Veja as dicas para ser transparente em seu condomínio na prestação de contas

Veja as dicas para ser transparente em seu condomínio na prestação de contas

A prestação de contas do condomínio é uma tarefa obrigatória. O gestor deve, na periodicidade definida em lei, apresentar, aos condôminos e conselheiros, os resultados e balanços da administração financeira. E, quanto mais transparente, melhor. A transparência na prestação de contas é um indício de que não há nada a esconder. Em outras palavras, é uma atitude positiva para todos.

Pensando na importância dessa prática, apontamos os benefícios de uma gestão financeira transparente e as melhores dicas para realizar uma boa prestação de contas do condomínio. Acompanhe!

Benefícios de uma gestão financeira transparente

Imagine que na Câmara Municipal de sua localidade existam dois tipos de vereadores: aqueles que se importam com a transparência de seu mandato e aqueles que não dão importância para isso. Os primeiros, sem que os cidadãos do Município solicitem, apresentam mensalmente uma newsletter com os principais acontecimentos e proposições realizadas. Em alguns casos, quando se esquecem de apresentá-la e são cobrados por isso, enviam prontamente ao público o que foi feito. Os outros vereadores não têm essa preocupação.

Em quem você confiará mais? Certamente naqueles que descrevem exatamente os passos dados. Afinal, os vereadores lidam com a coisa pública e têm o dever de exercer seu mandato com zelo e responsabilidade.

Se você aplicar esse cenário ao condomínio, perceberá uma enorme semelhança. O síndico ou a administradora são gestores de algo coletivo. Eles inspiram mais confiança quando prezam pela transparência de suas ações. Além disso, têm consciência de que realizar uma prestação de contas do condomínio transparente é uma obrigação, apesar de não ser uma tarefa fácil.

Ter essa confiança por parte dos condôminos é, talvez, o maior benefício de uma gestão financeira transparente. Quando ela existe, o síndico consegue propor, com credibilidade, soluções e modificações à coletividade. Sua proposta é recebida com atenção, pois já demonstrou elementos suficientes de levar a gestão do condomínio a sério e em benefício dos moradores.

Outro benefício dessa transparência é evitar problemas de comunicação. O chamado “disse-me-disse” não existe quando os gestores se antecipam e publicam seus passos para os condôminos. Seja por meio virtual (utilizando um software de condomínio para informar os moradores) ou presencial, o síndico transparente saberá se comunicar com a coletividade.

Veja as dicas para ser transparente na prestação de contas do condomínio

Dicas para realizar uma boa prestação de contas do condomínio

A transparência é uma atitude muito importante praticada pelo síndico. Ela é fundamental para uma boa prestação de contas do condomínio. E existem práticas que contribuem para que os condôminos compreendam as nuances dessa prestação, como a exposição em assembleia (que é obrigatória), a realização de auditoria preventiva, a apresentação do balancete, dentre outras práticas.

Convocação de assembleias

A prestação de contas do condomínio, conforme consta no art. 1.350 do Código Civil, deve ser feita anualmente. Na redação do Código, “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno”.

Então, o primeiro passo para ter transparência na prestação de contas do condomínio é fazê-la no local mais apropriado, na forma da lei. No entanto, se o síndico não convocar tal reunião, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. Assim, no momento da assembleia, o síndico deverá apresentar as contas para que sejam aprovadas.

Na hora de fazer a prestação de contas do condomínio, o síndico deve estar em posse de alguns documentos que a explicam e orientam. São eles:

  • Pasta de prestação de contas: ela é composta pelo demonstrativo de despesas resumo do número de contas do balanço), pelo balanço contábil (abrangente e detalhado, divide-se em despesas com pessoal, despesas fixas e variáveis) e pela documentação comprobatória de despesas e receita;
  • Certidões negativas (INSS, FGTS e Receita Federal) das empresas terceirizadas, da administradora e do condomínio;
  • Atestado de dedetização, lavagem das caixas d’agua e última análise da potabilidade de água;
  • AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) e certificado de brigada de incêndio;
  • Cópias das NRs 5, 7 e 9, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários.

Cabe ainda destacar que, apesar de a lei prever uma assembleia anual para tratar do assunto, é importante que o síndico proponha aos condôminos que seja reservado um momento em todas as reuniões de condomínios para que se discutam as finanças. Essa medida também confere mais transparência à gestão financeira.

