Porteiro e sua importância para o bom funcionamento do condomínio

O porteiro é uma figura extremamente importante na vida de um condomínio. É ele quem recepciona os moradores e também os seus visitantes, sendo assim a primeira impressão, o cartão de visitas do local. Ele lida com situações diversas, incluindo as mais delicadas. Em outras palavras, é quem está presente na vida dos moradores diariamente.

Esse funcionário é essencial para o bom funcionamento do condomínio e, para exercer seu trabalho com excelência, deve ter boas condições de trabalho e um perfil coerente com a função. No mesmo sentido, precisa saber quais são suas atribuições para que não acumule ações que não são de sua responsabilidade.

Abordaremos nesse post todos esses pontos e daremos dicas de como encontrar o porteiro perfeito para seu condomínio. Acompanhe!

Importância de ter um bom porteiro

Moradores, visitantes, prestadores de serviço, encomendas. Tudo passa diariamente pela portaria. Não à toa, o porteiro é um dos funcionários mais importantes para o bom funcionamento do condomínio. Imagine um edifício de 15 andares sem portaria? Além da desorganização que poderia ocorrer com o fato, a segurança ficaria comprometida. E isso é tudo que o síndico e os moradores temem.

A violência vem crescendo continuamente nas cidades e no campo, motivo pelo qual todos os condomínios, sejam eles residenciais, comerciais ou mistos, têm investido em alternativas para deixar o local mais seguro. Ter um bom porteiro, bem treinado, responsável, que sabe lidar com as pessoas e com a tecnologia, é o primeiro passo para preservar o bem estar de todos.

Mas para que o porteiro cumpra bem seu papel, demonstrando toda a sua relevância para o condomínio, o síndico deve oferecê-lo boas condições de trabalho.

Boas condições de trabalho para o porteiro

Assim como qualquer trabalhador, o porteiro precisa de um ambiente favorável para exercer suas funções. Afinal, são muitas horas confinado a um local restrito. Ele deve ser seguro e confortável, ter uma boa estrutura de comunicação com as pessoas envolvidas com o condomínio, dentre outros pontos. Veja a seguir o que é necessário para o porteiro trabalhar melhor e ficar atento a todas as movimentações na portaria.

Guarita segura e confortável

Uma boa guarita é aquela capaz de possibilitar ao porteiro uma visibilidade completa das principais entradas do condomínio. Ele deve conseguir identificar quem está ao redor da edificação com facilidade. Assim, é mais fácil zelar pela segurança de todos.

A guarita deve ter um tamanho proporcional à quantidade de pessoas que a ocupam, possibilitando a movimentação dos profissionais sem dificuldades. Ela também deve ser coerente com sua utilização. Um condomínio comercial, por exemplo, recebe encomendas com maior frequência. Veja algumas dicas para tornar a guarita mais segura:

  • Coloque um sistema de comunicação eficiente, interno e externo, para que o porteiro possa acionar moradores e público externo (vizinhos ou autoridade policiais) quando for necessário;
  • Invista na iluminação dos portões para auxiliar no trabalho de reconhecimento das pessoas pelo porteiro;
  • Opte por vidros que possibilitem somente a visão de dentro para fora (há uma película especial para isso) ou que são escurecidos ou angulares, para aumentar a distância entre o porteiro e o visitante;
  • Em caso de condomínios com boa infraestrutura de segurança (portões, entradas monitoradas etc.), o síndico pode pensar em colocar guaritas blindadas (blindagem na alvenaria e nos vidros), que é uma medida complementar de segurança;
  • Se a guarita comportar a instalação de um banheiro interno, instale-o. Quando o banheiro é dentro da guarita, o tempo de espera de entrada ou saída do condomínio é reduzido, e o porteiro fica menos exposto. Mas fique atento à janela, que não deve ter um tamanho grande para evitar invasões;
  • Posicione a guarita em local estratégico que possibilite a visão completa das entradas do condomínio, o que pode ser feito com auxílio de um arquiteto ou consultor de segurança.

