Gestão financeira para condomínios: conheça as melhores práticas?

Gestão financeira para condomínios: conheça as melhores práticas?

A administração condominial possui uma complexidade comparável à gestão de uma empresa. E, como em qualquer negócio, a saúde das finanças determina sua sustentabilidade. Por isso, realizar uma boa gestão financeira para condomínios é fundamental. Seja síndico ou administradora, o responsável deve se planejar e organizar todas as suas tarefas em relação a este ponto primordial no condomínio.

Considerando essa importância, o gestor deve não só saber o que é gestão financeira para condomínios, mas deve conhecer seu papel perante ela. Além disso, para ter sucesso na atividade, deve adotar boas práticas, que listamos no post de hoje. Confira!

Gestão financeira para condomínios

Gestão financeira para condomínios

Gestão financeira para condomínios é a adoção de práticas que garantam sua saúde financeira. Mensalmente, os condôminos fazem o pagamento da taxa condominial para custear as despesas ordinárias, que integram o dia a dia do condomínio. A totalidade desse valor, e um eventual fundo de reserva, serão administrados pelo responsável, que pode ser o síndico morador, o síndico profissional ou uma administradora de condomínio.

Por isso, podemos dizer que a gestão financeira para condomínios nada mais é do que administrar o dinheiro da coletividade e direcioná-lo em prol dela mesma. Dentre as atividades que envolvem essa gestão, estão:

  • Emitir os boletos para pagamento de taxa condominial por parte dos moradores;
  • Montar e distribuir os demonstrativos financeiros de condomínio;
  • Elaborar a prestação de contas e a previsão orçamentária anual;
  • Realizar cobranças de taxa de condomínio em atraso;
  • Administrar o fundo de reserva do condomínio;
  • Gerenciar as contas a serem pagas;
  • Elaborar relatórios, e outras.

Importância

Considerando as atividades que o síndico ou a administradora deve realizar para uma boa gestão financeira para condomínios, já é possível notar sua grande importância. Gerir recursos financeiros de uma coletividade é uma enorme responsabilidade. Exige planejamento e organização, mas acima de tudo ética e honestidade. 

São muitas saídas e entradas que merecem atenção para que o empreendimento se mantenha funcionando corretamente. E essa é a grande importância da gestão financeira para condomínios: mantê-los funcionando corretamente, atendendo aos seus usuários. Diante de tantas nuances nessa administração, é preciso realizar essa gestão de forma profissionalizada. E o síndico tem grande responsabilidade nisso.

Papel do síndico na gestão financeira para condomínios

Papel do síndico na gestão financeira para condomínios

O síndico é o representante do condomínio. Ele exerce um papel de liderança na administração condominial, mesmo que exista uma administradora que cuida da rotina. Por ser a figura central, ele deve exercer sua atribuição, como manda o Código Civil, de zelar pelo condomínio, inclusive por suas finanças.

Inicialmente, para que consiga realizar providências eficientes neste sentido, ele deve ter o mínimo de conhecimento sobre gestão financeira para condomínios. Conhecer a legislação aplicável e saber conceitos básicos é desejável. Ter perfil analítico e organização é essencial. Mas um papel muito importante que ele deve cumprir é o de negociador.

O tempo todo, o condomínio se vê em situação de aquisição de insumos e equipamentos em sua rotina. Para lidar com fornecedores e encontrar o melhor custo-benefício das transações, as habilidades negociais são fundamentais. Menores preços por volume, prazos melhores de pagamento e descontos melhoram a capacidade financeira do condomínio. Mas a habilidade negocial também deve ser colocada em prática internamente, com os moradores inadimplentes. 

Além do perfil negociador, organizado e analítico, o papel do síndico é adotar as melhores práticas de gestão financeira para condomínios.

Melhores práticas de gestão financeira para condomínios

Melhores práticas de gestão financeira para condomínios

No início de todo ano, é preciso elaborar o planejamento orçamentário. A cada mês, ficar atento à inadimplência. Frequentemente, cotar as melhores propostas para aquela obra no salão de festas. São muitas demandas que aparecem para o responsável pela gestão financeira para condomínios. E para realizar tudo de forma eficiente é correta, algumas práticas são grandes aliadas.

Organize as finanças

Organizar as finanças é uma das práticas fundamentais de gestão financeira para condomínios. Ela envolve análise de contas, categorização de despesas e outras atividades. A organização é o primeiro passo para alcançar um equilíbrio financeiro. Nela, o síndico faz o levantamento de gastos, pagamentos, receitas e investimentos. Com a visibilidade dessas informações, é possível ter um fluxo de caixa coerente, evitando gastos não planejados.

Mas a organização deve ser constante. Por isso, o síndico deve atualizar todas as informações diariamente para que não se esqueça de nenhuma movimentação. Documentos como notas fiscais e recibos devem ser arquivados para prestação de contas. Com o tempo, isso se torna um hábito na rotina.

A análise de contas é um desdobramento da organização financeira. Nada mais é do que verificar as contas da gestão anterior. Isso envolve balancetes, recibos, depósitos, documentos e pagamentos de funcionários, dentre outros.

A categorização de despesas em fixas (despesas ordinárias), variáveis (taxas e impostos) e extras (outras despesas imprevisíveis ou que envolvem manutenções) ajuda o síndico a manter seu plano financeiro organizado. Assim, a gestão financeira para condomínios se torna mais assertiva.

Além dessas duas práticas, veja outras para organizar as finanças condominiais:

  • Adote a poupança ou o fundo de reserva para o condomínio;
  • Faça um bom planejamento financeiro;
  • Tenha seu próprio controle financeiro;
  • Analise as contas da gestão anterior;
  • Realize reuniões periodicamente;
  • Faça uma boa gestão de gastos;
  • Cuide da inadimplência.

Faça um bom planejamento financeiro

Após analisar as contas, categorizar as despesas e organizar suas finanças e o fluxo de caixa, você já deu um grande passo para fazer um bom planejamento financeiro para o condomínio. Planejar é a melhor forma de colocar em prática os planos de investimento. Por isso, o planejamento inclui não somente a manutenção cotidiana, mas também alguns objetivos financeiros. 

Os condôminos estão pensando em reformar a área de lazer? Após discussão e aprovação em assembleia condominial, é preciso estabelecer um prazo para juntar o dinheiro e fazer a “caixinha” da reforma. Isso estará no planejamento. Qualquer plano que se volte para o conforto, o bem-estar e a tranquilidade dos moradores é válido. Afinal, o síndico realiza a gestão financeira para condomínios em prol da coletividade.

No planejamento, em suma, é preciso projetar entradas e saídas ao longo do tempo, verificando o volume de capital recebido (receitas) e os gastos (despesas). Há possibilidade de recebimento de algum valor futuro (vindo de negociação de inadimplência, por exemplo)? Coloque no planejamento.

Outro ponto que pode entrar no planejamento financeiro é a formação ou a manutenção do fundo de reserva. Esse fundo é muito comum e serve para emergências condominiais. É uma maneira de não ser pego desprevenido em situações inesperadas. Vale destacar que os recursos do fundo não podem ser usados para qualquer ocasião. Em caso de emergência, se possível, é preciso consultar os condôminos para que os recursos tenha destino conhecido.

Controle os gastos

Para controlar os gastos, o síndico deve ter seu planejamento financeiro em mente. Isso porque não se pode gastar mais do que se arrecada. E é no planejamento que essas informações constam. Além disso, o controle depende do registro de toda a movimentação financeira e operações realizadas. Não negligencie essa tarefa.

Ao controlar os gastos, o síndico terá mais tranquilidade de informar aos condôminos tudo que foi feito. Por meio de relatórios e demonstrativos financeiros, a coletividade tomará decisões de forma fundamentada.

Um ponto merece destaque sobre esse controle de gastos. Pode ocorrer uma situação em que o condomínio precisará gastar mais do que tem em caixa. Neste caso, a melhor saída é convocar uma assembleia para discutir o caso com os condôminos, na tentativa de dividir as despesas. Fazer empréstimos ou dívidas não é um bom negócio, devido aos juros altos que podem comprometer seu orçamento por um longo período.

