que o trabalho executado por ele é indispensável para a comodidade, a satisfação e o bem-estar dos condôminos e moradores. Investir em treinamentos também é uma estratégia de valorização, pois demonstra que o gestor se compromete com o desenvolvimento de habilidades e conhecimento dos funcionários. Em troca, terá um serviço de maior qualidade.

O diálogo, como já apontado anteriormente, é fundamental para compartilhar ideias. O resultado dessa comunicação aberta é um maior envolvimento dos funcionários no condomínio, já que eles sentem que podem descrever eventuais problemas e apontar demandas. Com isso, é mais fácil criar estratégias que melhor atendam a todos.

Por fim, duas dicas valiosas para valorizar

Outra forma de valorização do colaborador é estar atento às legislações vigentes, bem como, fornecer todos os equipamentos e benefícios exigidos, para que a segurança, bem-estar e qualidade de vida no trabalho sejam asseguradas.

O síndico deve avaliar periodicamente os colaboradores e fornecer feedbacks, ou seja, dar retorno sobre os pontos fortes e os pontos que precisam ser desenvolvidos. É importante esclarecer que a avaliação não é algo punitivo e sim uma forma de trabalhar em conjunto o aprimoramento dos pontos que merecem maior atenção.

Outra dica é não deixar de lado as datas comemorativas como, por exemplo: aniversários, dia do zelador e dia porteiro. É muito bom ser lembrado, reconhecido e parabenizado pelo trabalho que se desempenha.

Gerenciamento de funcionários no condomínio

Adote a terceirização de serviços em alguns casos

Uma boa medida para a gestão de funcionários no condomínio é a terceirização de serviços. Muitos locais optam por terceirizar serviços de portaria, segurança, limpeza e algumas responsabilidades administrativas. A terceirização deve ser estudada pelo gestor como uma possibilidade interessante, mas não é em todo caso que ela se aplica.

Quando ela é vantajosa, oferece benefícios, como diminuição da folha de pagamento, capacitação e gerenciamento de horários dos funcionários por conta da empresa contratada, e diminuição das responsabilidades do condomínio em relação aos colaboradores.

Se houver qualquer problema, como falta ou comportamento inadequado, cabe à empresa responsável a substituição do funcionário ou até mesmo a penalidade. Cabe destacar que a nova lei de terceirização em nada afetou os condomínios, pois a mudança mais relevante foi a permissão da terceirização de atividades-fim, o que não existe em condomínios.

A regra mais relevante da lei é a responsabilidade subsidiária do condomínio. A nova lei dispõe que “a empresa contratante é subsidiariamente responsável pelas obrigações trabalhistas referentes ao período em que ocorrer a prestação de serviços”. Ou seja, se a empresa terceirizada, que é a principal responsável pelo pagamento dos débitos, não arcar com suas obrigações, o condomínio poderá ser responsabilizado em eventual ação trabalhista.

Por isso, na hora de escolher a empresa, o síndico deve ter atenção, pegando referências, pedindo auxílio da administradora, avaliando as garantias do contrato, verificar as certidões negativas de débito da empresa, dentre outros cuidados.

Pague todos os impostos e as verbas trabalhistas e previdenciárias

Uma gestão de funcionários no condomínio pressupõe a obediência às leis brasileiras tributárias, trabalhistas e previdenciárias. Os condomínios são tratados como empresas e devem recolher os impostos. Veja algumas regras:

  • Notas fiscais atingem R$ 5 mil: retenção de 4,65% do total da nota fiscal a título PIS/COFINS/CSSL, o que não se aplica para prestadoras de serviço optantes do Simples Nacional;
  • Serviços por empreitada: retenção de 11% sobre o total da nota fiscal ou recibo emitido  referentes à Previdência Social;
  • Recolhimento de INSS: retenção de 11% do valor pago (retenção do colaborador) e recolhimento de 20% sobre o total do valor pago (contribuição patronal);
  • Em algumas funções, deve-se recolher ISS (veja no seu município).

Tenha auxílio de uma administradora de condomínios ou de um gerente predial

As atribuições de um gestor de condomínios são infinitas. A função de síndico não envolve apenas a gestão de funcionários no condomínio, sendo isso somente um aspecto. Convocar assembleias, manter a ordem no local, contratar seguro condomínio, elaborar orçamentos e prestação de contas são tarefas exaustivas, que demandam atenção.