Como o funcionário passará muito tempo confinado na guarita, ela também deve ser confortável. Há, inclusive, condições mínimas de conforto exigidas pela CLT (lei trabalhista) que devem ser respeitadas. Veja alguns pontos que o síndico deve prestar atenção:

  • Tenha uma guarita arejada, com ventilação adequada (ar-condicionado ou ventilador), para que o porteiro consiga trabalhar com bem-estar e eficiência;
  • Coloque bancadas na guarita para apoio de equipamentos, iluminação interna e documentos;
  • Invista em um assento ergonômico (regulagem de altura e apoio para os braços e costas) e apoio para os pés para evitar desgaste e problemas físicos do funcionário;
  • Disponibilize um bebedouro e cafezinho para ajudar a combater a sonolência, o que é especialmente importante para os porteiros que trabalham durante a noite.

Outros equipamentos auxiliares para o bom trabalho

Um dos grandes problemas enfrentados pelo síndico na portaria é o porteiro que dorme durante o expediente. Algo muito comum no período noturno, mas que também ocorre no dia, após o almoço especialmente. Para lidar com esse problema, há algumas soluções.

A primeira delas é ter um aparelho, espécie de alarme, que mantém o porteiro em alerta. Periodicamente, o profissional deve apertar um botão determinado. Se não o fizer, o aparelho pressupõe que ele está dormindo e dispara o som.

Outra solução é ter uma rede de comunicação integrada, algo utilizado em edifícios que possuem múltiplas entradas. Ela integra todas as portarias e permite que os funcionários conversem entre si.

Alguns síndicos acreditam que disponibilizar um televisão para o porteiro é uma boa ideia para mantê-lo acordado, devido ao ruído. Porém, os especialistas no tema indicam que essa não é uma medida eficaz, pelo contrário. A TV é vista como um equipamento de entretenimento e distração, o que prejudica o trabalho do profissional. Além do mais, ela provoca sonolência, especialmente nos períodos noturnos.

Definição exata das funções

Um ponto sensível para os síndicos de condomínio é a atribuição de funções ao porteiro. Adiante, falaremos de forma minuciosa sobre isso. Neste momento, é importante destacar que as boas condições de trabalho desse profissional dependem de uma delimitação de sua atuação.

É muito comum que os condôminos “se aproveitem” do porteiro para realizar tarefas alheias a suas funções. Muitas vezes, o porteiro faz as vezes de babá, eletricista, manobrista ou carregador. Isso pode ocorrer por falta de conhecimento sobre as atribuições do porteiro. Em qualquer caso, atribuir a esse profissional tarefas que não lhe são próprias compromete a segurança do condomínio.

Portanto, o síndico deve orientar os moradores sobre as funções da portaria, bem como instruir o porteiro a recusar educadamente as solicitações inadequadas dos condôminos.

Treinamentos regulares

Outro ponto muito importante para contar com um bom porteiro no condomínio é treinar o profissional para exercer as funções para as quais foi contratado. Os treinamentos, que podem ser realizados por empresas especializadas em segurança, ensinam alguns pontos fundamentais para um trabalho eficiente, como:

  • Noções de primeiros socorros;
  • Técnicas de identificação de terceiros (moradores, visitantes e prestadores de serviços);
  • Técnicas seguras para abertura e fechamento de portões;
  • Técnicas de acionamento de autoridades (polícia, bombeiros, defesa civil etc.) quando em situações de risco;
  • Treinamentos com os condôminos (simulação de situações de perigo) para desenvolver habilidades desejáveis para diversos contextos.

Outro treinamento importante para o porteiro diz respeito aos equipamentos tecnológicos presentes na portaria. Alguns locais contam com sistemas de segurança integrado, circuito interno de TV ou softwares de gestão de condomínio. Se o porteiro domina as ferramentas, consegue exercer um trabalho mais eficiente, contribuindo com a segurança e bem estar de todos.

A falta de treinamento adequado pode levar o porteiro a tomar decisões erradas, que colocam em risco a segurança de todos e do patrimônio material dos condôminos. Para evitar tais consequências negativas, é importante que o síndico ofereça treinamentos periódicos (a cada 6 meses) para que o porteiro se mantenha sempre atualizado com os procedimentos do condomínio.

Perfil do porteiro de condomínio

Para cada profissão existente na sociedade, existe alguém com o perfil mais adequado para exercê-la. O mesmo acontece com o porteiro do condomínio. Não é qualquer pessoa que dá conta de lidar com o volume de trabalho demandado na portaria, nem com tantas atribuições e relacionamentos que envolvem essa profissão. Não basta gostar das atividades realizadas; é preciso ter aptidão para tanto e tomar as atitudes corretas para o cargo.

Um bom porteiro apresenta, em primeiro lugar, uma habilidade de comunicação. Ele deve não só compreender o que um terceiro, seja visitante ou prestador de serviço, deseja, mas precisa transmitir a informação de forma eficaz ao destinatário. Somente com uma boa comunicação ele poderá atuar com segurança. No caso de um visitante, poderá permitir ou barrar a entrada. No caso de prestadores, sua atitude poderá fazer com que o morador desça para buscar uma encomenda ou fazer um pagamento.

Neste mesmo sentido, deve utilizar uma linguagem sempre próxima ao destinatário. Se o trabalho é realizado em um ambiente corporativo, não poderá utilizar gírias e linguagem informal. É preciso saber como se adequar às características do condomínio, já que o porteiro é a primeira impressão de um local. Pode ser interessante, por exemplo, estabelecer um padrão de atendimento às ligações telefônicas.

Ainda sobre a comunicação, o porteiro deve atender às solicitações dos condôminos, quando estiver dentro da sua alçada, e repassá-las ao síndico quando necessário. Para tanto, deve ser claro e objetivo.

Outra característica muito importante é a apresentação física. Como dito anteriormente, o porteiro é o cartão de visitas. Por isso, precisa estar com o uniforme em boas condições, obedecer às regras a respeito do uso de acessórios, e manter a higiene sempre.

O porteiro também deve ser um profissional focado em seu trabalho, evitando conversas longas com outros funcionários na portaria ou nas áreas comuns, para evitar distrações que possam comprometer a segurança.

Por fim, deve ser discreto. Ele não deve comentar sobre a vida privada dos moradores, dando informações sobre hábitos e horários, nem sobre o cotidiano do condomínio. É também uma medida de segurança.

Atribuições do porteiro

A Classificação Brasileira de Ocupações, do Ministério do Trabalho, definiu, de forma geral, as atribuições do porteiro:

  • Recepcionam e orientam visitantes e hóspedes;
  • Zelam pela guarda do patrimônio, observando o comportamento e movimentação de pessoas para prevenir perdas, evitar incêndios,acidentes e outras anormalidades;
  • Controlam o fluxo de pessoas e veículos, identificando-os e encaminhando-os aos locais desejados;
  • Recebem mercadorias, volumes diversos e correspondências;
  • Fazem manutenções simples nos locais de trabalho.

Porém, essas atribuições englobam porteiros de diversos ramos, motivo pelo qual é preciso delimitar melhor as funções dos porteiros de condomínios. Podemos listar as principais, confira a seguir.

Controle de acesso de visitantes

A atribuição mais conhecida do porteiro é fazer o controle de acesso de visitantes. E o que isso envolve? Acionar o responsável pela visita. Não se pode deixar terceiros ingressarem no edifício sem checar a autorização com o morador sempre que necessário. Para um bom controle, siga os passo abaixo:

  1. Interfone a unidade indicada pelo visitante ou prestador de serviço para que o morador possa autorizar ou não sua entrada;
  2. A comunicação com o visitante deve ser feita de dentro da guarita, por meio do porteiro eletrônico, não devendo o profissional sair do local para se comunicar;
  3. Em caso de dúvida sobre a identidade do visitante, solicite ao morador que venha identificar visualmente o visitante;
  4. Enquanto não há autorização, mantenha o visitante do lado de fora do condomínio.

Recebimento de encomendas

O recebimento de encomendas, bem como de correspondências, também é uma atribuição do porteiro. Em muitos edifícios, costuma-se ter um local destinado para a guarda dos volumes quando não se consegue acionar o condômino.

O procedimento para receber é semelhante ao de controle de acesso. Se o morador pede comida, por exemplo, ele é chamado para receber o pedido na portaria, não devendo o porteiro autorizar a entrada no entregador.

O mesmo ocorre com a entrega dos Correios, que normalmente requer assinatura de recibo. Se o condômino não estiver em sua unidade, o porteiro pode receber a encomenda e entregá-la posteriormente. Nesse caso, o carteiro também não deve adentrar o condomínio.

Controle de entrada e saída de prestadores de serviço

Assim como o porteiro faz o controle de acesso de visitantes, ele também é responsável por controlar a entrada e saída de prestadores de serviço.

Um exemplo comum são os funcionários de empresas de televisão ou internet, cujos serviços são solicitados pelos moradores. Eles só devem ter a entrada autorizada após o porteiro se certificar que o morador pediu pelo serviço e após conferir a identificação do prestador de serviço. Em caso de dúvida, é possível ligar para a empresa para saber se ele realmente é funcionário.

Do mesmo modo, os funcionários de concessionárias de água, luz ou gás, que mensalmente fazem a leitura. Eles só podem ingressar no condomínio após se identificarem (dados pessoais e funcionais).

Já no caso de obras no condomínio, seja em áreas comuns ou em unidades privativas, o porteiro deve ter em mãos a relação dos funcionários autorizados a trabalhar no local. Essa lista deve ser repassada pela empresa prestadora de serviços ao síndico ou zelador, que a repassará ao porteiro. Em caso de remanejamento, todos devem ser avisados.

Zelar pela ordem no local

Outra atribuição do porteiro, relacionada à boa execução de outras tarefas, é zelar pela ordem no local. Se o recebimento de encomendas e o controle de acesso de visitantes e prestadores de serviços é bem feito, certamente a portaria já é organizada. Mas é preciso ainda ter atenção com a relação com os moradores.

Ser cordial e simpático com todos é uma forma de manter a boa convivência e a harmonia no condomínio. Afinal, o porteiro é um funcionário acionado constante e diariamente. É quem lida diretamente com todos os usuários. Também por isso, ele é uma figura importante para auxiliar o síndico no cumprimento do regimento interno e da convenção de condomínio, contribuindo para manter a ordem no local.

Em caso de irregularidades ocorridas durante o horário de trabalho, o porteiro deve notificar o zelador e o síndico sobre o fato. Isso pode ser facilitado com o uso de um software de gestão de condomínio, por exemplo.

Conhecer os sistemas eletrônicos de segurança

De nada adianta o síndico investir bastante em sistemas eletrônicos de segurança se os responsáveis pela vigília não souberem operá-los. Como a tecnologia é algo comum em muitos condomínios no Brasil, não só com softwares de gestão, mas também com esses sistemas, o porteiro deve ser treinado para operar tais ferramentas.

Câmeras de segurança, circuito interno de TV, sistema de alarme, botão de pânico e outras soluções fazem parte do dia a dia. É essencial que o porteiro entenda as informações e a forma de manuseio de todos eles, colaborando assim para que se preze pela segurança do condomínio.

Se houver muitas ferramentas para serem manuseadas, é preciso ter mais de uma pessoa na guarita para que o porteiro não fique sobrecarregado.