Realização de uma auditoria preventiva mensal

Realizar uma auditoria preventiva mensal é uma importante prática que auxilia na transparência da prestação de contas do condomínio. Essa periodicidade deve ser considerada, principalmente, em condomínios de grande porte, que possuem uma grande quantidade de prestadores de serviços e realização de compras. No entanto, essa frequência também é indicada para os condomínios de pequeno porte.

As auditorias são importantes quando há certa desconfiança por parte dos condôminos. Imagine que, nos últimos meses, os gestores propuseram muitas arrecadações extras, mas o condomínio não apresenta bom estado de conservação. É natural que os moradores pensem que a arrecadação está tomando um rumo diverso do devido.

Agora, pense em outra situação que pode gerar desconfiança. O síndico só contrata fornecedores que tenham alguma relação pessoal com ele ou com a administradora. Existe problema nessa prática? Não, desde que tais fornecedores tenham sido escolhidos após uma concorrência com outras empresas que ofertam um serviço ou produto de qualidade com preço similar.

Há, ainda, os casos em que as contas do condomínio e no síndico se confunde, por falta de organização, preparo ou boa fé. Ainda que ele devolva a quantia ao caixa condominial, é importante que isso não aconteça, para que as finanças do condomínio sejam bem geridas.

Diante de todas essas possíveis inseguranças, nasce a auditoria, que não deve ser feita pelo síndico ou pela administradora, mas por um terceiro. A auditoria deve ser sempre independente.

Ela pode ser realizada pelo Conselho Fiscal mensalmente, que estudará cada nota fiscal para verificar se a documentação não é “fria”. Com a conferência mensal das contas do condomínio, a anual prestação de contas do condomínio será mais tranquila e compreendida.

A auditoria também pode ser feita por um profissional especialista, como um contador.  Assim, os moradores podem acessar os relatórios assinados pelo contador de forma fácil e segura para avaliar se os itens estão dentro do esperado.

E o que exatamente a auditoria pode identificar? As fraudes mais comuns são:

  • Desvio de materiais do condomínio para uso particular de determinada pessoa (inclusive síndico);
  • Recebimentos de inadimplentes realizados diretamente com o síndico ou a administradora;
  • Inadimplência do condomínio em relação à Receita Federal e ao INSS;
  • Contratação de serviços supérfluos e desnecessários;
  • Saques da conta condominial sem justificativa;
  • Superfaturamento em serviços e/ou compras;
  • Ausência de lançamento de acordos;
  • Uso de notas fiscais falsas (“frias”).

Veja as dicas para ser transparente na prestação de contas do condomínio

Disponibilidade do síndico

Para que os moradores possam acompanhar as finanças mensalmente, é preciso ter acesso às pastas da prestação de contas do condomínio. Qualquer morador possui esse direito de solicitar ao síndico a documentação, mas isso não deve ser feito de qualquer forma.

A disponibilidade do síndico deve ser organizada. Ele deve definir quais os dias estará disponível para atendimento aos moradores ou pode realizar o atendimento por meio de algum canal específico, como email e canal de atendimento online no site do condomínio.

Esse limite deve ser estabelecido, porque é sempre importante lembrar que o síndico não fica à disposição do condomínio 24 horas. Assim como qualquer pessoa, tem uma vida pessoal para cuidar. Imagina chegar em sua unidade após o horário de atendimento e não ter tempo para descansar, diante das interrupções no interfone com solicitações diversas dos moradores?

Daí a importância de discriminar os horários de atendimento e os canais de comunicação que devem ser utilizados na comunicação com o síndico (e-mail, site do condomínio, livro de ocorrências, quadro de avisos etc.). Mas é importante frisar que, mesmo com a comunicação à distância, é indispensável que o síndico tenha tempo para atender os moradores pessoalmente.

Após conseguir a documentação, os moradores devem analisá-la na frente do síndico, sendo proibido levá-la para casa. Caso tenham algum questionamento a respeito do balanço financeiro, podem perguntar ao síndico.

O gestor, por sua vez, terá um tempo para analisar e responder à questão. Nos casos em que não conseguir responder ao questionamento em tempo hábil (especialistas apontam que 4 dias é o máximo), deve ser honesto e dar um retorno ao morador, solicitando mais tempo. Se as reclamações vêm no livro de ocorrências, o prazo pode ser um pouco maior, chegando a 7 dias.

Apresentação do balancete no boleto

Uma excelente opção para ser transparente na prestação de contas do condomínio é apresentar, no boleto encaminhado aos condôminos mensalmente, o balancete. Ele mostra a verdadeira situação financeira do condomínio, ainda que os moradores não consigam compreender exatamente o demonstrativo. Novamente, em caso de dúvidas, o síndico deve incentivá-los a marcar um horário para que elas sejam sanadas.

Utilização de informativos

A relação entre o síndico e os moradores não precisa ser o principal desafio da gestão. Todas as dicas que contribuem para a transparência da prestação de contas do condomínio mostram que basta informar o que está sendo feito no local, responder às questões feitas e estar disponível. Todas essas práticas deixam os usuários mais tranquilos e evitam acusações infundadas e desconfiança.

A utilização de informativos também é uma medida bastante comum no quesito transparência da prestação de contas do condomínio. Eles, geralmente, são utilizados para informar aos condôminos sobre possíveis obras, serviços e outros assuntos diversos ligados à coletividade. Na maioria dos casos, estes informativos são afixados nos elevadores e áreas com maior trânsito de pessoas nos condomínios. Nada impede, porém, que sejam encaminhados por meios virtuais e expostos no site.

Essa forma de comunicação é fundamental e adequada para que os condôminos criem um elo de confiança em relação ao gestor. Mas se lembre de que é preciso ter uma frequência específica para publicar tais informativos. Deve ser um hábito de uma gestão condominial eficiente. Por isso, nada de publicar o informativo de março e o próximo vir só em junho, se você se propôs a fazer um comunicado mensal.

Veja as dicas para ser transparente na prestação de contas do condomínio

Reuniões de conselho abertas para moradores

A participação dos condôminos na gestão condominial é fundamental. Ela traz muitos benefícios para todas as partes e gera um impacto positivo na hora de fazer a prestação de contas do condomínio. Isso porque o envolvimento muda a relação entre as partes para uma ideia que preza pela colaboração, não pela cobrança. É como se existisse uma divisão de responsabilidades, já que as ideias são discutidas em grupo.

Daí surge a importância das reuniões de conselho abertas para os moradores. Esses encontros acontecem mensalmente entre os conselheiros do condomínio, mas o síndico deve estar presente para a verificação de documentos diversos e para esclarecer possíveis dúvidas. Quando ela é aberta aos moradores, eles podem realizar o devido acompanhamento das contas e documentos importantes.

Cotação de vários orçamentos

Um ponto fundamental na prestação de contas do condomínio são os orçamentos. Seja na auditoria realizada pelos moradores, pelo conselho ou por profissional habilitado, essa é uma questão que chama a atenção. Se o síndico não leva em conta os procedimentos básicos no processo de cotação de produtos e serviços para condomínios, os problemas e a desconfiança certamente aparecerão.

Para a realização de serviços, obras e compras diversas, a prestação de contas por meio de orçamentos de, no mínimo, três fornecedores é crucial. É uma forma que o síndico tem de comprovar a melhor escolha em caso de dúvidas posteriores de algum morador. Eles devem ser mostrados nas reuniões e estar sempre acessível ao morador que mostrar o seu interesse.

É sempre importante lembrar que a aprovação de obras depende de aprovação em assembleia e deve obedecer a um quórum específico, conforme sua natureza. O síndico, se não apresentou os orçamentos previamente (por meio do site, de informativos ou outras formas de comunicação), deverá apresentar as opções cotadas nesta reunião. Assim, eventual erros ou omissões nas informações fornecidas às empresas e por elas poderão ser objeto de discussão.

E lembre-se de ter boas práticas para cotar os diversos orçamentos. Selecione as empresas, descreva a solicitação, defina um prazo para receber os orçamentos, analise-os e submeta à apreciação dos condôminos.

Utilizar um sistema de gestão condominial

Um recurso que passou a ser muito comum em condomínios são os sites. Os condomínios utilizam as plataformas digitais para se comunicarem com os moradores e ainda disponibilizam a prestação de contas mensal, incluindo a quitação de contas diversas, notas fiscais e outras documentações. Com essa solução digital, os moradores têm acesso à informação sobre a forma de utilização do dinheiro do condomínio.

Um sistema de administração condominial funciona também com esse objetivo. Além de contribuir para organizar todos os pontos da administração do condomínio, ele é um canal de comunicação eficaz com os moradores, além de juntar, em um só lugar, todos os documentos relativos às finanças condominiais.

Todas essas atividades são fundamentais para que o síndico ou a administradora realizem uma prestação de contas do condomínio de forma transparente. Isso contribui diretamente para uma gestão mais eficaz, pois ajuda a evitar transtornos e cria uma confiança entre condôminos e síndico na administração dos recursos do condomínio.

Ter um bom software de gestão de condomínios é uma das práticas mais eficientes. Que tal conhecer a melhor solução do mercado?

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