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7 erros de prestação de contas em condomínio que você deve evitar

7 erros de prestação de contas em condomínio que você deve evitar

Ser síndico ou administradora de um condomínio exige atenção aos detalhes, principalmente no que diz respeito à prestação de contas. 

Existem alguns erros muito comuns cometidos nessa área, mas é necessário ter cuidado para evitá-los e garantir uma relação de confiança e transparência com os condôminos.

Para isso, continue a leitura.

A importância da prestação de contas

A prestação de contas bem feita é necessária para manter as finanças do condomínio organizadas e garantir que os condôminos estejam por dentro de tudo o que acontece.

Com uma prestação de contas do condomínio bem feita, é possível:

  • garantir que as finanças estejam devidamente organizadas;
  • criar uma relação de transparência e confiança com os moradores;
  • garantir que as obrigações fiscais sejam cumpridas;
  • controlar o pagamento do condomínio e cobrar condôminos inadimplentes; etc.

7 erros mais comuns na prestação de contas do condomínio

7 erros mais comuns na prestação de contas do condomínio

1. Não tomar notas nas assembleias

É fundamental tomar notas nas assembleias. Quando houver alguma reunião, para discutir orçamentos ou apresentar os gastos, é necessário que notas sejam tomadas e, a partir daí, compartilhadas com os condôminos através de e-mails ou uma ferramenta específica de gestão de condomínios.

De qualquer forma, não tomar essas notas pode ser um problema porque algumas informações poderão se perder com o tempo.

Sempre se lembre de tomar notas, organizá-las e compartilhá-las com todos.

2. Não compartilhar números

Um erro muito comum é não compartilhar os números do condomínio. Apesar de muitos acharem que, por ser responsabilidade do síndico, apenas ele deveria acompanhar esses números, é necessário que todos estejam cientes da realidade financeira do condomínio, bem como das obrigações legais e fiscais do espaço.

3. Misturar contas pessoais com profissionais

Um erro que comumente acontece em condomínios pequenos: síndicos misturarem contas pessoais com profissionais. Em nenhuma hipótese, faça isso.

É necessário criar uma conta de pessoa jurídica para o condomínio e garantir que todos os condomínios pagos cheguem para essa conta, e que ela seja a única fonte de pagamento para as contas do condomínio.

Isso permitirá que as finanças fiquem organizadas e não se misturem com as contas pessoais.

4. Expor inadimplentes 

Durante uma assembleia de condomínio ou durante a prestação de contas com os condôminos, um erro é expor os inadimplentes.

É necessário pontuar que existem inadimplências, mas em hipótese alguma exponha as pessoas que estão em débito com o condomínio.

A cobrança deve ser feita de forma sigilosa, para não expor e/ou constranger essas pessoas.

5. Não manter registro das transações

É necessário que toda transação seja devidamente registrada para fins de consulta e prestação de contas posteriormente.

Mesmo aquelas em dinheiro, sempre peça e arquive o cupom fiscal para deixar tudo devidamente organizado.

6. Não fazer uma reserva de emergência para o condomínio

Um erro comum de finanças é não fazer uma reserva de emergência para o condomínio. 

Não descartemos a possibilidade do condomínio poder enfrentar, em algum momento, alguma emergência, e é necessário ter caixa para isso.

Por isso, converse com os condôminos e estabeleça uma porcentagem mensal para a reserva de emergência, e mantenha esse fundo protegido. Use apenas em caso de emergências e sempre preste contas.

7. Não estabelecer orçamentos

Um outro erro de finanças e prestação de contas é não estabelecer orçamentos.

Sempre que algo precisa ser comprado, ou contas a serem pagas, é necessário estabelecer o orçamento para cada uma dessas despesas. 

Esse orçamento precisa ser discutido, apresentado e documentado para que todos os condôminos possam acessá-lo sempre que necessário.

A prestação de contas em condomínios deve ser feita da melhor forma possível, sempre prezando pela transparência e pela organização das informações.

Para isso, a Condobox possui uma plataforma de gestão de condomínios completa, onde os registros financeiros podem ser realizados, bem como a organização de documentos, entrega de relatórios, realização de assembleias online e prestação de contas online. Acesse nosso site e faça o teste gratuito por 30 dias.

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