Encontrando um profissional qualificado

A importância de ter um porteiro bem treinado e que cumpra todas as atribuições listadas é enorme para garantir a segurança e o bem estar de todos do condomínio. Mas encontrar um profissional tão importante não é tarefa fácil. Apesar de o mercado oferecer muitas opções, nem todos os funcionários buscam uma boa preparação. Por isso, é preciso ter consciência dos pontos fundamentais para encontrar um profissional qualificado.

Inicialmente, o síndico deve definir se ele contratará um porteiro diretamente, como funcionário do condomínio, ou se recorrerá à terceirização. São duas situações distintas que demandam atenção diferente.

Mão de obra terceirizada

O síndico que opta por contratar porteiro terceirizado deve se atentar às seguintes questões:

  • Verificar a idoneidade e a experiência de mercado da empresa contratada, uma vez que será responsabilidade dela contratar o funcionário;
  • Conversar com os funcionários da empresa para saber se não há violação dos direitos trabalhistas e previdenciários, se os gestores são idôneos e se o clima de trabalho é bom;
  • Pegar referência da empresa com outros clientes;
  • Desconfiar de empresas com alta rotatividade de funcionários e que cobram valores abaixo de mercado;
  • Visitar a sede da empresa e solicitar as certidões negativas de débito antes de realizar a contratação;
  • Pesquisar sobre a contratação e a supervisão dos funcionários da empresa.

Após a contratação, o síndico ainda deve adotar outros cuidados. Apesar de o porteiro ser terceirizado, o síndico deve ficar de olho na gestão dos funcionários da empresa, realizando uma checagem de rotina para evitar responsabilização do condomínio. Para tanto, é recomendável exigir, mensalmente, os comprovantes acerca de FGTS, recolhimento de ISS, pagamento de INSS e cópias das folhas de pagamento dos funcionários.

Contratação direta

O síndico que optar por fazer a contratação direta de um porteiro deve fazer a checagem do interessado. Veja algumas práticas para adotar:

  • Peça anualmente um atestado de antecedentes criminais, que são fornecidos em diversos sites nas diferentes regiões do Brasil;
  • Solicite ao interessado a certidão negativa de pendências, que pode ser pedida em agências do Serasa, assim como outras certidões que são retiradas diretamente no site dos órgãos oficiais municipais, estaduais e federais;
  • Peça referência do funcionário com seus empregadores anteriores e procure saber o motivo do desligamento;
  • Peça comprovante de residência na hora da contratação e, se possível, vá até a casa da pessoa a cada seis meses. Especialistas dizem que esta medida é muito importante para identificar pessoas má intencionadas. Aproveite a ida para conversar com vizinhos, amigos e familiares (investigação social).

 

A parte mais importante de um edifício é a portaria. Ela deverá estar sempre organizada e ser um ambiente com boas condições de trabalho para que o porteiro execute bem suas funções. Contar com um profissional discreto, que saiba realizar o controle de acesso e o recebimento de encomendas, é de grande ajuda. Um bom porteiro auxilia o síndico a zelar pela ordem e pela segurança do condomínio, bem como pelo bem estar dos moradores.

Para escolher um porteiro qualificado, o síndico deve adotar alguns cuidados, seja com mão de obra terceirizada ou com contratação direta.

Ao lado de um bom porteiro, o síndico pode utilizar a tecnologia para ter um maior controle sobre a segurança do condomínio e para auxiliar a portaria, otimizando o serviço prestado. Um software de gestão de condomínio, por exemplo, é uma ferramenta que permite controlar as encomendas e o acesso de visitantes e prestadores de serviço, registrar o ponto dos funcionários, elaborar relatórios de turno e muito mais. Lembre-se de que a tecnologia é um parceiro na vida de todo síndico.

Quer se informar mais sobre as questões do condomínio? Veja nosso guia completo de síndicos para otimizar sua gestão!

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