Quais são os benefícios de usar um aplicativo para gestão do condomínio?

Quais são os benefícios de usar um aplicativo para gestão do condomínio?

A tecnologia avançou de forma surpreendente nos últimos anos. Há poucos anos, pensar em um aplicativo para gestão do condomínio era um sonho. Atualmente, os apps fazem parte do nosso modo de vida. Certo é que a transformação digital modificou completamente nossas relações profissionais e pessoais.

Para entender como a tecnologia proporciona inúmeros benefícios a qualquer tipo de negócio, basta ver a economia de papel, a melhoria na comunicação e na segurança das informações, bem como a agilidade com que ela executa as tarefas.

No condomínio, ao aproveitar os avanços tecnológicos, os gestores conseguem tornar os processos mais eficientes. O aplicativo para gestão do condomínio é uma ferramenta que auxilia o trabalho do síndico ou da administradora, otimizando as tarefas que devem ser realizadas no dia a dia ou esporadicamente. Em suma, ele evita bastante dor de cabeça para todos.

Veja a seguir a importância de um aplicativo de gestão para condomínios e como ele confere diversos benefícios aos administradores, moradores e funcionários.

Importância de um aplicativo para gestão do condomínio

Engana-se quem pensa que administrar um condomínio é fácil. Como toda coletividade, é preciso conciliar interesses, priorizar ações e alocação de recursos, fazer a gestão financeira, prestar contas e outras práticas. Em suma, é algo bem complexo. O gestor deve ter conhecimento legal o suficiente para cumprir as regras condominiais e organizar as situações do cotidiano.

Diante de tantas tarefas, muitos síndicos reclamam da falta de tempo e do volume de informações. De fato, esse é um problema. Porém, com um aplicativo de gestão para condomínios, é possível melhorar o gerenciamento de todos os pontos que lhe dizem respeito.

Centralizar dados, organizar as finanças, facilitar as reservas das áreas comuns, emitir relatórios, atualizar cadastros, otimizar a comunicação. Tudo se torna mais simples e rápido.

Centralização de dados

Quantas informações o síndico precisa gerir para que o condomínio seja bem administrado? Como controlar todas as rotinas em um só lugar? Com um aplicativo para gestão do condomínio. É preciso ter uma ferramenta que centralize as informações relevantes a cada área, mas de forma organizada. Assim, o síndico ou a administradora consegue ter um controle simplificado e automatizado.

Com o aplicativo para gestão do condomínio, existem diversas funcionalidades que guardam as informações de todas as áreas de gestão. Isso permite que o síndico faça um bom controle administrativo e financeiro (pagamento da taxa condominial, gastos com despesas ordinárias, geração de relatórios e demonstrativos), bem como o controle de funcionários, fornecedores e prestadores de serviços.

Imagine se ele fizesse esses controles manualmente, reunindo os dados relativos a cada um? E quando precisasse consultar um lançamento feito há 8 meses atrás? Percebe como é trabalhoso não ter os dados centralizados?

Esse é um dos benefícios mais relevantes de um aplicativo para gestão do condomínio. O síndico tem uma visão completa do que acontece. A consequência é uma gestão otimizada, organizada e eficiente.

Organização financeira

Para organizar as finanças do condomínio, o síndico deve, inicialmente, analisar os registros (pagamentos, valores e balancetes) da gestão anterior. Se não houver pendências, ótimo. A partir daí, ele fará o controle financeiro. Mas para ter um registro completo, ele deverá dar conta de todos os processos de compra, pagamento e recebimento. E isso pode ser fácil com um aplicativo para gestão do condomínio.

Dentre os recebimentos, estão as taxas condominiais. Mensalmente, os moradores devem pagar a taxa, o que geralmente é feito por meio de boleto. Com o aplicativo, os condôminos cadastrados podem receber o boleto diretamente em se e-mail. Caso precisem de uma segunda via, basta acessar o app.

E se houver inadimplentes? O síndico ou a administradora consegue controlar a inadimplência também por meio da ferramenta. Ela guardar todos os dados em tempo real, facilitando a projeção financeira e a tomada de decisões. Mas lembre-se de que não se pode expor os devedores em lista de inadimplência.

Outro ponto facilitado pelo aplicativo para gestão do condomínio é o controle e lançamento de despesas e receitas previstas, bem como o alerta de prazos. Assim, o síndico não se esquecerá de pagar as contas ou cobrar um débito.

