Guia completo da Condobox para síndicos

Guia completo da Condobox para síndicos: tudo que você precisa saber para otimizar sua gestão!

O trabalho do síndico exige cuidado e muita organização. Por isso, ter as ferramentas corretas pode te ajudar a otimizar sua rotina e deixar o trabalho cada vez mais fácil, prático e organizado.

Mas como encontrar a ferramenta ideal para ajudar nesse processo? Existe alguma ferramenta que ajuda a organizar a gestão do condomínio de forma completa? Existe uma ferramenta no mercado capaz de centralizar finanças, gestão de tempo, reservas, segurança e outras obrigatoriedades do condomínio?

A CondoBox para síndicos é a melhor opção para você que quer fazer um excelente trabalho e facilitar a rotina.

Neste guia, você vai entender o que é a Condobox, como ela funciona, como ela pode te ajudar e quais são os benefícios de usar essa ferramenta.

Continue a leitura.

O que é a CondoBox e como ela pode te ajudar?

A Condobox é um sistema de gestão de condomínios criada para ajudar síndicos nas tarefas diárias em condomínios residenciais e comerciais.

A ferramenta é online e possui um sistema multi-plataformas, facilitando o acesso onde quer que você esteja, e por qualquer dispositivo, seja ele computador, tablet ou celular.

O acesso é simples, rápido e fácil, e a plataforma possui uma ótima navegabilidade, tornando a sua experiência, enquanto usuário, mais rápida e prática.

Como a CondoBox para síndicos funciona?

A Condobox para síndicos possui várias funcionalidades que prometem melhorar a rotina do profissional e deixar a gestão condominial cada vez mais simples e otimizada.

Através de funcionalidades como organização do condomínio, é possível acessar as reservas dos espaços comuns; os registros de ocorrências dentro do condomínio; realizar o controle de obras do condomínio; gestão das inadimplências; controle da eficiência das assembleias e muito mais.

Uma das vantagens da Condobox é a transparência e a facilidade para informar e gerir a informação junto aos outros moradores: ela permite que todas as decisões tomadas durante as assembléias e informações importantes sejam registadas e se mantenham disponíveis para consultas sempre que precisar.

Com a plataforma, também é possível ter uma gestão completa da segurança do condomínio. Questões como registro de entradas e saídas; notificação de encomendas; integração com webcam, biometria e catracas; achados e perdidos; registro de ponto dos funcionários; relatórios de turno e liberações de acesso/lista de convidados também são trabalhadas internamente na plataforma, otimizando a gestão de tempo e segurança do condomínio e auxiliando no trabalho diário do síndico.

Também é possível, dentro da plataforma, fazer o controle de informações e pendências que podem surgir, como condôminos inadimplentes, obras em andamento e muito mais.

Quais são as funcionalidades da CondoBox?

A plataforma da CondoBox possui diversas funcionalidades para auxiliar a rotina dos síndicos em seus condomínios, sejam eles residenciais ou comerciais.

1. Gestão financeira

A gestão financeira pode ser feita inteiramente dentro da CondoBox. A plataforma permite que você programe as finanças do seu condomínio, através do agendamento de pagamentos e criação de lembretes para evitar que alguns contas sejam esquecidas.

Também é possível registrar todos os lançamentos organizados e planejados, deixando a parte financeira do condomínio bem organizada, com valores pagos e valores recebidos mês a mês.

Dentro de gestão financeira, existe uma integração para a emissão da segunda via de boletos para ter maior facilidade e praticidade no dia a dia na cobrança de dividendos.

E, claro, é possível fazer a extração de relatórios para analisar e apresentar aos condôminos nas reuniões de prestação de contas, garantindo a transparência e o cuidado nas relações financeiras do condomínio.

2. Controle de manutenção

O controle de manutenção também é uma funcionalidade completa na plataforma da CondoBox. Ela ajuda com ordens de serviço, onde é possível que o síndico abra as ordens de serviço, sugira melhorias e reparos para a sua unidade ou condomínio. É uma forma mais fácil de organizar as tarefas e demandas internas.

O controle de equipamentos pode ser feito dentro da ferramenta da CondoBox. Com ele, é possível listar todos os bens e equipamentos do condomínio, facilitando o controle e organização de todos os itens.

O controle de manutenção também permite o registro de manutenções e revisões obrigatórias e necessárias em cada área do condomínio, além da funcionalidade de criar alertas temporários para que você não se esqueça de solicitar a manutenção ou conferir o bom funcionamento de cada um dos equipamentos.

Uma outra facilidade da plataforma da Condobox é a possibilidade de realizar a gestão de estoque de materiais e produtos do condomínio diretamente do tablet ou celular, facilitando o controle.

Junto a isso, também existe a opção de fazer pedidos de compra: é possível requisitar orçamentos de fornecedores e garantir que todas as informações se mantenham devidamente registradas, sem perder o controle de tudo o que já foi pedido, comprado e pago pelo condomínio.

As inspeções e vistorias também estão inclusas no controle de manutenção do condomínio. É possível inserir no sistema os procedimentos e instruções necessárias para que sejam realizadas vistorias e inspeções dentro do condomínio. A formalização dessas instruções e procedimentos auxilia o síndico durante todo o processo, principalmente na hora de delegar tarefas e fazer um checklist do que foi feito, o que ainda está pendente e como foi o resultado desse trabalho.

O controle de manutenção é fundamental pois implica diretamente na segurança e no conforto de cada um dos moradores, e por isso precisa ser levado a sério. Ele irá te ajudar a manter a ordem e garantir que imprevistos e possíveis acidentes não aconteçam nas dependências do condomínio.

3. Organização das tarefas do condomínio

Outra vantagem notável da ferramenta de gestão de condomínio da CondoBox é a possibilidade de organizar todas as tarefas. As reservas dos espaços do condomínio podem ser administradas na plataforma, facilitando o controle e a gestão desses espaços.

Também é possível ter um registro completo de ocorrências para facilitar a resolução de problemas do condomínio. Ter todas as ocorrências registradas de forma automatizada, simples e fácil ajuda a melhorar o desempenho do síndico para a tomada de decisões.

O controle de obras também pode ser realizado sem dor de cabeça. Com a plataforma da Condobox, o síndico consegue analisar o andamento das obras e fazer a prestação de contas aos moradores de forma prática e rápida.

É possível, também, controlar as inadimplências dentro do condomínio. Com a ferramenta, você pode acompanhar as inadimplências mensais, as inadimplências anuais e poder criar um planejamento mais estruturado para resolver essas pendências e não deixar que esses imprevistos atrapalhem a rotina, a segurança e o desenvolvimento do espaço para os condôminos.

Ainda dentro de organização, também é possível gerar relatórios precisos, que irão auxiliar na tomada de decisão e na prestação de compras nas assembléias de condomínio, facilitando e otimizando o trabalho do síndico nesse momento.

4. Criação e gestão de tarefas

A organização de tudo o que tem que ser feito no condomínio pode ser difícil. Ainda hoje, muitos síndicos utilizam listas em papel espalhadas por todos os lados com tarefas pendentes e cumpridas ao longo da semana, quinzena ou mês.

O resultado? Alguma coisa sempre fica para trás, gerando atrasos e possíveis imprevistos.

Dentro do módulo de tarefas da ferramenta Condobox, é possível criar tarefas e organizá-las por nível de importância, inserindo data limite e até um checklist quando for necessário.

Essas tarefas podem ser acessadas a qualquer momento dentro da plataforma, através dos mais diversos dispositivos, facilitando a organização, o cumprimento de prazos e a resolução de problemas.

5. Facilidade de notificações

As notificações também são excelentes para organizar as infrações e problemas que podem acontecer dentro do condomínio. Caso algum morador cometa uma infração, a plataforma permite que as advertências fiquem arquivadas dentro do sistema para manter um histórico de fácil consulta. Além disso, também é possível categorizar as notificações e até marcá-las como urgente, caso exija a necessidade de uma tomada de decisão mais rápida.
É possível anexar arquivos sempre que necessário dentro de cada advertência, facilitando a organização e a consulta posterior.

Os condôminos podem visualizar as notificações para suas respectivas unidades, facilitando o compartilhamento da informação.

6. Bloqueio de condôminos inadimplentes

O Condobox também permite o acesso dos condôminos na plataforma, para que eles acompanhem os progressos de obras, agenda de reservas e muito mais.

Com a inadimplência, que pode acontecer em muitos condomínios, é interessante que os condôminos percam certos privilégios até que resolvam a situação.

Dessa forma, a Condobox oferece a opção de bloqueio dentro do módulo “Inadimplência”, para controlar os acessos e os benefícios dos moradores que estão com pendências junto ao condomínio, reduzindo suas participações em debates e votações, além de privá-los da reserva de espaços comuns.

Esse bloqueio também pode ser automatizado dentro da ferramenta.

7. Gestão e organização de obras

É possível disponibilizar informações sobre as obras previstas e em andamento para os condôminos. Dentro da ferramenta da Condobox você pode estipular datas de início e fim de obras, o custo previsto para cada uma delas, quais serviços serão realizados, quem será o responsável técnico e muito mais.

Uma modalidade interessante é registrar os serviços e os horários de trabalho, para reduzir as possibilidades de transtorno para os moradores.

8. Gestão de consumos do condomínio

Uma das coisas mais importantes na gestão condominial é manter a transparência nas relações. Por isso, a Condobox permite que todos os moradores tenham acesso, dentro da plataforma, ao consumo de água, gás e outros itens de partilha geral.

É possível realizar o registro do condomínio completo, um bloco específico, uma unidade ou até mesmo múltiplas unidades, sem dificuldade e de forma simples e prática.

9. Organização de mudanças

Se um dos condôminos for mudar, a Condobox ajuda: existe um módulo chamado “Mudanças“, onde é possível avisar os demais moradores sobre o dia e horário da mudança, evitando transtornos e problemas com os demais moradores.

10. Gestão de fornecedores

Você possui muitos fornecedores e quer facilitar a prestação de serviços do condomínio? Com o módulo “Fornecedores” é possível realizar o registro de todos os prestadores de serviço do condomínio, organizando nomes, telefones e e-mails para facilitar o dia a dia.

Assim, será mais fácil encontrar os contatos de bombeiros hidráulicos, eletricistas, pintores, mestres de obras e outros profissionais que podem ser necessários no dia a dia do condomínio. E essa lista pode ser acessada a qualquer momento, de qualquer lugar. Afinal, a Condobox é uma ferramenta multiplataformas, podendo ser acessada através do celular, tablet ou computador.

11. Contratos de fornecedores ativos no condomínio

Além da opção de ter um controle de quais são os fornecedores e prestadores de serviços do condomínio, também é possível gerenciar quais são aqueles que estão com contrato em vigência.

Dessa forma, é mais fácil cobrar das pessoas certas, na hora certa e sem deixar que contratos importantes vençam sem o seu consentimento.

Dentro do módulo “Contrato de Fornecedores” é possível registrar os contratos, além das datas de início e término, otimizando o processo de gestão e controle do condomínio.

 

A Condobox é uma ferramenta completa e eficiente na gestão de condomínios residenciais e comerciais, facilitando o dia a dia do síndico, além de levar ainda mais comodidade e tranquilidade para a rotina de tarefas e obrigações.

É possível acessar todas as informações pelo aplicativo da Condobox, além de optar por receber notificações via e-mail, facilitando seu acompanhamento diário de tudo o que acontece dentro do condomínio.

Além disso, a praticidade para se comunicar com os moradores é muito interessante: a comunicação acontece em um clique, através da própria plataforma. É uma forma tecnológica e moderna de gerenciar o famoso “quadro de avisos”.

A plataforma também é simples de ser utilizada: não há necessidade de instalação. A ferramenta possui uma interface simples e dinâmica que permite a interação do síndico com as funcionalidades e, claro, dos moradores com as informações ali disponibilizadas de forma rápida e eficaz.

 

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