Controle os gastos

Reduza custos

Contratar uma portaria remota, terceirizar alguns serviços, passar o “pente fino” nos gastos, rever folhas de pagamentos e horas extras. Todas essas medidas são importantes na gestão financeira para condomínios, pois se destinam a reduzir custos. Elas podem, inclusive, reduzir o valor da taxa condominial, algo que será muito bem visto pelos moradores. Ou, caso não haja redução, reverter o valor para adoção de medidas sustentáveis e de valorização do imóvel.

A redução de custos envolve toda a rotina condominial. Ações educativas podem contribuir para abaixar os gastos com as despesas ordinárias, como luz e água. Conscientizar os moradores a respeito dos recursos financeiros do condomínio é uma medida interessante

Ao síndico, cabe a procura pelas melhores propostas. Isso envolve a cotação de orçamentos, algo que é avaliado de perto na hora da prestação de contas. É preciso considerar procedimentos básicos ao cotar produtos e serviços para condomínios, principalmente quando envolve obras condominiais. Ter, pelo menos, 3 orçamentos em mãos para aprovar um deles em assembleia é essencial para superar a desconfiança.

Quando isso ocorre, além de comprovar a melhor escolha caso apareçam dúvidas posteriores, o síndico costuma encontrar o melhor custo-benefício para sua demanda. É uma ótima prática para reduzir os custos e, consequentemente, para a gestão financeira para condomínios.

Controle a inadimplência

Se fizermos uma pesquisa rápida com os síndicos de somente um quarteirão de uma cidade qualquer, certamente eles apontarão que um dos grandes problemas na gestão é a inadimplência. De fato, é algo sobre o qual não se tem controle, mas é possível contornar a situação para fazer uma boa gestão financeira para condomínios.

O primeiro passo para ter controle sobre a inadimplência é avaliar as contas passadas para realizar uma previsão no número de inadimplentes recorrentes. O déficit gerado por esses condôminos devem constar no planejamento para que o síndico não tenha problemas na hora de fechar as contas de cada período.

O segundo passo para reduzir o índice de inadimplência é tentar abaixar ao máximo a taxa condominial. Como apontamos anteriormente, a redução de custos e o controle de gastos podem contribuir neste sentido.

Portanto, para ter uma boa gestão financeira para condomínios, o controle da inadimplência aparece como ponto fundamental.

Seja transparente na prestação de contas

A transparência na gestão financeira para condomínios é a melhor forma de garantir a tranquilidade dos condôminos e do próprio síndico. Além de evitar problemas de comunicação, o síndico que se antecipa e conversa sobre suas intenções em relação à coletividade ganha um voto de confiança em sua administração. Quando falamos de finanças, isso é ainda mais importante. Seja por meio virtual ou presencial, a transparência é o pilar de uma boa gestão.

Em um paralelo simples, certamente você confiará mais em um deputado que apresenta mensalmente suas ações na Assembleia Legislativa do que em um político que não dá notícias sobre sua atuação pública. Os condôminos têm a mesma sensação em relação ao síndico, principalmente porque ele lida com recursos financeiros da coletividade. 

Ter a confiança dos condôminos é um benefício enorme para uma gestão financeira transparente. Neste caso, o responsável pelo condomínio consegue propor soluções com credibilidade, e sua proposta é bem recebida.

O síndico ou a administradora pode adotar algumas medidas que contribuem para essa transparência em relação à vida financeira condominial, tais como:

  • Manter-se disponível para condôminos e conselheiros, a fim de prestar esclarecimentos sobre qualquer ponto da gestão financeira;
  • Convocar assembleias regularmente para prestação de contas ou para aprovar medidas que envolvam grande quantia de dinheiro;
  • Utilizar informativos sobre a gestão financeira para condomínios;
  • Realizar as reuniões de conselhos abertas para moradores;
  • Apresentar o balancete no boleto da taxa condominial.
Seja transparente na prestação de contas

Realize auditorias preventivas

A gestão financeira para condomínios é um campo complexo, como já pontuamos. Ela se assemelha a uma empresa, pois lida com múltiplos atores e grande volume de recursos financeiros. Assim como em um negócio, é preciso adotar as melhores práticas para garantir a sustentabilidade da saúde financeira. E uma delas são as auditorias preventivas.