Uma boa ferramenta apresenta muitos benefícios quanto à organização financeira do condomínio, como:

  • Controle das informações referentes à taxa condominial: o aplicativo pode calcular o rateio das despesas do condomínio, gerar cartas de cobrança e recibos e permitir a comunicação direta com os condôminos;
  • Controle do fluxo de caixa: é possível realizar o lançamento individual de despesas e receitas, a conciliação bancária, o fechamento mensal e a baixa em lote;
  • Emissão de relatórios financeiros detalhados, facilitando a visualização da saúde das finanças do condomínio;
  • Controle das contas bancárias e dos lançamentos relativos a elas.

Transparência

Um dos pontos de maior atenção de um síndico quanto à gestão é a transparência. Gestores que não prezam por deixar tudo às claras são questionados com facilidade e podem ser destituídos. Muitos acreditam que o síndico tem somente a obrigação de prestar contas anualmente aos condôminos. Mas uma gestão transparente envolve muito mais.

A contratação de fornecedores e prestadores de serviço, por exemplo, pode gerar margem para discussão. Um bom síndico pode apresentar aos condôminos os orçamentos que considerou antes de tomar a decisão. Mas ficaria inviável convoca assembleia sempre que quisesse informá-los de alguma medida importante.

Por isso, o uso de um aplicativo para gestão do condomínio pode facilitar a vida do gestor. Nele, é possível armazenar todos os documentos pertinentes à vida condominial e deixá-los disponível para consulta dos moradores. Assim, todos ficam bem informados sobre os assuntos do condomínio.

É também por meio da ferramenta que os moradores podem ser notificados sobre alguma intervenção, como obras ou manutenção de elevador. Além disso, o aplicativo para gestão do condomínio pode tornar a participação dos condôminos mais fácil e aberta, por meio de fóruns de discussão, enquetes e outras funcionalidades.

Aumentar a transparência da gestão é fundamental para que o síndico seja bem avaliado pelos condôminos, e isso pode acontecer por meio desta ferramenta.

Organização das reservas de áreas comuns

Todo síndico já teve que mediar um conflito entre condôminos que, por um erro da portaria, marcaram seus eventos no mesmo dia no salão de festas. Às vezes, um porteiro anotou em algum lugar que não fosse o livro de reservas, e o porteiro seguinte viu que não tinha nada marcado na data. Resultado: confusão na certa!

Apesar de isso ser uma atividade simples e rotineira do condomínio, é um problema recorrente. Para evitá-lo, o melhor a se fazer é contar com o aplicativo para gestão do condomínio. Por meio dele, o morador não precisa sair de casa e ir até a portaria para reservar uma área comum. A ferramenta permite a reserva online, assim como pode notificar o cancelamento de uma reserva.

Se um morador cancelou sua reserva na churrasqueira 4 dias antes do evento, outro que desejasse fazer uma festa na mesma data pode ser notificado da liberação do dia. Além de ser muito mais prático, o aplicativo para gestão do condomínio ainda realiza as reservas dentro das regras do regimento interno.

Economia

O exemplo do condômino que não precisa sair de casa para reservar uma área comum é perfeito para demonstrar como o aplicativo para gestão do condomínio também tem como benefício a economia, tanto de tempo quanto de recursos.

Fazer uma boa gestão demanda organização financeira e administrativa, o que envolve muitas tarefas. Sem uma ferramenta de gestão, o síndico perde muitas horas realizando atividades burocráticas que poderiam ser feitas automaticamente. A produtividade vai lá embaixo.  Uma busca por um documento de forma manual demanda muito mais tempo do que uma busca rápida no aplicativo.

Quando se utiliza tecnologia, é notável a otimização da produtividade. Além de reduzir a burocracia e as papeladas de maneira considerável, o aplicativo para gestão do condomínio minimiza as chances de erro e retrabalho. Isso causa uma economia de recursos relevante. Só a economia de impressão de papel, cartuchos de tinta e outros materiais de escritórios valeria a pena, mas ela vai além.