Por isso, uma boa saída para realizar uma boa gestão de pessoal é contar com o auxílio de uma administradora de condomínio ou de um gerente predial.

O gerente predial, uma figura que apareceu nos últimos anos, é uma espécie de “super zelador”. Ele possui qualificação superior, mais conhecimento e, naturalmente, mais responsabilidades do que o zelador comum. No que diz respeito à gestão de funcionários no condomínio, ele planeja as rotinas de trabalho, treina os funcionários, avalia seu desempenho, coordena as equipes e elabora relatórios de operação e avaliação.

Em suma, o gerente predial é um gestor de toda a operação do condomínio. Em locais que não têm recursos suficientes para contratar uma administradora, esse profissional pode ser uma opção interessante para coordenar a atuação dos funcionários e manter a qualidade do empreendimento.

Tanto o gerente quanto à administradora podem ajudar em diversas demandas relacionadas à gestão como um todo, como controle financeiro, auxílio jurídico e contábil, e gestão de funcionários. Eles também auxiliam na hora de contratar e treinar colaboradores, fazer o acompanhamento dos profissionais, criar procedimentos e ferramentas de trabalho, dentre outras tarefas. É uma ótima forma de profissionalizar a gestão.

Plataforma de gestão para condomínios: gestão de pessoal sob controle

A última boa medida para se fazer uma gestão de funcionários no condomínio eficiente é contar com o auxílio da tecnologia. A administração não precisa ser tão complicada com documentos infinitos em papel, reservas por livros físicos e outras ferramentas ultrapassadas.

É possível fazer o registro de documentos e dados sobre a administração, assim como ter um histórico das atas das assembleias condominiais, com uma plataforma de gestão para condomínios. É a melhor forma de ter uma visão global sobre o funcionamento do condomínio como um todo, de suas instalações e equipamentos. E, certamente, é uma ferramenta indispensável para a gestão de funcionários no condomínio.

Contratos de trabalho, contratos de fornecedores e prestadores de serviços, controle de ponto, controle de rotinas e manutenção. Como lidar com tanta informação? É preciso centralizar esses dados em prol da transparência e da eficiência na gestão de pessoal, na gestão administrativa e financeira.

Quer fazer um bom controle de funcionários? Utilize a plataforma de gestão. Quer cadastrar todos os fornecedores, os dados de contato e as observações sobre a prestação do serviço em um só lugar? Faça anotações na ferramenta. Ela ajudará a realizar uma boa gestão de contratos e o acompanhamento de resultados.

Nos bons softwares do mercado, como o Condobox, existe um módulo específico para funcionários. Nele, o gestor do condomínio pode cadastrar cada colaborador, com o respectivo contrato em vigência (incluindo datas de início e término), facilitando o controle de acesso e a segurança no condomínio.

Um bom sistema também preza pela boa comunicação, permitindo o envio de comunicado aos funcionários. E, por meio dele, o gestor pode controlar as férias e períodos de licença dos funcionários. É uma forma completa de realizar a gestão de funcionários.

Uma boa gestão de funcionários no condomínio é feita com a adoção de muitas medidas. Começa pela definição das atribuições de cada colaborador, especialmente zelador, porteiro, equipe de limpeza e serviços gerais, que são os rotineiros. Em seguida, passa pela boa comunicação interna e pela valorização da equipe, que precisa se manter motivada para realizar um bom serviço.

O gestor também deve avaliar se a terceirização é uma boa opção para a realidade do condomínio. Independente da forma de contratação dos funcionários, o síndico deverá estar atento sempre às mudanças que possam ocorrer nas legislações trabalhistas e se esforçar para que não haja problemas futuros. Isso envolve o pagamento de todos os tributos, além de pedir auxílio à uma administradora ou a um gerente predial, quando julgar necessário.

Por fim, com a ajuda de uma plataforma de gestão para condomínios, todo esse controle pode ser mais fácil. Ela centraliza dados sobre todos os funcionários e prestadores de serviços, possibilitando um controle dos contratos e dos direitos. Assim, o síndico consegue tomar decisões mais certeiras e fundamentadas.

Quer conhecer como o melhor software do mercado pode fazer a diferença na administração condominial? Leia no blog!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *