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4 dicas de gestão de papelada em condomínios

4 dicas de gestão de papelada em condomínios

Tanto para grandes condomínios quanto para espaços menores: a gestão de documentos pode ser um imenso desafio.

A papelada em condomínios é uma realidade: contas a pagar, contas pagas, minutas de reuniões, documentos de profissionais do condomínio, documentos de profissionais terceirizados, cobranças de condomínio dos moradores e outros vários detalhes precisam ser devidamente organizados e bem administrados para consultar de tempos em tempos, quando necessário. 

No entanto, assim como qualquer empresa que possui uma rotatividade muito grande de documentos, esse cuidado pode ser um pouco difícil: como guardar todos os papéis de forma estratégica e de fácil acesso para consultá-los de tempos em tempos?

Pensando nisso, e identificando essa necessidade do mercado, empresas desenvolveram os famosos softwares de gestão de documentos e, mais especificamente, ferramentas de gestão de condomínio, para facilitar o dia a dia dos síndicos e das administradoras.

Quer saber mais sobre essas possibilidades? Continue a leitura.

A importância de manter documentos em ordem 

Manter os documentos em ordem é fundamental para garantir não só a organização das informações do dia a dia do condomínio, como também para ter controle sobre as obrigações legais do estabelecimento, bem como o pagamento de impostos, contas e folhas de pagamento de funcionários contratados e terceirizados.

Um dos erros mais comuns das empresas, de modo geral, é não organizar esses documentos e não ter, por exemplo, um calendário com a data de vencimento de cada uma das contas a pagar.

Isso, a longo prazo, pode trazer problemas imensos para esses locais, visto que as pendências legais precisam ser mantidas em dia para garantir o bom funcionamento do espaço, a segurança e a conformidade do condomínio.

4 dicas para melhorar a gestão de papelada em condomínios

4 dicas para melhorar a gestão de papelada em condomínios

A rotatividade de documentos e papéis diariamente em um condomínio é imensa. Por isso, quanto melhor for a gestão desses arquivos, melhor.

Como dito anteriormente, ter documentos devidamente organizados irá auxiliar na rotina do condomínio, na prestação de contas e, principalmente, na manutenção das obrigações fiscais do estabelecimento.

Para isso, é preciso tomar algumas medidas de organização e gestão de papelada em condomínios.

1. Organize por categorias

O primeiro passo para organizar os documentos do condomínio é separar por categorias. Dessa forma, ficará mais fácil encontrar arquivos específicos de acordo com a necessidade.

Por isso, se possível, organize-os como:

  • contas a pagar;
  • contas pagas;
  • folhas de pagamento;
  • impostos;
  • documentos e comprovantes de manutenção;
  • manuais e documentos dos fabricantes de produtos comprados pelo condomínio; etc.

Para ficar ainda mais organizado, a sugestão é separar, dentro dessas categorias, subcategorias, como anos e meses aos quais os documentos se referem.

2. Digitalize os documentos

A digitalização dos documentos pode ser uma excelente estratégia para melhorar não só a organização da papelada, como também reduzir o espaço físico necessário para guardar esses arquivos.

Esse é o primeiro passo para uma organização digital. 

Uma das maiores vantagens da digitalização de documentos é proteger esses arquivos de possíveis acidentes externos, como chuva, desgaste com o tempo ou possíveis danos à integridade física do documento.

Os arquivos digitalizados poderão ser armazenados de várias formas, desde ferramentas na nuvem até plataformas especializadas para gestão de arquivos e gestão de condomínios.

Para a digitalização de documentos, o sistema de organização de documentos por categoria também é válido: permitirá que você encontre os arquivos de forma mais rápida e prática no dia a dia, conforme necessidade.

3. Utilize ferramentas de gestão de documentos

Como dito anteriormente, arquivos organizados por categorias e digitalizados são uma forma eficiente de organizar documentos do condomínio e reduzir a bagunça no dia a dia.

Para manter esses arquivos organizados e esquematizados para facilitar a consulta posterior, é interessante utilizar uma ferramenta, como a Condobox.

As ferramentas de gestão de documentos e gestão de condomínios irão ajudar a organizar esses arquivos da melhor forma possível, facilitando também a busca por informações e permitindo que você compartilhe os materiais com os profissionais e pessoas responsáveis por cada setor, facilitando ainda mais o trabalho do síndico e da administradora de condomínios.

4. Crie uma rotina e um bom processo

Após digitalizar os documentos e contar com uma ferramenta para organização desses arquivos, é necessário criar uma rotina e um bom processo para manter não só a organização, como também manter a rotina de digitalizar qualquer novo documento que chegar no condomínio.

Para isso, é importante que os responsáveis por cada uma das áreas da administração do condomínio, seja o síndico ou a administradora, tenham em mente os processos de digitalização e catalogação dos documentos e siga esses passos diariamente para manter a organização.

Como a Condobox pode ajudar?

A Condobox é uma ferramenta especializada para a gestão de condomínios residenciais e comerciais, de pequeno, médio ou grande porte. 

Através dela, é possível:

  • organizar os documentos digitalizados;
  • estabelecer as permissões de acesso dos documentos em questão;
  • gerenciar a equipe;
  • gerenciar o pagamento do condomínio;
  • gerenciar moradores inadimplentes;
  • gerenciar reservas do condomínio;
  • realizar assembleias e reuniões de condomínio online;
  • disparar lembretes e informações importantes;
  • prestar contas; e muito mais.

Fazer uma boa gestão da papelada de condomínios é fundamental para garantir a organização e o bom funcionamento do local.

Para isso, a melhor alternativa é contar com uma ferramenta especializada para esse tipo de trabalho: a Condobox poderá mudar positivamente a sua forma de gerenciar e cuidar dos condomínios.

Feita pensando nas necessidades dos síndicos e das administradoras, a plataforma possui diversas funcionalidades, que permitem gerenciar equipe, finanças, estrutura e muito mais.

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