Organização da manutenção no condomínio

Outro desafio que é concluído com mais facilidade pelo síndico com o uso de um aplicativo para gestão do condomínio é a manutenção. É preciso muito cuidado para cuidar dos espaços e evitar falhas que podem comprometer a segurança dos usuários. Por isso, o uso da ferramenta pode ajudar em alguns pontos de manutenção, como:

  • Ordens de serviços: o app permite cadastro de ordens online e ajuda o síndico a ter controle sobre os serviços que precisam ser feitos.
  • Cadastro de bens e equipamentos: quando o síndico tem a lista de equipamentos do condomínio online (fornecedor, modelo, fabricante), fica mais fácil saber quando será necessário dar manutenção ou chamar a assistência técnica.
  • Agendamento de manutenção: o aplicativo para gestão de condomínio não deixa o síndico esquecer quando é preciso dar manutenção ou revisão aos equipamentos e bens. É possível agendá-las, solicitar orçamentos online com os fornecedores, dar baixa nas manutenções que já foram realizadas.
  • Controle dos produtos em estoque: o aplicativo guarda a informação de todo o estoque do condomínio. Ele também alerta o síndico quando o estoque estiver ao fim, basta que seja determinada a quantidade mínima que se deve atingir para disparar o alerta.
  • Pedido de compra: o síndico pode cadastrar todos os pedidos de compra necessários, com o número de itens desejados, e enviar solicitações online de orçamentos diretamente para os fornecedores.
  • Inspeções e vistorias: de tempos em tempos, o síndico deve agendar as inspeções aos equipamentos do condomínio. Por meio do aplicativo, é possível listar todas elas, fixar um prazo para sua execução e atribuir um responsável.
  • Solicitação de atendimento: o condômino também pode abrir um chamado no aplicativo se necessitar de algum reparo ou manutenção em sua unidade ou em alguma área comum.

Segurança dos dados condominiais

Contar com o auxílio de um aplicativo para gestão do condomínio também é uma forma de zelar pela segurança dos dados. Essas ferramentas contam criptografia de informação e armazenamento em nuvem. A nuvem  permite a organização de arquivos e documentos pessoais ou do condomínio, a criação e o compartilhamento de pastas.

Imagine se o síndico fosse guardar fisicamente todos os documentos relativos ao condomínio, como contratos com fornecedores, prestadores de serviços e funcionários, orçamentos, atas de assembleia, projeções financeiras. Além de precisar de um espaço físico organizado para isso, qualquer incidente poderia deixá-lo sem eles.

A vantagem da ferramenta online é que ela possibilita armazenar todos esses documentos online, na nuvem, facilitando o acesso de qualquer lugar, em qualquer horário, a partir de dispositivos como computadores e smartphones. Não há chances de perder um papel importante que foi danificado ou jogado no lixo por engano, ou de ter notas fiscais com tinta desbotada.

Em suma, o aplicativo para gestão do condomínio preza pela segurança da informação, evitando a perda e o vazamento de dados. E o síndico ainda pode estabelecer o que cada usuário do sistema pode ver e fazer no aplicativo, tendo controle total.

Comunicação otimizada

Um grande benefício que o aplicativo para gestão do condomínio traz para o síndico ou administrador é a comunicação otimizada. O sistema melhora toda a comunicação interna, seja entre os próprios moradores ou entre eles e o gestor.

Uma notificação anexada no mural do condomínio ou em uma área comum (elevador, academia etc.) só tem eficácia para os moradores que estão fisicamente no prédio. E os demais? Como eles podem ser informados de alguma medida que ocorrerá? É preciso pensar em tudo, inclusive nos condôminos que viajam bastante.

Se não houvesse a ferramenta, a informação dependeria de e-mails ou telefonemas, que nem sempre são eficazes. Para resolver com facilidade, o aplicativo pode enviar comunicados individualizados, para destinatários específicos ou para todo o condomínio. Os destinatários podem acessar de maneira fácil e rápida essas informações. A propósito, um bom app possui a lista de unidades com os dados de seu responsável (condômino, inquilino, placa e modelo do carro, funcionários ligados à unidade).

A boa comunicação é um dos pilares de uma boa gestão e ajuda o síndico a administrar o condomínio com transparência, evitando conflitos, reclamações, desentendimentos.

Canal de comunicação próprio

Um bom aplicativo para gestão do condomínio possui um canal de comunicação próprio. Por meio dele, o síndico pode debater assuntos do condomínio online, em que cada condômino participa de forma virtual. Não é preciso mais ter um grupo de WhatsApp, que pode virar uma grande bagunça.

É melhor ter um ambiente controlado e especializado nesse tipo de comunicação com moradores, que permite a troca de mensagens e mantém o histórico para que nenhuma questão fique mal resolvida. Para cada debate (fórum de discussão), é possível definir os participantes e a data de encerramento. Há, assim, maior controle, eficácia e segurança na comunicação e nos debates.

Outra possibilidade do aplicativo é criar ambientes de conversa que envolvem somente aqueles que ocupam cargos e papéis específicos na administração do condomínio.

No seu condomínio há grande dificuldade de os condôminos aparecerem nas assembleias para votar assuntos de interesse da coletividade? O aplicativo para gestão do condomínio também resolve esse problema. Um de seus benefícios na comunicação é possibilitar a criação de votações online para auxiliar na tomada de decisões. Não há desculpas para não participar. A votação é feita pelo sistema, de qualquer lugar e a qualquer hora.

Essa votação pode ser direcionada para todos os condôminos ou para condôminos de algum bloco específico, por exemplo. Os votos podem ser abertos ou ocultos. O sistema de votação deve obedecer à convenção, mas o aplicativo permite qualquer modalidade (todos os condôminos, somente responsáveis pelas unidades ou apenas um voto por unidade).

Acesso individualizado

Cada unidade do condomínio pode ter uma área exclusiva de acesso ao sistema. Esse acesso individualizado ao aplicativo para gestão do condomínio é fundamental para os condôminos acompanharem sua situação financeira, podendo identificar alguma pendência. Ela também permite que eles entrem em contato direto com o administrador, façam denúncias, tirem dúvidas etc.

Neste ambiente, eles podem receber notificações sobre diversos processos do dia a dia, visualizar as prestações de contas e outros relatórios da vida condominial. Esse recursos evita falhas na comunicação, como bem salientamos anteriormente.

Segurança no condomínio

Um dos pontos sensíveis para a segurança do condomínio é o controle de portaria. Por isso, é interessante contar com um aplicativo para gestão do condomínio que facilite esse controle e auxilie na segurança. Uma boa ferramenta apresenta:

  • Controle de encomendas: registra as encomendas que chegam e as que já foram entregues para seus destinatários. O usuário pode receber notificações de chegada de encomendas pelo sistema.
  • Cadastro de visitantes e controle de entrada e saída: os visitantes e prestadores de serviços podem ser cadastrados na ferramenta. Os dados de quem acessa o condomínio ficam salvos no sistema e acessível a quem precisa. Os condôminos podem cadastrar as pessoas que receberão, agilizando e facilitando o processo de identificação dos visitantes.
  • Liberação de acesso: os visitantes e prestadores de serviço, além de cadastrados, devem ter seu acesso liberado pelos responsáveis da unidade de destino, o que pode ser feito pelo sistema. O condômino pode criar a liberação determinando os dias e horários nos quais o visitante pode entrar, sem necessidade de contato do porteiro. Isso também vale para a lista de convidados de eventos.

Praticidade

O resumo de muitos dos benefícios que um aplicativo para gestão do condomínio oferece a síndicos e moradores é praticidade. Reservar áreas comuns com validação automática das leis condominiais, realizar debates virtuais, centralizar os dados do condomínio, liberar o acesso na portaria, ser notificado ao receber uma encomenda ou um comunicado, abrir um chamado de atendimento pela ferramenta são só algumas ações que podem ser realizadas pela ferramenta.

Fazer tudo isso sem sair de casa é prático, aumenta a participação dos moradores na vida condominial e, consequentemente, a transparência da gestão. Ela se torna mais efetiva e bem avaliada, certamente.

Ter um bom aplicativo para gestão do condomínio é o sonho de qualquer síndico. Com ele, a administração da rotina se torna mais simples e eficaz, com a participação mais efetiva dos condôminos, mais controle e organização.

A Condobox é um aplicativo completo, de fácil manuseio, pensado para se adaptar a qualquer tamanho de condomínio. De acordo com a necessidade de cada local, é possível montar um sistema modular completamente adequado. Se o fluxo de portaria é intenso, por exemplo, o módulo “Portaria” deve ser incluído. É uma avaliação de cada síndico ou administradora. E o melhor: você só paga pelo que usa.

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