A auditoria é uma medida que analisa todas as contas do condomínio. Por isso, é importante para a transparência da prestação de contas do condomínio. Sua periodicidade depende do porte do condomínio. Em condomínios maiores, com muitos prestadores de serviços e realização de compras, ela deve ocorrer mensalmente. Porém, é recomendável que ela ocorra com essa frequência também em condomínios pequenos.

Muitos pensam que a auditoria é necessária apenas quando há desconfiança por parte dos condôminos. De fato, ela é uma medida que aparece mais nessas situações. Um síndico que propõe muitas arrecadações extras nos últimos meses, sem que o condomínio apresente bom estado de conservação, levanta dúvidas junto aos moradores. Da mesma forma, um gestor que só contrata fornecedores que mantêm relação pessoal com ele. A auditoria é, sem dúvidas, uma ótima prática para esclarecer tais situações.

Com ela, é possível visualizar, por exemplo, se a escolha por tais fornecedores foi feita após uma concorrência com demais empresas que oferecem serviços/produtos de qualidade com preço similar. Se sim, não há com o que se preocupar.

Mas fato é que a auditoria preventiva pode ser uma medida que o próprio síndico adota. É uma maneira de demonstrar preocupação com os recursos coletivos, além de organização e boa-fé. E o que uma auditoria pode identificar? Veja as fraudes mais comuns:

  • Inadimplência do condomínio em relação à Receita Federal e ao INSS;
  • Recebimentos de inadimplentes feitos diretamente com o gestor;
  • Superfaturamento em aquisição de serviços e/ou compras;
  • Contratação de serviços desnecessários e/ou supérfluos;
  • Desvio de materiais do condomínio para uso particular;
  • Saques injustificados da conta condominial;
  • Ausência de lançamento de acordos;
  • Uso de notas fiscais falsas (“frias”).

Cabe destacar que a auditoria deve ser sempre independente, podendo ser realizada pelo Conselho Fiscal ou por um profissional externo, especialista, como um contador. 

Utilizar um sistema de gestão

A tecnologia é uma grande aliada na gestão financeira para condomínios. Algumas administrações adotaram plataformas digitais para se comunicar com moradores, disponibilizar prestação de contas mensal e documentações financeiras. É uma forma de prezar pela transparência, o que valida ainda mais a gestão do síndico. Além dos sites, outros condomínios optam por um sistema de administração condominial, que funciona também para essas práticas, mas para muitas outras.

O sistema de gestão não é somente um canal de comunicação eficaz, mas se mostra fundamental para a gestão financeira para condomínios. Alguns softwares, como o Condobox, possuem módulos financeiros que centralizam todos os documentos relativos às finanças e contribuem para a organização financeira condominial.

No módulo “Financeiro” do Condobox, o síndico pode usufruir de funcionalidades que envolvem o controle do fluxo de caixa. Isso contribui para reduzir os custos, controlar os gastos e a inadimplência e para a organização financeira como um todo. Por meio do Condobox, o síndico pode:

  • Controlar informações acerca da taxa condominial, calcular o rateio das despesas do condomínio, gerar cartas de cobrança e recibos e se comunicar diretamente com os condôminos;
  • Controlar o fluxo de caixa, realizando o lançamento individual de despesas e receitas, o fechamento mensal, a baixa em lote e a conciliação bancária;
  • Emitir relatórios financeiros detalhados, o que facilita a visualização da saúde financeira condominial;
  • Controlar as contas bancárias e os lançamentos relativos a elas.;
  • Realizar previsões orçamentárias.

Uma boa gestão financeira para condomínios é a parte mais relevante da administração dessa coletividade. Se a saúde das finanças vai bem, o síndico ou a administradora conseguem realizar melhorias para o conforto e o bem-estar dos moradores. Em contrapartida, os condôminos se sentem satisfeitos com a administração.

As medidas para essa gestão seja eficientes devem ser colocadas em prática o quanto antes. Os benefícios são inúmeros, como você viu. O que está esperando?Seu condomínio possui um sistema de gestão com módulo financeiro? Conheça o Condobox e veja como ele pode ajudá-lo a administrar com excelência!

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